浅谈新形势下的医院档案管理工作

刘宝恒

【摘要】医院档案管理工作是医院工作的重要组成部分。当前，许多医院忽视了档案工作，管理相对滞后。而新时期，医院档案管理工作需要与现代医院发展相适应，如何更好地探索、研究、总结医院档案管理工作规律，成为当下医院管理者必须解决的问题。

【关键词】医院档案管理；信息化；人才培养

医院档案管理主要是指对医院具有保存价值的资料进行管理，主要是以病案为主体，包括了各种文字、音像等资料。另外还涵盖了医院行政、党群、人事任免、财务以及各类药品、器械设备、基建合同等，包含了医院工作的方方面面。医院档案管理在医院现代化建设中发挥着越来越大的作用，不仅是医院建设、发展的真实写照和原始记录，同时也是医院发展和建设不可缺少的一项重要的基础工作之一。随着卫生事业的发展，越多的医院管理者认识到档案工作的重要性。加强医院档案管理工作已经刻不容缓。

一、当前医院档案管理工作存在的问题

（一）档案管理滞后，缺乏科学高效的档案管理机制。在医院的档案管理中，医院人事、行政、后勤管理制度定位不明晰，各类档案混杂在一起，分类不清，管理不善。如行政办公类、人事任免类档案未進行科学归类，合同类、后勤类档案混为一谈，档案管理权限存在很大的问题，可以说是缺乏科学的档案管理思维。有些医院的档案管理缺乏统一性，不系统，管理标准和模式不一致，管理存在随意性、松散性，看似很多档案，实际未进行科学管理，导致效率不高。

（二）档案意识淡薄，重视程度不够，不能够充分利用。目前，很多医务人员不重视档案的作用，档案意识非常淡薄，认为档案工作可有可无，由于档案工作不能直接创造经济效益，档案工作中的建档工作得不到重视。事实上，档案资料无论是对于管理者还是医护人员都很重要，比如，一个医生要评职称、写论文，就要借助档案查找相关资料。此外，包括医院各项规章制度，也都能在档案室里查到。档案室同时可以发挥教育功能，可供医护人员学习。

（三）档案管理人员专业性不强，业务能力参差不齐。目前，医院的档案管理普遍不足，尤其是专业科班人员较少，很多都是从别的科室借调过去的，管理能力有限，管理经验不足。医院对档案管理人员缺乏系统的培训计划，档案管理人员思想观念和管理水平滞后，远远达不到现代医院档案管理要求。

二、新时期医院档案管理工作的特征

（一）档案管理数字化。当今时代是信息化、数字化的时代，医院的信息化发展也在不断加快。相应的，作为医院管理的重要组成部分，医院档案管理也更多地依赖信息化手段，进行数字化存储和管理。这种新趋势下，医院档案管理效率显著提高，查阅更加方便，很好地解决了空间的限制。

（二）档案管理科学化、系统化。与过去的医院档案管理工作不同，现代医院档案管理已进入一个全新的时代，体系更加完善，管理更加科学，有着严格的规范化管理程序。其内在具有很强的系统性，相互之间有着千丝万缕的联系，并正在向信息化、网络化方向发展。

三、新时期如何做好医院档案管理工作

（一）明确档案管理工作的重要性。加强医院档案管理在实际工作中的权重，对医院的发展有很重要的意义。当前，由于许多医院对档案管理工作重视程度不够，严重制约医院档案工作的开展，从而影响医院整体医疗工作。医院管理者必须高度重视档案管理，无论是领导层、管理层，还是具体各级部门，都应该高度重视起来，把档案管理工作作为一项重要工作来抓，形成管理的强大合力，共同推动档案管理工作的有序进行。

（二）促进档案工作规范管理，利用现代化信息管理手段促进档案工作提升。不断探索医院档案管理模式，实现档案管理从分散模式向集中模式的转变，从而促进档案的保管和档案信息的综合开发。要将档案管理工作纳入信息化管理，引进电子档案管理系统，从档案的收集整理，到分类归档，再到查询借阅，进行信息化、数字化管理，实现全过程管控，从而实现档案信息管理传输的自动化、档案资料一体化、标准化、规范化和共享化。

（三）引进先进档案管理设备，实现档案的现代化管理。档案管理离不开资金的支持，无论是基础性的东西，如档案橱、档案架，还是现代化的技术和设备，都需要大量的资金投入。要着力引进档案保护的现代化配备，如档案库房的去除湿、干燥设备，防火灭火设施，杀虫防腐设备等等，这些设备都是档案现代化管理的必备，必须无条件购置。再就是信息化、数字化设备配置，包括电脑终端、存储硬盘、加密设备、检索设备等等，这些都要积极去参照行政机关及图书档案馆配置管理，保持一致，从而更好地提高医院档案的现代化管理水平。

（四）加强档案材料的日常管理。日常档案管理工作中，医院要认真把关，落实好每个环节。一是回收。医院文件材料的收集是医院档案整理工作中的主要步骤，这一步做好的，后面的程序才好开展，收集不够，档案就显得单薄，不充分。回收的同时还要把好质量关，要学会辨识材料，去粗取精，没用的不收，有保存价值的才回收，切实保证归档质量。二是整档。要严格按照档案分类管理要求，按条目进行归类整理，确保档案类别。三是借阅。医院档案具有封闭性。在借阅过程中，一定要把好关，要求借阅人详细认真登记，填写查、借阅单以及借阅用途，以防止各类档案丢失、损毁和泄密事件发生。四是防护。医院档案保管要做到“六防”， 防火、防虫、防霉、防光、防盗、防尘，每天登记库房温湿度，及时采取措施，确保档案保存场所符合要求。

（五）加大培训力度，提高档案管理人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要高度重视档案专业技术力量培训，把其当作一项重要工作来抓，并列出培训计划，外派人员参加档案专业培训学习班。要加大培训力度，以业务素质的提高为着重点，组织学习《档案法》等法律法规，外派进修学习，拓宽知识面，优化知识结构。作为档案管理人员必须注意学习新技术，对例如办公自动化、档案检索语言、档案复制技术等信息化知识要加以学习，努力提高自己的业务素质和科学知识。

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