企业档案信息化建设的实践与思考

刘妍

摘要：随着科学技术与信息技术的飞速发展与不断完善，信息技术与信息在社会生产以及国民经济中发挥着至关重要的影响与作用。信息是企业发展的动力源泉，档案信息化建设在一定程度上直接影响着企业各项经营活动以及企业未来发展方式，如何保证档案信息资源的完整性与真实性，有效利用信息资源是当前各大企业需要解决的重要课题。文章对档案信息化建设的实践进行探究。

关键词：企业档案；信息化建设；资源共享

中图分类号：G270.7 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2018）012-0129-01

引言

档案信息化是企业信息化建设的重要组成部分，信息化是企业可持续发展的必由之路，随着信息资源的日益增加，档案信息化建设的步伐也随之加快。推进档案信息化建设必须运用联系与发展的远光看待，积极推动，从多个角度与多个方面全面促进档案信息化建设，实现信息资源共享，为人们提供更优质服务，从而促进企业的健康稳定发展。

一、档案信息化建设过程中存在的问题分析

1.企业对档案信息化建设重视程度不够

现在的各个企业都只重视经济效益，对企业来说，如何提高经济效益是企业的重要工作内容，认为决定着企业的发展程度。所以，经常忽视对企业档案管理的工作，企业领导在思想观念上就容易忽视企业档案信息化建设工作，只是把企业的经济效益与社会效益放在首位，没有考虑到企业档案信息化建设对企业发展的影响，没有意识到档案信息化建设对企业经营管理经验的传承以及对科研工作的开展等多方面的重要性。领导机构对企业档案信息化建设工作投入比较少，甚至忽视医院档案信息化建设工作，这就导致了管理人员对企业档案信息化建设工作更加的不重视，总是以旧思想观念来应对工作，不能与时俱进，档案利用率低下，使得档案馆的设立没有达到实际的目的。

2.缺乏相应的档案管理人才

现在，很多企业档案管理人员并不是专业的人员，现实生活中，很多不是档案管理专业的人员也可以从事企业档案信息化建设的工作，比如行政、师范类等专业的人员。而且这类人员的流动性非常大，文化水平与专技能有很大的差异。因为企业档案信息化建设缺少专业的管理人员，所以就招入很多的兼职人员，由于大部分的兼职人员缺乏一定的专业素养，对企业档案管理的重视程度不够，没有太多的时间与精力从事其企业档案信息化管理工作，造成企业档案信息化建设工作发展的比较缓慢。此外，从事企业档案信息化建设相关人员没有较强的法制意识，在管理工作中很难做到有法可依，经常出现违法违规操作现象，对企业经济活动以及社会效益造成不同程度影响。

3.缺乏完善的档案信息化建设制度

社会经济与现代化科学技术的飞速发展，企业档案信息化建设工作没有跟上社会发展的脚步，随着社会经济的快速发展，其弊端与问题日益显现出来。相关的工作人员不能明确界定归档的内容，企业经常是以自己的需要来收集与管理各类档案，这样的方式具有很大的随意性与盲目性。很多有价值的经营管理档案资料没有得到充分的应用和足够的重视，造成资源的浪费，无法保证企业档案信息化建设工作开展的有效性。随着企业经营活动的不断变化，企业需要针对档案信息化建设制定出一套规范化的管理标准与制度，否则无法适应新形势下的企业发展需求，影响企业长期稳定发展。

二、档案信息化建设的相应对策与建议

1.完善档案信息化建设规范体系

现阶段，我国各个企业对于档案信息化建設的理论研究与实践研究还不够成熟，体系建设与规范制度还不完善，在某种程度上与先进国家相比较还存在较大差距。随着国内外对档案信息化建设的重视，各个企业也认识到档案信息化建设的重要性与现实意义，进一步加快了档案信息化建设。首先，需要制定一系列管理制度、规范与标准，为档案信息化建设的有效开展奠定良好基础。企业档案管理部门需要根据企业自身发展特点，从企业自身实际情况出发，再结合国家标准或者行业标准，加快制定与出台相关规范与制度。在制定之初需要综合考虑档案存在的具体特点，并尽量采用适用范围广泛的标准。

2.建设档案信息数据库

档案信息化数据库的建设是一项长期又复杂的工作，对相关人员的综合能力与职业道德具有较高要求，主要是借助网络平台与信息技术，将企业档案数据信息以数字化形式集合在数据库中，最大程度保证信息数据的真实性与完整性，准确、规范以及高效的传递所需要的信息数据。

3.以人为本，面向用户

档案信息化建设的根本目的与宗旨就是提供更优质的服务，也就是说服务是档案工作的主要职责。所以，档案信息化建设需要坚持以人为本，坚持为企业领导层以及管理层提供数据支持，为企业各项经营活动提供正确指导。档案信息化建设以多媒体技术、互联网技术以及信息技术等为核心，对信息数据进行传输、加工、存储以及处理等，以用户需求为导向，最终实现数字化信息共享。

三、结语

档案信息化建设是一项系统又复杂的工程，需要多方面机构与部分的配合与共同努力，坚持以人为本，为企业可持续发展提供服务。