新时期加强卫生院档案管理的探讨

谢湘萍

摘 要：新时期社会在不断发展，同时也促进了我国卫生院的发展，卫生院档案作为卫生院管理工作的重要组成部分，与卫生院的决策工作、未来发展息息相关。本文从卫生院档案管理的作用、存在的问题进行分析，并提出加强卫生院档案管理的对策，旨在促进医院可持续发展。

关键词：卫生院；档案管理；作用；问题；对策

卫生院档案记录着卫生院发展历程的同时，也为卫生院的决策工作提供了可靠数字依据的凭证。然而新时期中卫生院档案管理工作中存在许多问题，严重阻碍了卫生院档案管理的工作效率。因此新时期下，需要对档案管理工作加以重视，寻找加强卫生院档案管理的措施，保证档案管理工作的有序进行。

1 卫生院档案管理的作用

1.1 保存作用

档案作为一种原始真实的历史记录，为人类保留了从文字产生之初的远古时代一直到今天计算机网络时代的漫长记忆，而且还将继续延伸。卫生院档案体现了卫生院的发展史，揭示了一定历史背景下医疗活动的相关因素的发展状况。卫生院档案把这些历史概貌真实地记录下来，妥善保存，让瞬间成为永恒，成为人们研究事物本质、寻找内在规律的可靠依据，为总结前人经验准备了信息资料，为后人推动事业发展创造了条件，是卫生院发展史的一面镜子，也是人类历史文明绵延不断的重要財富，因而需要长期乃至永久保存。

1.2 利用作用

档案的价值就是档案的利用价值。档案工作是一项服务性工作，没有利用者，档案工作就失去了存在的意义。卫生院档案管理工作是整个卫生院管理工作的重要组成部分，是卫生院管理与决策的重要载体和信息保证，卫生院档案信息的积累、保管、开发利用都是衡量卫生院管理水平、服务质量、工作效率和经济运作成效最直接有效的依据。卫生院可通过对档案信息的收集、汇总和分析来加强对医院各项工作的计划、评估、检查与监督，有利于卫生院管理决策的科学化、系统化及管理过程的反馈控制、动态调整与利用。

1.3 历史研究作用

档案学是一门科学，是一项科学性、专业性、知识性很强的工作。卫生院在临床教学中形成的大量教学科研档案，是卫生院广大师生和教学管理人员在教学实践和教学研究中所形成和积累的具有保存价值的研究文件材料，它真实地记录了临床教学活动的经验与教训，反映了卫生院临床教学的主要职能和历史面貌，对卫生院的教学与研究，包括教研手段和方法的改进、教研计划的制定和实施等，都是不可缺少的珍贵资料。档案具有的历史研究价值将越来越突出，尤其是对医疗、预防、保健等具有行政、法律和依据效力。

1.4 证据作用

档案是人类社会实践活动的真实记录，是历史的连载，历史的记忆。档案具有历史的真凭实据。近年来，随着社会文明程度的提高和法律建设的深入，广大患者法律意识的加强，卫生医院档案特别是病历档案就不再是单纯的医疗活动记录载体。在出现医患矛盾，引起医疗纠纷时，病历档案就具备了凭证价值，成为涉案理赔和医疗费用报销的基本凭据，成为司法鉴定、判决和处理纠纷的重要凭证依据。历史证据的保管既不应当看作是一种奢侈，也不应当看作是满足学术的需要，而应看作是国家的需要。

1.5 传承作用

档案是第一手资料，具有广泛参考作用。医学与健康服务是一项造福人民大众的公益性福利事业。卫生院档案信息属于卫生院所有，具有社会共享性（其中涉及国家保密范围及公民健康隐私的内容除外，卫生院在保管档案的同时，还为疾病流行监测控制、卫生发展规划、预防保健、医疗保险等提供有关数据资料，在社会重大抢险急救活动、地方病职业病防治中发挥了应有的信息支持、储备与利用功能，为保障环境健康、安全提供参考依据。凭借档案的传播，历史得以重现，传统得以延续，知识得以继承，我们才能踏着前人的足迹，不断发展、进步，值得我们永远传承。

2 新时期卫生院档案管理存在的问题

2.1 认识上形成一种偏见

在乡镇卫生院档案管理工作中，普遍存在着文件材料归档不系统、连续性差、归档材料不完整等现象，严重阻碍了卫生院档案管理工作的开展。至今仍有不少同志尤其是领导干部对档案管理不重视，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在卫生院管理中的重要性和必要性。由于对档案工作不了解，在认识上形成一种偏见。

2.2 档案意识淡薄

档案工作历来都被称作是默默无闻的工作，它与从事决策部门相比，确实是不太起眼的岗位。由于历史原因，绝大多数从事乡镇卫生院档案工作的人员，所学专业与所从事的工作不一致，许多人对档案的知识了解不够，对档案信息的认识程度不够。有些人认为档案就是用过的资料，与工作关系不大，没有必要过分地抓，甚至有的乡镇卫生院领导从不过问档案管理情况。各种原因导致乡镇卫生院档案工作者对档案管理的责任心不强，致使日常许多重要的档案材料欠缺。大多数档案工作者认为档案工作只不过是管理承办过的文件而已，不了解档案工件的内容、性质与任务，更不了解档案事业的发展其有社会化、系统化和专业化的特点，认为只要立卷、归档、鉴定、保管等一系列环节完成后，基本上就万事大吉了[1]。在工作中，习惯于等待收的服务方式，对遇到新情况、新问题心中无数，不善于捕捉社会新信息，难以开创档案工作的新局面。

3 加强卫生院档案管理的对策

3.1 设立专门档案机构

档案管理是卫生院管理工作中一个重要组成部分，卫生院档案管理要改变各自为政的固有观念，设立专门档案机构，变成档案管理的职能部门，配备由专职、兼职档案工作人员组成的档案队伍，克服档案分散管理的弊端，保证档案的完整与齐全，使卫生院的历史能在档案中得到全面涵盖。针对医疗、护理、医技和科研四类档案成立档案质量专家督导小组，每月提出整改意见，并对档案工作的优劣进行奖惩，对存在的问题及时提出整改意见。领导重视是做好档案管理工作的重要保证，是档案实现科学管理的前提。院领导要把档案管理纳入卫生院发展和管理的统筹规划，与卫生院业务建设同步规划、同步发展；要大力宣传卫生院档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全院干部职工充分认识档案的重要性，认识档案与卫生院日常工作的密切关系，更好地支持档案管理工作[2]。

3.2 提高开发档案信息资源的意识

档案管理者要提高开发档案信息资源的意识，并积极付绪行动，要在平时加强各类档案的编研工作，对档案进行系统加工整理，从点滴做起，从基石做起，主动为领导服务，主动为医教研服务。乡镇卫生院开展档案管理工作的重要保证，直接关系到卫生院档案工作的成效，同时也在一定程度上反映了乡镇卫生院的管理水平。为了便于档案管理、有利于档案综合利用，从促进资源共享的角度出发，基层卫生院应设立全院综合档案室，配备专职档案员，并成立基层卫生院档案综合管理领导小组和监督小组，监督指导全院档案工作的资料收集、立卷归档、开展利用等工作。在乡镇卫生院备科室配备兼职档案员，负责本科室档案资料的收集整理，并定期向乡镇卫生院综合档案室移交。档案工作人员的职责就是维护档案的完整与安全，做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏是指对档案保管的完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。不丢指要保证档案绝对安全，不致因工作疏忽而使其遗失或被窃。不散是指档案保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便。不乱，就是要求档案保管整齐规范，有据可循、有目可查。档案工作人员在工作之余必须加强理论学习，提高档案方面的理论修养，充分认识档案的价值，增强档案管理工作的责任心和法制观念[3]。

3.3 提供规范化管理服务

档案是一种重要的信息资源，是卫生院历史发展的真实记录。开发档案信息资源是档案工作为乡镇卫生院服务的重要途径，是档案工作自我完善的必要内容。乡镇卫生院的档案部门及档案工作人员必须转变观念，适应医疗卫生工作的发展要求，与时俱进，不断改进工作方式方法，开阔视野，拓展工作内涵，大力开发档案信息资源，为卫生院规范化管理提供服务，用有效的档案资源为决策者提供更全面、多方位的客觀信息资料，真正发挥档案工作的效能。科学有序管理好卫生院档案，掌握档案管理的科学方法，将会对医疗事业的发展有着十分重要的作用。

3.4 树立卫生院档案管理工作的典型

乡镇卫生院数量多、发展历史长，要提高档案管理水平不是一日之功。卫生主管部门、档案行政部门联合起来，树立卫生院档案管理工作的典型，开展宣传表彰、交流经验，以点带面地做好乡镇卫生院的档案工作。

4 结语

新时期，我们要认真分析卫生院档案管理中存在的问题，才能更好地做好卫生院档案管理工作。卫生院档案管理中普遍存在认识上形成一种偏见、档案意识淡薄等问题，因此，必须设立专门档案机构，提高开发档案信息资源的意识，提供规范化管理服务，才能适应新时期时代的发展，不断提高医院管理水平，为居民提供高效优质的卫生保健服务，促进医院可持续发展。

参考文献

[1]陈成. 加强卫生院档案管理努力实现档案管理规范化[J]. 黑龙江史志， 2014（13）.

[2]孙明娟. 基层卫生院档案管理存在的问题与对策措施[J]. 卷宗， 2017（36）.

[3]贾莉莉. 卫生院档案管理工作的重要性及完善措施[J]. 现代企业文化， 2017（8）：111-111.