信息技术在档案管理中的应用

陈洁

摘 要：在现阶段，全球都已经进入了信息时代，在这个背景下，各个领域都在对信息技术进行运用，并不断加强生产和工作的效率和质量，这对于档案管理工作也不例外。在信息时代背景下，计算机技术因其便捷、快速等特点备受人们的青睐，已经成为人们日常生活、工作中的重要工具，逐渐成为档案信息管理中的重要因素，促进了档案信息化管理的实现。

关键词：信息技术；档案管理；应用要点

中图分类号：G271；文献标识码：A

引言

档案管理是档案馆直接对档案本身或者档案信息进行管理并使用，为档案利用者提供服务的工作和业务，这存在于各个机构中，占有重要的社会地位。随着社会的建设和时代的发展，档案信息大爆炸式增涨，传统的档案管理方式暴露出如管理手续繁复，空间资源浪费，档案保存困难等严重的弊端，不适应于时代发展，已初步与大数据时代接轨。目前档案管理工作在信息技术的支持下成本大幅度的降低，效率却大幅的增高，信息化技术已迅速渗入到了各行各业的档案管理中，有了可喜的进展。然而信息技术运用于档案管理还处于初级阶段，存在一些弊端，如信息的安全性和可靠性降低等。对此，本文就信息技术在档案管理中的应用现状、存在的问题和发展方向进行讨论和展望。

1 信息技术在档案管理中的重要性

如今社会信息系统发展过程中要不断促进资源管理利用水平，在作用和地位上要不断优化处理好档案管理工作顺利进行，运用计算机提高档案管理工作中优势互补，保障档案管理信息合理处理。积极运用计算机信息技术促进档案管理积极意义，计算机技术本身就是可以容量大量的内容，同时存在很多优势特点，比如成本比较低、搜索比较方便、稳定性比较强和保存时间比较长，保密性比较好，和传统档案管理相比较存在很多优势，需要不断推动国家档案管理水平，促进档案管理人员档案管理积极性，充分积极运用信息技术和档案管理技术，完整做好档案管理工作。

2 信息技术在档案管理中的应用要点

2.1加强重视加快无纸化办公建设

首先作为档案管理机构领导要全面重视档案系统的信息化建设。档案管理工作的信息化建设，不仅需要大量的人力物力支持，还需要引进专门的信息化人才进入档案管理部门，以提高档案管理机构的信息化应用水平。而这些工作在实践中不是一蹴而就的，既需要经过一段时间的经验积累，也需要大量的人力物力投入。由于档案管理办法需要社会人员不断适应才能进付诸实践。因此要让单位领导充分认识到档案信息化的重要性，就要从改变思想意识角度着手，将档案信息化建设纳入到本单位的发展布局当中，结合本单位档案管理的特点，优化信息系统管理构架，以提高单位信息化建设水平，吸引专业的信息化人才进入档案管理系统中，提高档案信息处理效率。

2.2档案管理机构要提高标准化、规范化水平

在社会发展过程中，档案机构要着力提高标准化，规范化水平。档案信息系统建设离不开档案信息标准的指导和规范。档案信息系统建设好坏的衡量标准是档案管理工作最终的标准化、规范化水平的提高。所以要不断推进和加强档案信息管理平台建设，各种管理系统不能杂乱无章，系统要兼具整体性和实用性，要具备较强的可操作性，能够让档案管理人员利用档案管理系统整理档案信息。同时要建立档案信息化管理规章制度，无规矩不成方圆，要从人员的职责岗位、操作流程、信息处理方法等方面严格规范，对档案信息质量要严格把关，建立起统一的档案信息管理标准，实现档案一体化管理，以实现档案资源的无缝对接，全面提高档案管理效率。

2.3多媒体技术应用

在信息化档案管理中，应用多媒体技术能有效处理档案信息中的图、文、声等资料，能为档案信息查询提供更加人性化的服务，其主要服务内容包括：1.支持全文检索。在传统的档案检索中，主要采用关键词检索的方式；而依靠信息技术，所有的纸质文档都得到了数字化转换，工作人员只需要按照资料库中具体的分类要求，针对性地查找档案。2.对音像档案信息的检索。在传统检索中，针对音像档案类资料主要通过借助辅助设备才能获取信息，如果没有辅助设备支持，则无法获得信息。3.在档案信息编研中，工作人员通过计算机就能编辑档案信息（在权限允许的情况下）；除此之外，还能通过光盘、U盘等拷贝资料，实现对资料内容的编辑，这是传统技术无法所代替的。

2.4条码技术

该技术是电子数据交换与计算机管理技术相结合的产物，在数据读取中，只需要用采集器扫描档案条码，计算机就会显示与这个档案有关的资料，包括档案简介信息、年代信息、保管期限等。该技术的应用有效解决了档案管理中存在的缺档、摆放错误等问题，保证了档案管理质量，降低工作强度。

3 对信息技术在档案管理中应用的展望

信息技术能有效促进档案管理事业的蓬勃发展，我们需要针对各单位性质的差异，针对性的解决信息技术存在的弊端，最大程度的发挥信息技术的潜力。首先，调整档案管理人员的结构是重中之重，为了适应信息技术的发展，档案管理人员需要同时具备传统档案管理能力和一定的信息技术基础，我们可以通过当前职员的再培训，使其学习信息技术的知识或者引入信息技术专业人员进行档案管理知识培训，建议在培养此方面人才是加强两项技能的融合。另外，对档案信息安全性要求高的单位需要增加数据全方位备份、數据运输、使用过程多层加密和信息防伪方面的技术投入，加强各项信息技术的开发。对信息共享有要求的单位需要加强共享平台的建设，电子信息的规范化归纳整理等，另外还需加大信息共享平台的宣传，使更多的人能获得有效的信息。对信息的真实性有要求的单位需要侧重于信息防伪技术的开发运用，防止档案信息造假带来的损失。

结束语

综上所述，将现代信息技术应用到档案管理工作中，会对档案管理工作产生重要影响，会推动档案管理实现变革。因此，在未来工作中，工作人员必须要认识到信息技术对档案管理工作的影响，能正确利用条码技术、多媒体技术，对档案管理工作进行优化，保证档案管理工作能实现变革，最终更好地满足发展的需求。

参考文献

[1]孟宪花.信息技术在档案管理中的应用研究[J].图书档案，2014，（20）：201.

[2]宋春.信息技术在档案管理中的应用[J].黑龙江科技信息，2014，（2）：83.

[3]庄虔前.浅谈信息技术在档案管理中的应用[J].现代办公，2015，（9）：90.

（作者单位：天津市滨海新区新地置业投资有限责任公司）