浅谈私营企业档案管理的现状和意义

曹向玲

【摘 要】私营企业档案管理，发挥档案在私营企业管理中的作用，私营企业档案是工商行政管理机关依法对私营企业实施登記管理、监督管理过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是国家档案的组成部分。

【关键词】私营企业；档案管理

一、私营企业档案

民营企业档案是指民营企业在生产、经营、科研等各项管理活动中形成的对企业有查考保存价值的各种文字、声像、电子文件等不同形式的记录。民营企业档案是企业全部活动的真实记录，它体现企业成长与发展历程，是企业重要资产和信息资源。因此，档案管理是企业各项管理工作的基础环节对民营企业经济。发展产生重要影响，是民营企业在市场竞争中赢得主动权的有力保证。

二、私营企业档案的现状

民营企业档案工作的好坏，决定于管理者对档案工作的重视程度。由于民营企业均以盈利为目的，精力和资金主要放在生产、经营管理和销售上，档案作用的滞后性，带来的经济效益不明显。因此大多数民营企业主档案意识薄弱，不了解企业档案的重要性，缺乏档案法制观念，认为对档案工作没有必要投、物力、财力，从而影响了民营档案管理工作的健康开展。

私营企业目前普遍存在两种档案管理模式：一是规模较小的家族企业，很多重要的资料分散在家族成员手中保管，以防泄密。二是虽有一定规模但内部管理与企业发展规模脱节，企业档案分散保管在各职能部门内，但他们之间互相封闭，整体上于零散无序状态。大部分档案者又未经过正规培训，不懂档案整理，很多重要资料进行简单“信袋式”管理，影响档案的查阅利用。民营企业的档案工作有较大的自主性和随企业中的档案人员多为兼职，工作量大，业务杂，缺乏一定的专业水平。

三、私营企业档案管理工作内容

1、私营企业档案管理的任务是：接收、整理私营企业档案材料，保护私营企业档案材料的完整与安全，积极开发利用档案资料，为私营企业管理提供基础信息。

2、各级工商行政管理机关应依照本规定管理私营企业档案，接受上级工商行政管理机关和同级档案行政管理部门的业务监督和指导。

3、私营企业档案由核准登记该企业的工商行政管理机关建立和管理。

4、私营企业档案按户建档，一户一档，一档多卷。私营企业分支机构的档案在该企业档案中单独立卷。异地设立的私营企业分支机构在经营地单独建档。

四、私营企业档案材料的立卷归档范围

私营企业的档案材料由开业登记材料、其他登记材料、日常监督管理材料和其他材料组成：

1、开业登记材料：《私营企业申请开业登记注册书》、《私营企业负责人履历表》、私营企业开业申请书、有限责任公司的公司章程、合伙企业的合伙人协议书、申请人及合伙人、投资者身份证明、场地使用证明、资金证明、管理、技术人员名册、部门审批文件、其他有关文件证明。

2、其他登记材料：《私营企业申请变更登记注册书》、变更登记申请书、合伙人协议书、董事会决议书、《私营企业负责人履历表》、完税证明、营业执照等。

3、日常监督管理材料：《私营企业年检报告书》及其他年检材料、停业申请书、合伙人协议书、董事会决议书等。

4、其他材料：发明、创造、技术革新成果、专利产品及获省、部级以上名优产品称号的证明副本或复印件；各种资质证书、产品合格证的复印件；私营企业从业人员中县级以上人大代表、政协委员及参加民主党派、社会团体凭证的复印件；有保存价值的其他材料。

五、私营企业档案的归档和保管

1、私营企业登记和监督管理人员应将在登记管理和监督管理过程中形成的档案材料及时送交档案管理人员。送交时应确保文件齐全，图文字迹清晰，格式标准统一，并办理送交手续。对不符合要求的，档案管理人员不予接收。

2、接收的档案材料要进一步整理，对破损的材料进行修补或复制，复制件放在原件后面。装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸张加衬边。纸面过大的材料，应按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辨认材料，应当附上抄件。材料上的金属物要剔净。

3、档案管理人员应根据档案材料的形成时间或自然顺序用阿拉伯数字逐页编码，页码位置正面在右上角，背面在左上角，空白面不编号。

4、声像材料应当用文字标出录摄的对象、时间、地点。根据私营企业档案材料编页顺序，分别填写私营企业开业登记材料目录、私营企业其他登记材料目录、私营企业监督管理材料目录和私营企业其他材料目录。

5、归档材料中如有文件、材料说明，均应填写在备考表内。同时，将立卷人、检查人的姓名和归档时间填写清楚。

6、私营企业档案应有专人管理并保持管理人员的相对稳定。档案管理人员应熟悉私营经济管理业务和档案管理业务，要有高度的责任感。档案管理人员调动工作时，应在离职前做好档案的移交工作，办理移交手续。

7、私营企业档案要有专门装具，并应有防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防光（紫外线）、防尘等设施。

8、私营企业档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，并作记录。对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现案卷丢失的，应立即向领导汇报，并积极查找，写出处理报告。

六、私营企业档案管理的意义

1、档案是保护民营企业合法权益的法律凭证

如何保护好企业的即得利益和合法权益，解决好债权、债务和企业之间的经济纠纷以及企业与职工之间的劳动纠纷等问题，企业档案这一原始凭证就显得尤为重要了。

2、档案是民营企业再发展的重要信息资源

企业目前和未来的经营管理、技术开发和新产品研制认证，都离不开对企业原有和现有人、财、物、产、供、销等各种基础条件的准确数据，而所有这些技术信息资料都主要凝聚在企业档案中。

3、档案可以帮助民营企业管理好重要商业机密

近年来，在国内外市场上，少数人专门窃取别人的商业机密作为一种竞争手段，给企业带来不应有的损失甚至灾难性的打击的事时有发生。因此，企业必须充分认识到这一点，从企业初建伊始就注意收集并严格保管和合理开发利用好档案，否则，因档案资料收集保管不善而使商业机密泄露外传，将会给企业带来难以估计的损失。

4、档案可以提升民营企业信用水平

企业信誉是企业的无形资产，是企业基础性的资源，市场经济是信用经济，企业信誉和企业密切相关，是企业经济发展的一种无形的推动力。企业信用档案是企业档案中的重要组成部分。

【参考资料】

1.《私营企业档案管理暂行规定》（工商个字〔1993〕第225号，1993年8月23日）

2.马兆华；岳伟；；民营企业档案管理探讨[J]；黑龙江档案；2008年05期

3.刘晓玲；新时期民营企业档案管理工作初探[J]；档案管理；2009年06期

4.樊小伟；；中小民营企业档案管理特点与方法[J]；档案管理；2010年02期