论档案管理现代化的有效途径

侯彩丽

【摘要】无论是国家机关、人民团体、企业还是事业单位，对于档案的管理工作都不容小觑，它集合了一个单位整体的人事变动、文件资料等全方位的发展流程，是单位发展方向的重要指引，随着科技的进步，对于档案的管理作出了新的要求，相关单位应与时俱进，引进新型的多媒体设备和信息技术人才，以现代化的管理模式，提高管理的科学性、严谨性、实用性，便于查阅与分类，重视档案管理工作，为社会的发展提供完备的数据服务。

【关键词】档案管理；现代化；有效途径

档案中包含大量的个人信息资料，人的一生，从入学到入职，都离不开档案的随行记录，人事部门在人员的调配问题上普遍依照档案进行选调，要想在短时间内完成对一个人的了解，最好的方式就是查阅其档案，目前来看，由于人员数量过于庞大、企业单位内部管理不健全等因素，在实际档案管理时，整体的结构与体系受到破坏，无论是查阅还是存放都没有章法，严重制约了档案的管理效率，新时代要求相关人员要优化管理方式，以创新的理念实现资源的有效利用。

一、档案管理现代化的重要性

（一）现代化档案便于审查，利于合理调配人员。对于一个项目或者活动的开展，档案为决策起到了极大的依托作用，每一个人都有自己的优势和不足，通过对档案的审查，可以合理地分配人员任务，让大家都能发挥出自己的效能，较临时抽查要省时省力得多，“一个萝卜一个坑”，节约了许多不必要的支出，极大地发挥出了人才价值，提高了劳动者的积极性，从而优质快速地推进工作的进展。

（二）现代化档案便于存储，利于准确分析社会动向。现代化的档案通过互联网等媒介，能够大量而分门别类地存储参考资料，通过这些资料，可以直截了当地分析出潜在的市场经济发展趋势，从而为企业单位获益提供先机，能够集合社会上同类型的企业单位，扬长避短地规避发展道路上的障碍，以完整、准确的数据资源，提炼出适合企业单位操作运行的举措。

（三）现代化档案便于传输，利于工作效率的提高。现代化的企业单位一般都具备多个职能部门，部门之间具有独立性，同时也需要互通，现代社交网络的发展，早已实现实时接受传送消息的功能，那么档案管理当然也需要利用QQ、微信、钉钉等社交平台互相输送档案内容，节省了大量的人员查找时间，管理者可以在短时间内获取到想要的资源信息，突破了时间与空间的界限，极大地实现了档案的便捷流通，达到信息的实时共享。

（四）现代化档案便于移动，利于空间的节省。现代化的档案管理与传统档案管理最大的区分，就是现代化档案管理可以结合科技，以极小的空间存储大量的资料，后期在资料整理中，很容易通过筛选、搜索等功能在第一时间处理消息，大部分的企业单位都采用U盘、硬盘等便于移动的硬件结合excel、word等软件，快速完成信息的存储与提取，同时结合传统封存于档案袋里的纸质文件，两相结合强化了档案的安全性。

二、档案管理現代化的有效途径

（一）认识到现代化档案管理的重要性。档案的管理工作一直不受企业单位的重视，因其难以直接产生经济效益，管理工作也并非需要高素质的人才，在招聘时，往往更看中人才的责任心，对于专业水平不作重点评测，因此，无论是档案管理部门人员还是工作均被认为是底层基础或后勤储备。实质上，档案的管理工作十分繁琐，需要极大的耐心和细心，定期检阅排序，档案作为企业单位内部最机密的部分，一旦发生泄露或丢失，将有可能造成不可估量的损失，因此，管理者应重视档案工作，上行下效地打消对档案管理的偏见，认可现代化档案管理为企业单位作出的直接、间接贡献。

（二）引进信息技术设施。传统档案收集模式，占用空间大，不便查找，在长时间的保存过程中，容易发生腐烂等情况，影响档案的实效性。因此，企业单位应扩充对档案管理的现代化建设，除设立档案管理室、档案橱柜等基础设施外，还应引进电脑、监控设备等，以信息化手段强化档案管理的安全性，尤其是对于一些数据的存储，电脑的筛选排列功能可以直观地解读出问题的重心，为档案管理人员节省出大量时间，以便于制定档案分析总结报告。

（三）筛选高素质人才。档案中包含许多企事业单位的机密。档案管理作为直接接触机密的岗位，需要极强的责任心与自制力，在做好资料整理的前提下，保障企事业单位的文件安全，应选取相对素质较高的优质人才进行试用考察，继而为其提供内部培训机会，帮助相关人员树立现代化的管理观念，以高效的管理水平推动档案管理的稳步发展。

（四）多种管理方式结合。现代化的管理软件虽更加便于工作执行，但由于软件的不稳定性，有可能造成文件的丢失或损毁，因此，现代化的管理应与传统管理方式结合进行，保留原有的纸质文件，以备不时之需，公用电脑应设置密码，确保工作人员离岗时的安全性。

三、结束语

社会在不断地发展，档案管理也随之悄然发生着变化，目前很多企事业单位都开始使用新型的技术手段管理资料，因此，相关人员应活学活用地将技术知识应用到实际管理工作当中，以完善的管理制度，确保企业或单位的持续发展。

【参考文献】

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