干部人事档案管理工作内容及原则述略

安萍

【摘要】干部人事档案工作是组织人事工作的重要凭证，也是组织人事部门科学合理地选人用人的重要基础，做好干部人事档案管理工作对于加强党和国家干部队伍建设都具有极其关键的价值。本文首先分析了当前我国干部人事档案管理的重要性，然后以六项基础性工作为基础介绍其具体内容，进而对做好干部人事档案管理工作的原则与方法进行了系统阐述。

【关键词】干部人事档案；干部任用；史志编修

所谓干部人事档案，是指各级党政机关组织人事部门在日常培养、提拔以及任免干部过程中自然形成并累积的相关材料，具体而言，诸如干部的教育情况、具体工作经历、平日单位考核、个人家庭状况以及社会组织关系、个人政治表现、所受奖惩、专业职称及水平等情况的说明。现实生活中干部人事档案的作用十分重要，它既是党政部门顺利进行人事组织工作的有力保障，同时还是相关组织部门履行选人用人职能的依据和基础。从这个角度而言，做好干部人事档案的管理，确保其档案内容真实、准确以及完整，对于党政机关选好干部、用好干部显得尤为重要。中国共产党历来重视干部队伍建设，党的十八大以来习近平总书记就党的干部队伍建设提出了新思想与新要求，相关档案管理部门也应做好相应的干部人事档案管理工作，本文就当前我国干部人事档案管理的重要性、具体工作内容以及重要工作原则进行阐述，不当之处还请指正。

一、当前我国干部人事档案管理工作的具体内容

（一）收集與补充。干部人事档案材料的收集是将反映干部个人情况的相关文件材料集中到人事档案管理部门。干部人事档案材料的收集是建立干部人事档案的基础，具体收集工作的质量直接影响和决定着其他环节的开展和整体工作的水平。而且，档案材料收集工作是动态的、持续的，新的材料可能随时形成或发现，这就需要不断补充。做好收集补充工作，是建立和健全干部人事档案工作的关键。

（二）鉴别与整理。干部人事档案鉴别工作应以国家相关文件为指针和依据。只有严格按照中央的有关文件精神和具体政策规定鉴别干部人事档案材料，如此才可能真正让相关档案材料“取之有据、舍之有理”，保证档案在内容上的真实性与可靠性。同时，档案材料的鉴别应当严格坚持科学思想指导，对档案材料反映出的相关问题进行严格而认真的分析，正确判断每份干部档案材料的保存价值，决定材料的取舍，做到不错归、不错毁一份材料。除此之外，还应做好干部人事档案的整理工作（分类、排序、编号、编目、技术加工以及装订成卷等）。通过一整套完整而细致的加工流程，保证每卷干部人事档案都能达到真实、准确、完整以及实用的要求。

（三）馆藏与保护。为确保相关干部人事档案资料的安全存放，各级档案管理部门都应积极构建良好的档案存放条件、保护措施和管理制度。具体而言，一是要有符合相关要求的物质条件，例如馆库、箱柜，同时具备完备的消防安全设施和档案保管设施。二是要有政治素质、业务素质、组织纪律性等都过硬的专业人才队伍。三是要建立健全完善的保管制度，例如保管保密制度、库房管理制度以及核对制度，确保档案资料万无一失。

（四）提供利用及咨询。该内容的实现主要有以下数种方式：首先是提供档案借阅。具体而言，一些有着查阅干部人事档案要求的部门或单位，按照干部人事档案管理相关规定办理档案查阅相关手续后，专门到相关干部人事档案管理部门对干部人事档案进行查阅。提供此种服务优点在于安全与保密，特别是查阅者在档案查阅过程中发现的疑难问题都能获得档案部门工作人员及时而准确的解答。其次是相关档案材料的借出使用。即相关单位按照档案管理部门的规章制度，在办理好档案借阅手续之后向具体档案管理部门借出干部人事档案进行使用。为了确实保证干部人事档案的馆藏安全，档案管理部门应该着重审查相关单位的借阅理由，把好档案借阅的安全关，同时有义务、有必要要求相关借阅单位指定专人负责查阅及保管所借的相关档案。再次是出具相关证明。在规定允许的范围和条件下，进行干部人事档案管理的相关部门可以向需要档案材料的查阅单位进行出具证明的相关服务，例如采取复印、拍照或者摘录函复的方式向查阅者提供相关档案中情况或材料的证明。最后是进行查询答复。从事干部人事档案管理的相关部门可以根据有关部门的来函、来电等提供的具体信息，对查告干部的自然情况进行说明。

（五）转递。所谓干部人事档案转递，主要就是指在各类干部人事档案管理部门之间，相关档案管理部门和形成人事档案材料的有关部门以及有借用干部人事档案需求的相关部门之间，通过一些安全保险的途径对干部人事档案进行系统转出与接收。具体而言，如干部因为工作调动原因其主管单位有所变更，其相关人事档案应当转交到其新主管单位；再如相关部门在办理干部奖励、处分以及提拔、任免等工作中，形成了大批新的干部人事档案材料，这些新形成的干部人事材料单位应该按照该干部的具体管理权限，完整而及时地转交给干部人事档案管理部门。

（六）统计。一般来说，有关干部人事档案所做的统计工作可以大致分为统计调查、资料整理和资料分析三个阶段。统计调查是根据干部人事档案相关统计工作的具体目的和具体要求，有系统、有组织地对干部人事档案工作中形成的原始资料进行收集的过程，按组织形式可分为统计报表和专门调查。统计资料整理则是针对之前统计调查阶段中所获得的原始数据进行分组统计，最终形成统计表。它既是统计调查的延续，又是之后统计资料分析的前提。统计资料分析则是在前面两个过程的基础上，运用相关的统计方法进行分析与研究，从中发现问题并分析问题，从而揭示干部人事档案工作中的相关规律，从而能为干部人事档案工作部门制定相关方针政策提供科学依据。

二、做好干部人事档案管理工作的原则

（一）遵循干部人事管理的相关权限，集中统一进行档案管理。目前人事档案管理采用集中统一和分级管理的体制。所谓集中统一是指单位人事档案管理部门有义务集中本单位干部人事档案，按照相关档案管理规定进行统一管理。在单位存续期间形成的有关人事档案材料，都应该交由该单位人事档案管理部门，按照要求统一进行材料的鉴别、补充以及立卷归档。依据上述原则，对干部人事档案不允许进行多处保管，同时更不允许个人、非组织人事部门和非档案管理部门从事干部人事档案管理工作。

（二）切实保证干部人事档案的真实性、完整性和安全性。对于干部人事档案而言，真实性以及完整性是判断其使用价值以及保存价值的关键标准。维护干部人事档案的完整性主要包括以下两方面：一是数量上要保证干部人事档案和干部人事档案材料齐全，不能残缺不全；另一方面质量上要保证干部人事档案的有机联系和历史真迹，不能人为地割裂分散，或者零乱堆砌。所以，档案部门在搜集、整理以及鉴别干部的相关档案材料时，应当严格遵守相关规章制度的要求，对材料来源进行认真筛查，真正做到相关归档材料能够真实而完整。同时，在干部人事档案管理工作中还须严格遵守党和国家在保密方面的制度法规，严格保管纪律。保证干部人事档案能够进行安全维护也十分重要，一是要加强对相关干部人事档案材料的系统保护，尤其是认真完成防火、防盗、防光、防潮、防蛀、防高温等基础工作，最大限度地减少和防止人为以及自然原因对档案资料造成的损毁，真正确保相关干部人事档案材料的完整与安全。二是要建立健全有关干部人事档案资料的保密制度，切实抓好保密工作，保证干部人事档案材料的安全。

（三）做好管理利用工作，服务组织人事工作。一般而言，干部人事档案管理工作（诸如收集、审核、整理、保管、转递、提供利用等业务活动）都应该适应干部人事工作的现实需要，为干部人事工作服務，为社会主义现代化建设服务，这是干部人事档案工作任何时期都应坚持的指导思想。相关干部人事档案管理部门应该根据党和国家在不同时期对干部人事工作提出的具体任务、具体方针与具体要求，确定自己工作的目标、内容与重点，从而使干部人事档案工作切实满足党和国家的干部人事组织工作，满足当前社会主义现代化建设的实际需要。这既是当前干部人事档案管理部门相关工作的目标与宗旨，同时也是干部人事档案管理工作价值和意义的具体所在。

（四）遵从人事组织部门领导，完善干部人事档案管理工作。干部人事档案管理既是党和国家档案工作的重要组成部分，也是我国人事组织工作不可或缺的内容，因此，干部人事档案管理工作应由各级党委组织部门负责领导，并由其指导和监督，从业务角度而言，各级党委的组织部门对于同级和下级的相关干部档案管理工作负有指导、监督与检查的责任。此外，各级干部人事档案管理部门还应当严格按照相关法律法规以及上级部门的具体规定开展业务，只有在组织、人事部门的领导下，干部人事档案管理部门才能很好地贯彻执行党和国家有关的方针、政策，管理工作中遇到的各种问题也才能得到妥善解决。

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