档案管理实现信息化的问题综述

朱芬玉

摘 要：文章阐述了档案信息化建设的概念，意义特点，进一步分析了档案信息化的现状，指出了存在的问题，最后提出了解决对策。

关键词：信息化；档案管理；问题；综述

1 档案信息化建设的概念、意义、特点

档案信息化是利用现代化技术，利用计算机、网络，在档案管理工作中应用手段对档案信息进行搜集、保存、管理，是人们提供使用的一种档案管理模式。档案信息化，就是在国家档案行政管理的统一规划和组织下，在档案管理中全面应用现代信息技术，对档案信息进行处置、管理和为社会提供服务，实现档案管理现代化的进程。

1.1 档案管理信息化建设的意义

档案管理与信息技术有效结合，并在档案管理机构集中指导下，实现档案信息化，利用信息技术来对档案资源进行科学、全面的处理，以此来全面提高档案管理工作的效率。在档案信息化建设过程中，档案实体保管任务还是非常关键的环节，在具体工作中，通过对档案信息的提取和保存，确保整个过程的科学性和一致性，同时依据信息化目标来完成档案管理模式的改革、加快推动档案信息的网络化和数字化发展进程，全面实现档案信息资源有效共享。

1.2 档案管理信息化建设的特点

目前数据技术在各行业广泛的应用，为档案管理信息化建设工程工作提供了重要的支持。尤其近年大部分档案管理部门都配备了信息化的管理，同时相应的部门档案管理人员也能够完成信息化的基本操作。再者国家相继出台了信息化建设的规范标准要求，不断健全相关的法律法规，这都增强了各行业对档案管理工作的重视度，为档案管理信息化的实现奠定了良好的基础。

2 档案管理信息化的现状分析

2.1 对于档案管理信息化的重视度不够

在当前社会经济快速发展的大环境下，虽然我国档案管理水平有了较大程度的提升，但对于档案管理信息化的重视度还不够，存在各种问题，例如鉴于担心电子档案存在的安全隐患，造成部分档案管理部门过于依赖纸质档案，不便于档案的利用和查阅；亦有档案管理部门采用纸质和电子双重保管的模式，虽然考虑到了档案的利用及安全问题，但同时增加了档案管理工作人员的工作量，不利于工作效率的提高。

2.2 网络安全问题，数据库建设落后

由于互联网+时代的到来，信息技术得到了空前发展，各种各样的网络病毒充斥着互联网，有些电脑黑客专门攻击信息化建设相对落后的校园网，非法获取个人信息，对档案信息安全造成威胁，导致信息维护面临巨大的挑战。档案信息化的发展，各部门也建成了规模不一的数据库，但是由于没有专职技术人员的管理，数据库没有采取国家规定的标准及规范，导致使用者不愿意去使用，数据库的利用率不足，也制约了档案信息化建设发展。

2.3 投入资金有限

在档案信息化建设过程中，基础设施建设的质量和水平与信息化建设的成败息息相关。因此在档案管理信息化建设过程中，需要投入大量的资金来购置基础设备和设施。但一直以来档案经费都十分有限，这就导致档案管理信息化建设过程中硬件配置不高，无法与网络信息化的标准要求相符，（给）对档案信息化建设工作的顺利开展带来较大的影响。

3 加强档案管理信息化建设的措施

3.1 加大对信息化档案管理的重视程度

档案管理部门，坚持实事求是的原则，结合档案管理部门的具体情况，转变传统理念，加大对于信息化档案管理的重视程度，鼓励工作人员讨论信息化档案管理，及时分析档案管理部门的现存问题，提出相应的解决措施，最大程度保证信息化档案管理工作正常开展。同时，扩大资金投入，增强信息化档案管理的宣传教育，组织相应的培训活动，便于档案管理部门解决在实际工作过程中所面临的问题，提升决策的正确性。

3.2 扩大资金来源渠道

当前档案管理经费主要来源于财政预算，由于经费来源的单一，这就导致经费资金十分有限。因此需要加大力度来拓展档案资金来源渠道，地方政府需要将档案信息化建设工作纳入到地方预算工作中来，科学合理来扩大电子政务建设规划，增加档案信息化建设的专项资金，使档案信息化建设工作有充足的资金支持。同时在档案信息化建设过程中，还要积极引导其他社会组织的参与，以此来实现资金整合。

3.3 档案信息化管理及技术的改进

目前有大多数企业仍然采用“死档案”，这是当前档案管理工作面临的重大问题。新时期，企业必须要转变档案管理理念，建立“活档案”，充分考虑信息提取的快捷、方便、准確。集中管理是通过实现档案科学化管理的必经之路。科学化系统建设的方针是人和计算机的有机结合，也就是说，档案管理人员通过计算机能够直接开展档案管理工作，这也是体制进行改进，保证集中管理和方便使用相结合。

3.4 提高档案管理人员的业务素质

提高档案管理人员的业务素质主要需要做到以下几点：

1）选择具备专业能力的档案管理人员，档案管理人员的工作不仅仅是存放档案，还需要完成在网络上对档案进行储存、接收，并对档案格式进行修改等工作，需要管理人员具备计算机知识与能力，因此需要选择具备专业能力，业务素质较强的管理人员。

2）定期进行培训，技术在不断地发展，档案管理人员也需要不断地学习，以满足社会对档案管理人员日益增长的要求，通过定期组织培训可以增加管理人员的知识储备，使管理人员与时俱进，提高管理人员的业务素质。

3）是通过建立竞争机制，并对具体岗位进行合理设置，合理配备人员，做到人尽其才，更好的发挥出档案管理人员的积极性和主动性，激发其工作热情，全面提高档案管理工作水平，为档案管理信息化的实现提供重要的人员储备。

4 结束语

档案是我们人类所经历的岁月中对其中事情记载的载体，以记载的真实性以及原始性为前提，是信息的重要的构成部分。增强档案管理信息化创建，可以提高档案管理以及使用水准，充分施展档案的信息能力。

参考文献

[1]许丽英，试论档案信息化管理的探讨与研究[J]，现代经济信息，2015（5）

[2]赵世刚，档案信息建设与档案管理的几点思考[J]，科技展望，2016.16

[3]杨占军，试析档案管理中的收集与信息化管理，科学与财富，20179