加强研究所印章管理的几点思考

何文上 魏继昌 雒淑珍

[摘 要]印章管理是办公室的一项重要管理工作，也是研究所管理工作中的重要组成部分，随着新形势下单位各项工作的不断发展，使研究所印章管理同样也面临着新的问题，通过充分运用信息化手段、可回溯机制、有痕管理等有效措施，更加科学规范地管理研究所印章，使管理工作、服务工作再上新水平是作为枢纽部门的办公室全体工作人员共同努力的追求。

[关键词]印章管理；研究所管理；信息化管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.30.115

研究所的印章管理是一项重要的日常工作，加盖印章也是研究所各类文书、合同、材料生效时的最后一道审核程序，设专人负责研究所各类印章的日常管理、保存、用印、材料留存，是印章管理的基本遵循。虽然各单位都有自己的具体情况，但都是在1993年国务院印发的《国务院关于国家行政机关和企业事业单位印章的规定》（国发〔1993〕21号）基础上，结合单位的实际情况进一步规范管理。作为从事果树科研工作的中国农业科学院果树研究所，是我国成立最早的国家级综合性果树科研机构，到2018年已经成立60年，在印章管理工作上与其他科研院所相似，按照部门、人员岗位职责分工和相关规章制度严格管理。

随着各项工作的不断发展，特别是近年来科技创新、成果转化、科技兴农工作发展水平的不断提高和发展速度的不断加快，各种材料、合同的用印数量不断增加，使单位有关领导和各职能部门工作人员的工作量、复杂度进一步攀升。仅以中国农业科学院果树研究所的公章为例，一年下来的用印数量就在15000～16000次，每天的用印数量在40次左右，中国农业科学院其他兄弟单位与果树研究所的情况类似。如何在遵守国家和上级主管部门有关规定、制度的基础上，进一步规范流程、科学高效地对印章进行管理，更好地为单位发展服务，已经成为研究所有关领导和广大职工迫切需要解决的问题。

通过调研发现，中科院、中国农科院的各个专业研究所的多数制度的更新周期为3～5年，也就是说，多数制度在实施3～5年后，就面临着新一轮更新、修订。印章管理规定的更新周期在5年左右，这从另一方面也反映出研究所各项工作在近年来的高速发展。具体到一个研究所，随着部门、机构和职能的重新分工与调整，印章管理的规章制度也在发生相应的变化，但这种变化都遵循着更加规范、科学、高效方向发展，特别是随着信息化建设的不断发展，网上办公系统的广泛应用，很多线下流转的工作流程都呈现向线上线下同步、线上流转的趋势，印章管理也是如此。这同样符合“让信息多跑腿，群众少跑路”的改革要求。作为科研单位在落实“放管服”的具体工作中，我们应该以“放权要出活力、管理要出效率、服务要出质量”为指导，采取有力措施，进一步优化工作流程、提出工作质量。

1 进一步規范各类印章使用范围及审批权限

研究所、研究所党委印章是研究所依法依规履行职责、行使权力的重要凭据和标志，使用范围是涉及全所的重要事项和以研究所名义印发的各类文件材料。各部门、研究中心以研究所名义上报、对外联络的各种报表、材料、公文，及以便函形式发出用于联系公务活动的材料等，须具体工作人员起草，经所在部门、研究中心负责人审核并报主管所领导审批，其中研究中心上报的重要材料，须在主管所领导审核前先交由业务主管部门审核，并填写办公室统一印发的盖章申请单后，办公室根据领导审核情况加盖研究所印章。其中，以研究所党委名义上报的材料，须经所在部门负责人审核，并报研究所党委书记审批后，填写党委办公室统一印发的盖章申请单，方可由党委办公室加盖公章。发出公文、重要材料底稿或复印件应按分工在办公室和党委办公室备份、存档。研究所法人代表名章须经法人代表本人同意方可加盖。分管所领导名章在分管业务工作范围内使用，须经本人同意方可加盖，以研究所名义对外的重要合同性材料不得加盖法人名章或分管所领导名章。各部门、研究中心印章用于本部门、研究中心业务范围内相关业务材料，由部门负责人审核需盖章材料无误后加盖，同时留存盖章材料备查。

2 不断加强印章管理人员管理

不管是研究所的各类公章，还是各部门的印章，都是单位和部门对外联络的重要凭证和依据。管好用好印章是有关工作人员的重要岗位职责，随着各项工作的发展，各类材料、文件不断增加，印章管理工作人员肩上的责任也越来越大。要通过讲解相关规章制度、法律法规和实际案例，使印章管理工作人员牢固树立红线意识、底线意识，严格按规章制度办事。无关人员不得接触印章，更不得私自在有关材料上盖章。特别是要严防在空白纸张上加盖任何公章。同时要向各级领导和广大职工宣传、讲解用印审批流程、权限，加强对用印材料、合同的审核，各司其职、各负其责，强化各部门、中心负责人对用印材料、合同内容的审核职责，强化分管所领导对用印事项的审批职责，强化印章管理人员对用印材料的合法、合规性等格式审核，有力维护单位的正当权益不受损害。一旦发现问题，将对有关领导和工作人员进行追责、问责。在日常工作中，印章管理人员要将职责范围内收回的各类盖章申请单分类整理、存档、备查，将具有存档价值的用印材料，按照档案管理要求，分门别类地按照时间先后顺序进行存档备查。

3 充分运用信息化手段加强管理

目前信息化办公的应用范围越来越广，信息化建设与管理服务的各项工作的融合度越来越深，印章管理工作也不例外。通过网上办公系统进行用印审批，为广大职工和各级领导都提供了方便。同时，在各类盖章申请单之后上传附件材料的要求，也使用印材料的有痕管理、可回溯查询变得更加简便、易行。通过开发电脑、手机、平板等客户端，使大家随时都能根据工作需要参与到工作流程中，本身就是工作进步的一种具体体现。同时，印章管理的工作性质也对网上办公系统的适用性、稳定性、安全性提出了更高的要求，通过绑定电脑、手机客户端、实名认证、加强安全防护等措施，使系统运行更加便捷、可靠。同时，也为办公室及各管理印章部门提高工作水平和服务质量创造了更好的条件。

参考文献：

[1]中国科学院成都生物研究所印章管理办法[EB/OL].[2011-05-19].http：//www.cib.ac.cn/qtgn/gongkai/sfwj/sfwj1/201105/t20110519_3137148.html.

[2]昆明动物研究所印章管理办法[EB/OL].[2017-10-26].http：//www.kiz.ac.cn/xxgk/mulu/xxgk12/201710/t20171026_4878614.html.

[3]青藏高原所印章使用管理办法[EB/OL].[2010-05-12].http：//www.itpcas.ac.cn/jgsz/glbm/zhbgs/gzzd/201005/t20100512_2843977.html.