大数据时代背景下的档案管理探讨

徐建

【摘要】档案管理在当前各个企业及单位发展过程中均属于十分重要的内容，对企业及单位稳定健康发展具有一定作用，所以科学有效地实施档案管理工作具有重要意义。在当前大数据时代背景下，档案管理工作也应当改变以往管理模式，在与大数据相结合的基础上有效实施档案管理，提升档案管理的水平及质量，以取得更好的效果。

【关键词】大数据；档案管理；有效途径

在当前信息技术不断发展的大背景下，社会上很多行业及领域均在很大程度上受到影响，档案管理工作同样如此。在新形势下，在档案管理方面也有着越来越高的要求，发生很大程度的变化，传统档案管理已经无法满足实际需求，因而在实际档案管理工作中应当结合大数据时代特点，选择有效途径及策略实施档案管理，从而使档案管理工作能够满足时代发展趋势，促进其更好地发展，使管理效果得以提升。

一、大数据時代对档案管理工作的影响

（一）在大数据时代背景下，档案管理理念及管理流程均面临较大挑战。对于传统档案管理模式而言，其主要就是由档案管理工作人员对相关档案资料依据不同类别实行归类管理，并且合理标记，以便今后较好地进行档案信息查询。然而，在当前大数据时代背景下，档案信息量不断增加，并且很多档案信息均存在交叉性，若选择传统档案处理方式，则可能无法对这些数据信息进行较好归纳，并且对于有些档案信息而言，以传统方法无法进行储存，因而档案管理在理念及流程方面均面临较大挑战。

（二）在大数据时代背景下，对于档案保存形式提出新要求。在当前档案管理过程中，对于有些档案数据信息而言，其通过电子文档、电子图片及音频等相关信息方式实行记录及存储，对于这一类档案信息数据而言，无法利用传统纸质档案保存方法进行保存。所以，在当前新形势下，档案保存形式应当体现出多样化，并且要能够依据不同类别实行信息整理，将关键词找出，以便今后能够更好地查找档案资料。

二、大数据时代档案管理有效途径及策略

（一）强化档案数据信息安全性。在当前大数据时代背景下，在利用信息及网络技术实施档案管理的基础上，可在一定程度上进一步完善档案数据信息，并且档案资料的重要性也在逐渐增强，所以应当加强档案信息数据的安全性。作为档案管理部门应当尽可能减少人员流动，在招聘档案管理人员时，应当对其品格修养进行调查，在培训管理人员时应当注重安全意识培养，从而使管理人员安全意识得以有效提升。另外，在利用移动硬盘传输档案数据信息过程中，应当保证移动硬盘的安全性，避免在档案管理系统中引入病毒。在上传档案数据信息之后，应当注意保存，并且要尽可能实行数据备份，以避免出现数据缺失的情况。此外，在实际的档案管理工作中，管理人员应当定期升级系统，从而使安全系统能够对数据安全进行有效保护，使档案管理工作能够得到更好的效果。

（二）进一步健全档案管理制度。在当前大数据时代背景下，对于档案管理工作而言，其发展空间也得以扩展，并且档案管理工作形式得以创新。然而，在实际档案管理工作中，由于缺乏完善的规章制度，导致工作人员义务与责任出现错乱，从而导致档案管理效率不高，因而应当健全档案管理制度，从而使其得以更好发展。在实际档案管理工作中，档案管理部门应当健全监督管理制度与信息准入制度，可依据规章制度实行责任分配及管理。在应用信息准入制度的基础上，管理工作人员能够对信息的重要性更加明确，并且能够更好地判断数据信息的可利用性，在此基础上也就能够使管理工作人员的压力得以较大程度的减轻。通过有关责任制度，可对档案管理工作人员实行详细责任分工及义务分工，避免档案管理工作人员出现工作混乱的情况，并且可保证在问题出现后对有关责任人实行调查，使档案管理工作人员的责任心及职业素养能够得以增强，从而保证更好地进行档案管理。

（三）强化档案管理人员的素质。在档案管理工作过程中，专业人才培养是提升管理质量及水平的重要途径及方式。在当前档案管理工作过程中，档案管理部门应当对相关管理工作人员定期进行技能培训，使工作人员能够掌握相关大数据技术，并且在实际工作中对其进行应用，从而使档案管理信息化水平及现代化水平能够得以增强，也可聘请外界专业人士进入部门内进行档案管理，以提升档案管理的专业化水平。

三、结语

在当前大数据时代背景下，档案管理工作也在很大程度上受到影响，面临严峻挑战，并且有着越来越高的要求，因而提升管理水平及质量也就更加重要。作为档案管理工作人员，应当认识到大数据时代对档案管理工作产生的影响，并且积极选择有效途径及方式进行档案管理，以提升管理质量及效果，保证其取得更好的发展。

【参考文献】

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[2]李菁.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].人才资源开发，2016（12）：173.

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