论档案管理工作的现状与创新研究

秦伟强

摘 要：档案是记录并保留人们生活和工作历史的一种方式，在人们的生活中扮演着重要角色。不同行业都会建立档案来记录一些信息和数据，以便今后查阅，因此，档案管理工作是否得当，起到至关重要的作用。因为不同部门、不同人员的档案记录是不同的，档案管理者需要分类归档整理，这就会对档案管理工作提出更加严格的要求。本文就档案管理工作概述、档案管理工作的现状、档案管理工作的创新对策进行深度探究分析，从而为各行各业提高自身的档案管理水平提供理论依据。

关键词：档案管理；现状；创新；对策

随着我国经济的发展，不同行业都随之兴起，伴随着越来越多的业务量，就要进行整理、记录和保存，方便今后查阅。因为行业的不同，档案管理工作的要求也不同，我国目前许多行业的档案管理工作都存在或多或少的问题，导致后续的很多工作无法顺利进行。因此，各行业参与档案管理的工作人员，要慢慢改变目前存在缺陷的现状，为保证档案管理安全化和规范化的同时，还要积极发掘并开拓档案管理的各项功能，不断对档案管理工作的观念、管理、机制等进行创新，保证档案管理工作的有序进行。

一、档案管理工作概述

档案管理工作对于每个单位来说都具有重要的意义，合理归档、开发、管理档案资源，有利于单位今后的查阅。档案管理工作具有许多特点，例如：需求多样性，整理归档后的档案会被不同使用者查阅，使用者的类型各不相同，对档案的要求也就不尽相同，所以档案管理使用的载体、记录的内容就会具有多样性，以满足不同使用者的多样性需求。随着科技的日新月异，信息化、网络化的时代已经到来，推动了档案管理的公开化发展，从而体现出了档案管理开放性的特点。此外，因为人事档案管理具有广泛性，其档案信息需要面向整个社会群体，管理内容相对来说比较复杂，增加了档案管理的难度。

二、档案管理工作的现状

档案管理工作涉及的数据比较多，内容也具有多样性，所以档案管理工作在管理时具有一定的难度。大部分档案记录的信息是要手动录入的，这样工作的效率较低，并且在录入时，一旦出现录入错误的情况，今后使用者在进行查阅时，就不会查询到相关信息，这样就造成了资源信息的无效化利用，除此之外，我国目前的档案管理工作还存在一些其他的不足之处，主要有：

（一）档案管理工作繁琐复杂

随着国家对人事的重视，部分单位也开始逐渐加强对档案管理工作的重视，即便如此，我国目前的档案管理工作依旧存在一些并不令人满意的地方。单位在扩展业务，壮大规模的同时，各个部门人数、项目信息、数据等也随之增加，为了方便今后查阅，就要利用先进的技术方法，将复杂的档案进行记录、规整。大多数单位依旧采用传统的档案管理模式，表面看似正常，但实际的工作体系已经出现混乱的现象。

（二）档案管理工作缺乏完善的机制

不同于其他工作的性质，档案管理工作具有较高的敏感性，前期工作做不好，会对后期构成严重威胁。许多单位采用的档案管理机制并不完善，导致档案记录的模糊、混乱，不利于后期使用时的查阅。例如：对于工作表现优秀的员工，进行适当奖励，"表现优秀"评定的概念没有阐释清楚，是按时上下班，做好自己的本职工作就是表现优秀，还是除此之外，做了许多本职工作以外的工作，这样笼统的概念没有明确的要求，会让员工觉得一切的奖励制度都是由领导随心所欲而制定的，并没有规范性，这样并不能激起员工的工作热情。部分单位会模仿、采用其他单位的成功模式，忽略了本单位自身的发展模式和特点，导致档案管理机制实施的过程中出现更多的矛盾和失误，不能很好的归纳整理，对今后的查阅也埋下了隐患。

（三）档案管理人员综合素质水平有待提高

档案管理工作人员的素质水平高低，对档案管理的质量有至关重要的作用。大多数单位的档案管理人员的综合素质都不是很高，主要是因为在工作的过程中，并没有严谨的对待，出现问题时，第一个想到的不是解决、弥补问题，而是相互推卸责任。另外，档案管理人员不能与时俱进，及时学习新的前端技术，导致其管理水平仍然停留在旧时代上，加上团队间缺少必要的合作交流，影响整体团队利益的同时，对档案管理工作也完成了不必要的影响。

三、档案管理工作的创新对策

传统档案管理工作存在许多弊端，单位要想谋得好的发展，必须要与时俱进，不断创新档案管理工作，常见的措施有：

（一）优化档案管理机制

每个单位要想使档案管理工作规范化、正常化，就需要突破原有档案管理框架的束缚，不断完善、优化档案管理机制。档案管理机制的制定，应该是符合单位全部包括上层领导在内的全部人员，这样才具有权威性，以此来确保档案管理的质量。优化方案管理机制，需要构建完善的竞争机制，采取公平公正的聘用方式，择优录取。其次，单位应当在传统档案管理机制的基础上，完善对档案管理的開发和利用，建立规范的、合理的、行之有效的档案管理机制。此外，还应该建立完善的档案管理人员评估机制，以此来激励工作人员全身心的投入到档案管理工作中。档案管理工作人员自身，在做好本职工作的同时，也应不断学习并探索新的管理方法，促进对档案管理机制的优化建设。

（二）建立档案管理工作新体系

档案管理工作需要将资料集中进行分类管理，将分散的资料进行整合。所以，单位需要对档案管理机制的工作流程和体系进行合理的规划。建立新的档案管理体系，需要建立安全的网络工作平台，将分类的档案信息录取系统，进行合理管理。因为档案管理设计的内容多样化、复杂化，进行电子技术管理的同时，对纸质版最好是进行备份管理。其次，建立完善的档案管理工作体系，要与时俱进，利用先进的科学技术，制定合理、规范的工作流程，确保档案管理工作有序进行。

（三）提高档案管理工作人员的综合素质

档案管理工作人员的综合素质，对档案管理工作具有重要意义。在日常档案管理工作中，单位应该实行责任制，明确档案管理工作人员的工作范围和职业，谁负责的工作，出现问题，应该自己主动承认并解决。所有工作人员，应当遵守单位考核制度，及时发展工作中存在的不足，防止问题的发生。档案管理工作人员应该不断学习新的技术和技能，多多参加交流活动，提高自身处理和解决问题的能力，降低故障发生的频率，提高整体工作能力。

（四）强化数据管理

对于档案管理工作的优化而言，各单位还需要强化数据管理。第一，所有的档案数据尽量通过云存储进行保管，打造属于自身的档案管理工作系统，确保在数据管理上能够更加的灵活、便捷。第二，在数据管理的过程中，要坚持进行革新。例如，当有新产品或者新技术问世后，要进行积极咨询和试用，观察是否与自身的档案管理工作任务相符合，如果新的科技产品符合预期，则可以进行积极的推广应用，促使数据管理层面，能够得到良好的优化、革新。

四、结语

档案管理工作需要不断进行改进和创新，才能及时发展问题的根源和不足之处。传统档案管理工作将会随着科技的发展，面临更大的挑战，所以必须与时俱进，创新并优化档案管理体质，提高档案管理人员的综合素质，采取科学合理的有效方式进行管理，保证档案管理工作的有序进行。

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