新形势下中学档案管理的主要问题与优化策略

陈雁如

【摘要】在计算机信息技术高度发达的今天，传统档案由纸质材料发展为包括电子文档、音频与视频等电子信息，迫使档案管理员创新管理方法，提高工作效率与质量。而当前中学档案管理工作存在的诸多问题导致档案不能有效发挥其使用价值，本文通过对新形势下中学档案管理工作存在的主要问题进行深度剖析，提出对应的优化策略，以发挥档案的使用价值。

【关键词】新形势；中学；档案管理；优化策略

档案是记录一个人人生发展过程的重要信息资源，是当今社会选人用人的重要依据，因此做好档案的管理工作显得异常重要。在计算机信息技术高度发达的新形势下，档案管理工作发生了诸多变化，由传统的纸质材料发展为包括电子文档、音频与视频等电子信息。因此给档案管理员增加了管理的技术难度，迫使其创新管理方法，同时计算机信息技术的发展也给档案管理员提供了新的管理渠道。本文全面剖析了新形势下中学档案管理工作中存在的主要问题，并根据学校档案管理现状和发展需求，提出相应的优化策略，从而有效地提高中学档案管理工作的效率，充分发挥档案的使用价值。

一、中学档案管理存在的主要问题

随着社会的进步，计算机信息覆盖着生活的许多方面，给档案材料增添了新的内容，同时给档案管理员增加了新的挑战。当前中学档案管理存在档案材料差异与缺失、管理人员素质不高、管理制度不完善等问题。部分档案材料散乱无序、材料缺失不完整以及有些材料相关手续不全，很多重要材料手续未办完即归档，原稿不齐全而很难转化为电子档案进行保存和搜索查阅，给档案管理员归档造成麻烦。相比其他工作，档案归档工作无聊枯燥，致使很多档案管理员缺乏耐心与激情而出现差错，同时学校领导没有从思想上认识到档案管理工作的重要性，很多档案管理员身兼多职或外调，导致其素质不高而难以保持现代化和专业化。新形势下档案管理制度存在的缺陷也导致很多问题的出现，如档案归档程序不规范、入编条目不清晰、随意外借没有登记、外借无法追还以及对电子版档案没有进行严格管理而导致档案丢失或外泄等。

二、新形势下有效提升档案管理工作的具体策略

（一）制定统一归档标准，规范归档材料。2012年7月中共中央组织部下发了《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》，要求归档档案材料必须采用国际标准中的A4 纸型。因此学校对归档材料及流程也应按照国家规定采用统一标准，所有材料统一采用A4纸张封存；对于不同规格的档案材料，管理员不再进行裁切或裱糊等措施，以免破坏档案的原貌，而是采用计算机技术进行档案数字化，对原稿进行扫描，建立电子档案信息库，方便快捷且有利于防止频繁的翻看而破坏档案原稿。

（二）提升档案管理人员整体素质，构建高素质管理队伍。新形势下，档案管理工作应不断创新以适应时代潮流，通过培训学习充分利用计算机信息技术对档案进行有效管理，保持电子档案及时更新，保持自身的专业化与现代化。学校领导要不断加强对档案管理工作的重视力度，切实提升档案管理员的综合素质，明确双方工作责任范畴，构建高素质的现代化管理队伍。积极组织管理员定期进行档案归档、查阅等基础知识、档案信息化管理提升技能的培训学习，同时进行阶段式的考查考核，提高管理员的思想重视意识。

（三）加强档案管理制度建设，有效监督管理人员。加强档案管理制度建设有助于保障档案管理工作的有序进行，充分发挥档案的使用价值。学校应制定清晰明确的档案管理制度，加强对管理员的监督力度，逐步实现档案管理的智能化与资源共享；明确档案归档调用流程、档案管理日常安排以及档案管理人员岗位职责等，做到材料归档规范、查看清晰、分享便捷、保密可靠、保存持久，责任明确；制定具有量化的绩效考核机制，激励管理员的积极性与主动性；建立健全档案网络管理体系，保障电子档案管理的制度化与专业化。

三、结语

新形势下中学档案管理工作关系到社会选人用人的基礎，利用计算机信息技术创新，有效地解决档案管理的传统问题，保障档案管理工作有序进行。随着我国高等教育以及学校档案管理的不断深化改革，给管理员提出了新的挑战。作为管理员，要顺应信息时代发展潮流，保持开拓进取，与时俱进，全面分析梳理存在的问题，并提出创新优化的策略，确保工作顺利开展。

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