档案管理信息化建设初探

李青

【摘要】近年来，计算机网络技术、数据库技术、数据存储等信息技术的迅猛发展为我国档案管理事业信息化发展带来了前所未有的机遇，为档案信息化发展提供有力的技术支撑，档案管理的范围、手段与方法都在发生巨大的变化。档案管理信息化对实现档案信息资源共享，推进档案资源数字化、信息管理与服务标准化的建设意义重大。

【关键词】档案管理；信息化；人才建设；发展方向

一、档案管理信息化建设基本问题厘定

（一）概念

档案管理信息化建设是指在档案管理活动中以信息化建设为核心，通过信息技术手段提高档案管理水平，将档案管理模式从实体保管模式向数字化、信息化模式转变，并通过单位内部局域网，建立网络环境下的档案信息化综合管理系统，集档案的收集、保管、使用于一体，从而达到完善档案管理，提高档案使用的效率，提供更方便快捷的档案信息服务的目的。相对于传统的档案管理模式，档案信息化管理体系具有非常明显的优势。

（二）发展背景

“档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。”档案是人类社会发展的珍贵财产，也是我们宝贵的历史文化遗产。《全国档案信息化建设实施纲要》的颁布说明信息化是现代社会发展的重要标志之一。信息与技术在社会发展中的作用与日俱增。档案信息在信息时代有着重要地位，因为它最原始、最真实，不同于其它类信息。档案建设的重心发生转移，要求我们改变传统以手工编写的模式，向信息化、现代化发展。档案管理信息化建设，是档案管理工作适应新形势发展的必然要求。为了加快档案管理信息化发展的步伐，我们要与时俱进，了解档案管理信息化的内涵与现状，以及档案信息化建设过程中出现的问题，积极寻求档案管理信息化发展的方向。档案管理信息化发展，要服从于国家档案管理部门的统一领导，在管理中充分发挥现代信息技术的作用，提高档案资源的利用率，使档案资源在信息化的今天，更好地服务于社会。

二、档案管理信息化建设过程中存在的问题分析

（一）档案管理人员层面

很多档案管理人员对档案管理信息化发展思想认识不够，把档案信息化管理简单化，认为档案信息化管理就是把档案资料输入计算机。档案管理信息化建设不能与社会信息资源发展齐头并进；档案管理人员专业化水平低。档案信息化建设的全面展开，离不开熟练信息技术的高素质人员，档案管理人员的专业思想素质、专业技能等直接影响到档案管理信息化建设的质量与步伐；档案人员结构断层，老化现象严重。传统的档案管理人员熟练于纸质档案的管理，对于电子文件形成、信息存储等信息技术比较陌生，没有经过专业的系统培训，老技術管理新系统，档案管理人员的不成熟严重地影响了档案管理信息化的创新发展。

（二）档案管理信息化系统理论层面

很多部门缺乏长远眼光，档案管理信息化发展出现短视现象，理论与实践的融合度不够。多数部门正处在信息化摸索过程中，还没有能够熟练掌握现代档案信息化的管理方法，对档案工作的发展缺乏长远思考，导致总体规划建设做不好；有些部门信息化建设盲目。受缺乏信息化技术专业队伍因素的影响，不少部门因自身技术不足，盲目照搬，形式套用，这种“拿来主义”缺乏系统的理论分析，针对性，实用性不强；轻信息资源建设是第三种现象。信息资源建设是档案信息化发展的重头戏，很多单位把资金几乎全倾向于设备，信息资源建设的投入微乎其微，造成了档案信息化建设发展缓慢甚至停滞不前。

三、档案管理信息化建设的基本原则

（一）统一领导、分级管理原则

统一领导，是指对全国档案管理工作实行统筹安排与全面规划，统一档案管理的业务标准和相关的管理法规，统一方针、政策，接受统一的指导、检查；分级管理具体指档案工作由各级档案管理部门分层管理。在国家整体档案工作的统一部署和要求下，切合实际，各档案管理部门制定符合本地区的档案制度，管理办法，发展规划等。这样才能形成有序的档案管理体系，有利于推进档案管理信息化发展的连续性，实效性。

（二）安全性原则

档案的安全性包括档案管理物质安全与档案信息安全。档案数字化、信息化建设服务于社会的同时，其网络脆弱性一面逐渐突出。要想档案管理信息化发展更好地服务于社会经济发展的需要，加强网络安全技术的研究是摆在我们面前的重要任务，我们要充分保证档案信息的真实性、原始性，要深入安全策略的研究与开发。比如强化访问控制策略的研究，强化网络服务器安全控制策略等研究。

（三）规范性原则

规范是一切工作、一切制度长远发展的需要，档案管理工作的质量、效率的提升离不开规范。馆藏的纸质档案通过信息化技术手段转化成数字化信息，电子文件接收进馆的管理，实现纸质档案与电子档案双向管理或者融合，离不开规范。

四、档案管理信息化建设的未来发展方向

首先，加强档案管理信息化的基础设施建设。基础设施建设是档案信息资源开发利用和信息技术应用根本要求，其核心是档案信息网络，这是档案信息传输、交换和实现资源共享的必要手段。加强档案管理信息化的基础设施建设，一要依靠网络，配置统一的与档案管理现代化相适应的软、硬件设备，如配备计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备。二要选用规范化、通用化及稳定性和安全性有保证的档案管理系统，以实现档案信息的传输、交换和资源共享。另外，应增加地方财政在档案信息化方面的资金投入，加快档案信息化的建设。

其次，完善档案管理信息化的标准体系建设。制定和实施档案工作规范与标准体系，是档案管理信息化建设的重要保障。档案管理信息化的标准体系贯穿档案资料的归档、管理档案信息的资源标识、描述、转化、存储、查询、交换与使用等全过程。应在借鉴国内外先进经验的基础上，依据国家规定，结合档案信息化建设实际情况，不断建立和完善城建档案信息化标准体系，探索并制定适合档案管理信息化的法律规范。建立和完善包括基础、管理、业务与专项等方面的标准以及技术规范的全面而统一的标准规范体系，使档案信息化成为技术标准清楚、质量要求准确，档案信息化工作有法可依，有章可循。

再次，健全档案管理信息化的安全管理制度。这是档案管理信息化的保护屏障。首先，由于档案信息化管理体系的资源共享性，要求充分开发及利用档案资源，使其服务功能达到最大化。电子文件保存、網络软件的使用的各个环节都要具有可靠性、真实性与完整性。要不断完善档案管理信息化的安全管理制度，建立一套严格的安全措施。确保数字档案和电子文件内容真实、长久可读和有效利用，为保障网络信息系统的安全，可采用数据库自动备份、身份认证、防范病毒的网络系统、查阅权限和加密保护等先进的安全防护措施，确保档案信息的安全性。档案管理人员要不断强化思想认识，提高的防范警惕性。

最后，打造过硬的专业化档案工作人员队伍。档案管理信息化发展离不开一支信念坚定、业务过硬，技术精良的专业化队伍。坚定的信念与职业操守，是档案管理工作得以展开的前提保证；热情的态度、敬业乐业的精神，是实现档案管理工作价值的保证。档案工作具有很强的服务性，需要档案管理人员热爱档案业，敬畏档案事业、奉献于事业；信息网络技术的飞速发展，改变了传统档案管理工作的方式，向知识型转变，依靠现代信息与技术，需要专业本领过硬的人才，需要管理者能精确把握专业性的档案，能根据社会或部门工作的需求，及时提供档案信息，管理档案。我们要根据时代的发展，以及档案管理信息化的要求，建立档案管理人员培训机制，使培训常态化、持续化，确保档案信息化工作的持续发展。

此外，要不断健全档案管理信息化的资源体系建设。档案管理信息化的资源体系是档案信息化的核心内容，是档案信息化建设的实质。新时期应进一步健全配套的档案信息资源体系，加大对新生电子文件规范化的监督、管理与接收工作，加快电子档案目录中心、纸质档案全文数据库及多媒体档案数据库的档案信息资源库的建设。运用信息技术与多媒体技术对各部门档案信息资源进行纵向整合和横向整合，合理配置，科学管理，拓展档案资源的渠道方式，整合档案信息资源。

五、结语

实现档案管理的信息化发展，对我国进行全方位的信息化发展具有重要的意义。应加强档案在社会与生活中的地位，逐渐建立更加先进的现代化档案管理系统，加大信息化建设力度，实现档案管理的数字化、信息化，为用户提供更加优质的服务，实现信息化资源共享的目标。

参考文献

[1]郭姣.论档案管理信息化发展方向[J].办公室业务，2013（5）.

[2]孙冬云.新时期档案管理信息化的对策研究[J].信息技术，2011（11）.