SAP物料主数据收集的改进

徐祥宇 王艳辉 肖云 王小红

摘要：SAP物料主数据是SAP系统的重要基本数据之一，物料主数据维护的正确性、及时性对生产组织有很重要的影响。文章针对物料主数据收集的过程进行分析，梳理字段间的相互关系及规则，提出利用公式固化规则的改进方法，可以减少人为错误，并提供数据维护效率。

关键词：SAP；物料主数据；数据收集

中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2018）05-0069-02

1 概述

因市場需求急剧变化，客户个性化定制产品增多，产品开发及更新换代加速，徐工随车起重机有限公司（简称SC公司）平均每年增加新品及定制化产品数量为110多个，2017年新增物主数据5000多个，数据处理人员需频繁加班才能满足生产的需要，会造成生产延误和数据处理人员的抱怨。为了解决这一问题，改进物料主数据收集方法，提高物料主数据维护的效率，是我们急需解决的问题。

物料主数据是SAP系统的主要主数据之一，是某种特定物料数据的主要来源，它包含了库存、生产、采购、销售、会计和成本等方面的重要信息。在SAP后勤系统的各个组件都需要用到它，例如：订购用的采购数据、货物移动过帐和管理库存盘点用的库存管理、货物移动时的物料估价或发票校验用的会计数据、物料需求规划用的物料规划数据。

2 原物料主数据收集过程分析

物料主数据完全的数据包含：基本视图、销售视图、工厂视图、采购视图、MRP视图、工作计划视图、库存管理视图、会计视图、成本视图，共涵盖51个字段，其中针对SC公司必填字段有20个，涉及字段的责任部门有技术中心、生产制造部、采购部、财务部、营销部。

原物料主数据收集流程如图1所示，由物料创建部门发起，创建物料主数据基本视图的基本信息后利用Excel模板通过邮件发给工艺部门负责统一收集及维护。工艺部门收到物料主数据收集模板后，根据物料加工工艺安排填写采购类型、反冲字段，然后将收集模板发至生产制造部、采购部、财务部、营销部进行其他字段收集。各部门填写完成后发送至工艺部门进行汇总，然后检查维护进系统，整个数据收集流程平均周期为5.6天。

原物料主数据收集流程在日常工作中出现了如下问题：（1）物料主数据收集涉及部门多，数据收集因责任人的各种因素效率低；（2）责任部门数据收集人员对字段含义不清楚，收集数据过程有推诿现象；（3）数据收集过程中，手工填写，数据量较大时会产生手误，导致数据不准确。

3 物料主数据收集改进

3.1 物料主数据收集改进方案分析

通过对物料主数据收集流程分析，发现数据收集周期长及错误率高等问题均由数据流转部门太多及其员工对数据规则不清楚造成。为了解决此问题，本文从固化字段相互规则、减少非必要流转部门方面提出改进方案。针对上述问题点，制定物料主数据收集改进方案步骤：（1）确定数据字段规则；（2）确定数据收集流转部门；（3）改进数据收集模板，将规则通过Excel公式写进数据收集模板。

物料主数据收集涉及的字段涉及51个，其中涉及物料号、物料描述、单位、物料类型等6个字段是物料创建时的基本信息，除系统默认不用填写及填写为固定值的字段，需要收集的字段有20个。通过实际业务，寻找这些字段间的相互关系并制定规则。如表1所示，物料类型的确定可以物料MRP控制、采购类型、评估类等字段的范围，再通过其他字段多方约束，最终确定除基础视图的基本信息外，工艺部门优先填写MRP控制者、反冲两个字段，通过EXCEL公式自动填写14个字段，由采购物流部填写采购组代码、采购周期、估价，完成物料主数据的收集。

3.2 物料主数据字段的Excel公式

根据制定的数据规则，利用Excel公式将规则写进数据收集模板，主要字段公式如下：

进口国产= IF（OR（MRP控制者="501"，MRP控制者="202"，MRP控制者="102"），1，IF（OR（MRP控制者="101"，MRP控制者="201"），2，""））

产品组= IF（物料组=10014，11，IF（物料组=10015，13，IF（物料组=10016，12，IF（物料组=10017，15，10））））

科目设置组= IF（产品组=10，"01"，"02"）

MRP组= IF（OR（MRP控制者="S02"，MRP控制者="S01"，MRP控制者="Z02"，MRP控制者="Z01"，MRP控制者="G00"，MRP控制者="J00"），MRP控制者，""）

可用性检查= IF（产品组=10，"02"，"KP"）

采购类型= IF（OR（MRP控制者="S02"，MRP控制者="S01"，MRP控制者="Z02"，MRP控制者="Z01"，MRP控制者="G00"，MRP控制者="J00"），"E"，"F"）

特殊采购类= IF（OR（MRP控制者="S01"，MRP控制者="Z01"），50，""）

生产仓储地点= IF（OR（MRP控制者="S02"，MRP控制者="Z02"），5001，IF（MRP控制者="S01"，"S001"，IF（MRP控制者="G00"，"G001"，IF（MRP控制者="Z01"，"Z001"，IF（MRP控制者="J00"，"J001"，""）））））

库存地点1= IF（MRP控制者=501，1007，IF（OR（MRP控制者=201，MRP控制者=202），1002，“ "））

配送类型= IF（OR（特殊采购类=50，AH5=1，AT5="Z010"），0，IF（A物料组=1007，1，2））

独立集中= IF（采购类型="E"，1，2）

评估类= IF（OR（MRP控制者="S02"，MRP控制者="Z02"），7920，IF（MRP控制者=501，3009，IF（MRP控制者=101，3001，IF（MRP控制者=102，3002，IF（MRP控制者=201，3004，IF（MRP控制者=202，3005，IF（MRP控制者=502，7901，IF（MRP控制者=301，3006，IF（MRP控制者=401，""，7900）））））））））

序列号参数文件= IF（OR（MRP控制者="S02"，MRP控制者="Z02"），"Z010"，""）

3.3 改进后流程及效果

通过上述改进，优化收集流程，将原有的五个收集部门减少到2个，即由技术中心发出到采购部收集，再回到技术中心进行维护；将改进前的并行收集方式改为串行收集方式，实现对口人“一对一”的关系；利用Excel公式改进物料收集模板，将收集字段由20个减少到5个。改进后的物料收集流程为：技术中心发出→采购部填写→技术中心维护。

改进后的物料主数据收集流程在SC公司使用后，物料数据的维护效率得到了明显的提升，原流程需要几天才能完成的工作简化到了两天内都能完成，甚至几分钟就能完成，解决了SC公司数据维护不及时的问题，并大大缩短了产品的生命周期，为企业适应个性化市场提供助力。

4 结语

本文针对原SAP系统物料主数据收集流程行了改进。改进后的流程，借助字段间逻辑关系及Excel公式，对其收集流程及数据模板进行改进。改进后流程大大减少数据人员的工作量并提高效率，提高了企业应当市场变化的能力及市场竞争力，为产品快速生产提供支撑。可为类似数据维护流程设计提供参考，并为下一步智能化数据收集软件设计提供基础。

参考文献

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