PDCA循环法在医院物资核算和管理中的应用

张枫 无锡市第二人民医院财务科

医院物资是医院开展正常医疗服务的物质保证，也是医院资产的重要组成部分。从广义的概念来讲，医院物资可分为固定资产和流动资产；从狭义的概念来讲，则一般指未达到固定资产标准的流动物资，包括药品、卫生材料、行政物资等。医院物资消耗是医院成本的重要组成部分，是医院持续良好运行的重要保障，极大地影响着医院的经营成果。

2017年起，我院物资核算部门协同管理部门针对当前的操作模式进行根因分析。对物资管理流程和核算中存在的各种问题进行系统分析，主要涉及四个环节：采购、入出库核算、耗材使用、盘点，利用PDCA循环法，找出相应的对策并付诸实践，实现了良好的经济效益和社会效益。

一、医院物资管理中的问题。

（一）重采购、轻使用。

只重视招标和采购，在各使用科室领用后，没有对使用过程跟踪管理，出现过期、损坏、浪费等现象[1]，使领用量和实际需用量不相符。

（二）耗材物价标准和物资标准名称不匹配。

物价系统和物资管理系统的名称不相同，领用时采用物资管理系统，计费时采用物价标准，两个系统不能兼容，容易产生漏收费和错收费。

（三）收入和成本不匹配。

由于科室之间的专业不同和多学科联合诊疗，出现A科室的病人需到B科室进行某项治疗，其费用由A科室收取，计入A科室收入，但耗用的卫生材料是B科室领取的，计入B科室费用，造成科室收入和成本不匹配。

（四）高值耗材使用管理存在漏洞。

高值耗材没有计划，使用收费后，设备科根据供应商的销售清单、发票及临床科室使用确认单补办出入库手续，缺乏准确性、真实性与及时性，存在延报、误报或漏报等可能，不能保证病人和医院的各项权益。

（五）出入库单录入不及时，不能及时发现库存差异。

二、PDCA循环法持续改进

随着近年来公立医院改革的不断深化，“持续改进”这个词越来越多的出现在各类等级医院评审与检查中。针对某项工作的持续改进，现今普遍采用的管理工具就是PDCA循环法，它是以循环法作为开展质量管理活动的一种科学工作程序，广泛应用于各个领域并卓有成效，日益受到各单位管理者的关注与重视，是一种采用标准化、科学化的工作程序进行不断循环上升进步的管理模式。

在实际操作中，我院采用了“品管圈”管理模式，成立多部门人员参与的高植耗材品管圈、低值耗材品管圈、办公事务用品品管圈；从采购计划、质控、追溯、收费等管理方面切入；运用“病人追踪法（Patient Tracer）”发现问题、分析原因并进行PDCA循环管理，跟踪整改效果，以院部监管过程作为PDCA大循环，以各科管理过程作为PDCA小循环，实现“大环带小环，螺旋式上升”，不断循环提高管理水平。

PDCA循环包括四个阶段：

P(plan)：计划，确定方针、目标和活动计划。

D(do)：执行，实现计划中的内容。

C(check)：检查，总结执行计划的结果，找出问题。

A(action)：处理，对总结检查的结果进行处理。

（一）P(plan)

根据上述问题，我院成立了由设备科、总务科、财务科、信息科、审计科及各临床科室负责人参与的物资管理小组，从物资管理的各个环节拟定适合我院情况的物资管理流程，从计划制定，采购执行，入出库规范、准确、及时，物资的使用、盘点等几个方面进行整改，从制度入手，对流程的每一个环节加以规范，明确相关科室和人员的职责，并采取定额管控、跟踪管理的方法加强物资的管控力度。

管理目标和具体计划如下：

（1）规范物资采购及管理流程。（2）制定并严格执行物资采购招标规定。（3）规范采购计划的制定和审批制度。（4）梳理物资的名称、规格等。（5）研读物资采购制度，明确临时性材料采购规范。（6）规范高值耗材的使用。（7）对物资的使用进行跟踪管理。（8）强化财务监督和会计核算。

（二）D(do)

（1）物资管理小组通过沟通协商，制定了规范的物资采购及核算流程。

物资采购流程图

物资核算流程图

（2）成立医院物资管理委员会，负责各类物资的论证、准入及重大事项决策。成立物资使用评析委员会，重点督查临床耗材使用情况，每月进行评析。经评定为耗材不合理使用的病例，按违规金额100%扣奖，其中60%扣床位医生及其上级医生个人，40%扣科主任，并下发通报。高值材料使用管理与科室、个人的月度绩效分配直接挂钩。

（3）审计科参与物资招标全过程，并对招标过程中的各个环节进行审查，确保采购过程公开透明，结果合理、合法，切实降低采购成本；对采购价格、收费结算等进行监管。

（4）规范采购计划制定，明确月度计划定额，月度计划由科室负责人、分管领导审批。对各临床科室使用的物资实行月度领用定额管控的方法[2]。设备科、总务科根据使用科室申领计划，制定并执行各类物资的年度、月度和临时采购计划；急需物资按程序审批后及时采购；严把质量关，所有物资必须验收后再办理入库手续；负责物资的分类统计、明细账、定期盘点，确保明细账与实物相符；监督、检查各使用科室库存物资的实际使用情况，防止积压，对不良事件进行跟踪。

（5）规范高值耗材的使用，以去年同期消耗金额作为定额，每月末对高值耗材使用情况进行对比[3]。对高值耗材进行跟踪管理，形成规范的高值耗材临床联合应用督查机制，实行了每日跟踪管理，每周内网公示，确保医生有权知晓。

高植耗材使用情况对比表

（6）使用科室根据本部门实际耗用情况填制每月《物资领用申请表》，医用物资上报设备科，事务用品上报总务科；合理使用，杜绝浪费，卫生材料收费核准后记账，对不良事件及时反馈；定期对本部门的物资进行盘点，防止物资积压、过期；接受设备科和总务科的监督、检查和指导。

（7）在信息科人员的协助下，梳理物资字典库，完善采购物资的名称、规格等。与供应商沟通，要求其做到货票同行，确保发票、送货单名称一致，物品单价准确。规范入库单填制，确保入库单、送货单、发票的一致性。

（8）财务科设置物资总分类账，确保总账与明细账一致，认真审核付款计划，并严格执行计划；物价管理方面对耗材收费加成的合法性进行监督，对物价收费系统及时更新维护。审核并监督入库单填制的及时性、准确性，审核出库单与科室请领单的一致性，加强出库及时性的监督。

（三）C(check)

经过一年的整改，我们对物资管理的整改情况进行了“回头看”，整改取得了一系列显著的成效。

（1）通过计划的实施，实现了物资采购和核算的规范管理；固化了高值耗材管理流程，提高了高值耗材使用的精准性；初步实现了一级、二级库房的无缝衔接，打通了物流的信息通道，建立了财务数据实时共享的数据平台；为下一步推动我院物流、资金流、信息流的一体化管理奠定基础。

（2）经过1年的持续改进管理，2016年账物相符率87.37%，2017年提高到95.83%。

（3）对3年卫生材料耗用情况进行对比，2015年卫生材料耗用11284.12万元，2016年卫生材料耗用11874.45万元，比上年同期增长590.33万元，增幅5.23%；2017年卫生材料耗用12008.75万元，比上年同期增长134.3万元，增幅1.13%。整改后卫生材料消耗增幅得到有效遏制，成本控制成效显著。

卫生材料耗用对比表

（4）对高值耗材使用情况及HIS系统计费情况进行对比，整改后出库及收费准确度有较大改善。2017年下半年高值耗材出库准确率与去年同期相比，从96.2%提高到98.5%；收费准确率从95.7%提高到99.2%。

（5）核对科室领单与出库单，全部有科室双签字。

（四）A(action)

根据PDCA的管理模式，我们总结经验巩固成绩，在对循环实施情况进行深入分析的基础上，把效果好的提炼为标准，对实施方法进一步改进和完善，优化物资管理流程，形成新一轮PDCA循环起点，起到承上启下的作用。

（1）在精细化管理的准则下，制定二级库房管理制度，深入二级库房的管理。在分开管理、专人管理的原则下，与一级库房实行一样的物资领用管理流程。

（2）完善医院信息管理系统，把物资管理系统与HIS信息系统对接，进行科学合理的核算和监督。

（3）每年完善各科高值材料控制额，按前三年平均值下降一定比例下达，重点下达医保病人月度使用高值材料的控制总额。

经过一年多的持续改进，我院的物资管理制度逐渐完善，更加科学化，体现精细化管理的理念，降低了成本，在提高医院经济效益的同时提高了患者满意度。