浅谈ERP环境下某化工企业的内部控制

王振光

【摘 要】某化工公司下属多个生产企业及辅助单位，各企业主要生产煤化工产品，2009年开始，各主要生产企业运行SAP系统，部分辅助单位运行用友系统，系统不统一给内部控制造成困难。论文主要论述ERP系统上线后对该化工企业内部控制产生的影响，分析其中存在的问题，同时就完善ERP系统下内部控制提出一些建议。

【Abstract】A number of production companies and auxiliary units subordinate to a chemical company， each of which mainly produces coal chemical products. Since 2009， the main production enterprises have been running the SAP system， and some auxiliary units have been running Yonyou system. The disunity of the system causes difficulties in internal control. This paper mainly discusses the influence of ERP system on the internal control of the chemical enterprise， and analyzes the existing problems in it. And some suggestions for perfecting the internal control under ERP system are put forward.

【關键词】ERP；内部控制；信息化

【Keywords】ERP； internal control； informatization

【中图分类号】C931.2 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2018）06-0017-02

1 引言

ERP（ Enterprise Resources Planning，企业资源计划）是20世纪90年代初兴起的企业管理信息系统，ERP系统是针对物资管理、人力资源管理、财务管理、信息管理集成一体化的企业管理信息系统。ERP系统实际上是会计电算化系统发展到一定阶段的产物。会计电算化的发展有利于促进会计工作规范化，提高会计工作质量与工作效率，更好地发挥会计的作用。但是企业在运用了ERP系统后，企业会计核算和管理环境会发生很大变化，内部控制程序和方式应当相应地改变。因此，在ERP环境下的内部防范和控制制度的建设显得尤为重要。

2 ERP系统对内部控制的影响

2.1 事前控制

ERP系统下，事前控制主要包括以下两个方面： ①预算控制。煤化工行业面对着多变的外部环境以及日趋激烈的同行业竞争，该公司在发展过程中面临着来自各方面的挑战。公司在想方设法开拓业务渠道，扩大利润基础的同时，还要不断加强预算控制，降低成本，既要开源，也要节流。将企业整体战略目标分解为具体的实施项目并细化控制标准。目前该化工公司的预算控制主要是通过集团公司组织的年度预算编制来实施，通过用友系统的预算管理功能来实现企业的生产经营预算控制。在SAP系统中则实现固定资产（主要是维简、安全等非基建类）投资预算控制、可控费用预算控制，基本建设投资预算则是通过手工编制投资计划的方式实现[1]。②授权控制。根据公司的职能组织结构及员工的岗位职责，对业务人员的系统操作权限和查询范围进行详细设定。保证ERP系统内的各项业务活动均由被授权的人员执行。由于目前该化工公司生产经营业务主要是通过SAP系统控制，因此在SAP系统中设定了不同业务人员的权限，权限的分配由各业务主管部门确定，然后由公司报集团公司ERP项目管理人员分配。

在ERP系统中，事前控制可以增加控制的客观性，克服控制过程中的人情障碍，从而保证相关控制制度得到严格执行。

2.2 事中控制

2.2.1 业务程序控制

在业务处理中，以经营管理过程中各项信息为主线，依照企业各项规章制度，将物料消耗、原料采购、产品销售、库存管理等各项业务加以规范，通过环境设置、条件选择、事项驱动等软件技术将各项业务处理过程整合到系统中，通过系统将进一步规范各项业务的操作步骤。

2.2.2 会计系统控制

根据实际情况，该化工公司目前主要在以下三个方面采取控制措施：①会计科目：按照企业会计准则和集团公司相关要求，准确设置和应用会计科目，规范会计核算，从而提高会计信息质量；②会计政策：由系统根据预先设置的程序，自动完成折旧计提、成本费用分配、损益结转等工作，从而杜绝人为调节利润现象的发生；③会计报表：通过事先设定取数公式，系统根据会计账簿生成会计报表，从而减少人为干预，保证报表数据真实、完整。目前该化工公司按照集团公司统一规范，利用用友系统进行报表的生成上报。

通过系统进行事中控制，可以提高内部控制的可靠性，减少人为因素带来的随意性，保证各项业务有效地控制在制度框架内，从制度上保证内控的稳定性和延续性。

2.3 事后控制

①数据核对。在ERP系统中，各个子系统之间的数据可以实现自动核对，如总账系统中的往来款项与应收、应付系统中的余额是否一致，总账系统中的库存变动及余额是否与物料系统中的实际出入库情况相符等等。②检查预算执行情况。系统可以即时反映成本费用的完成情况以及固定资产投资（主要是维简、安全等非基建投资支出）完成情况，拒绝超预算业务执行。③检查制度执行情况。通过查看系统日志，可以分析员工的工作内容及行为方式是否合乎制度要求。可以对包括财务管理、供应管理、销售管理、仓库管理等系统操作人员的日常操作进行检查。

3 ERP系统下内部控制中存在的问题

3.1 预算控制不严

在SAP系统中尚未实现预算的严格控制，主要表现在以下几个方面：①目前尚未实现对成本费用的全面控制。SAP系统已启用成本费用的预算控制功能，但是系统内对成本费用的控制是非强制性的，根据管理需要进行控制，也可不进行控制。②基本建设投资预算尚未在财务系统中体现。目前集团公司下达的基本建设投资计划是以EXCEL或者PDF文件的形式下发到各个单位，由各个单位在实际的业务中参考基本建设投资计划。但是基本建设投资计划尚未与财务系统相连接，这就造成了基本建设投资计划与会计核算系统脱节，无法从系统中控制超计划的投资支出。

3.2 SAP系统中用户权限分配不够明细

由于受经费原因等限制，目前仍然存在着几个操作员共用一个用户名的情况，比如在物料管理系统中，就存在着几位仓库保管员共用一个用户名的情况，在总账系统中也存在这种情况。这种情况的出现，就造成了无法准确判断业务的真正处理人员。

3.3 报表系统存在缺陷

由于SAP系统内部报表系统未进行全面开发，无法直接生成全部财务报表和内部管理报表。目前的方法是使用接口程序将财务数据从SAP系统导入用友系统，然后生成报表。但是由于两个系统之间数据结构等存在差异，无法将全部数据导入用友系统，造成部分报表数据无法自动生成，需要从SAP系统中查找相关资料，补充相关的报表数据。

3.4 物流控制尚未完全纳入ERP系统中

由于公司使用的地磅管理系统与SAP系统在数据接口还存在差异，因此无法将原材料的计量数据实时传入SAP系统，需要供应、计量、财务结算人员共同配合，通过其他平台将数据导入系统，增加了系统风险，也增加了内部控制的难度。

3.5 生产过程数据尚未纳入系统管控中

由于种种原因，尚未实现将生产过程中的物料消耗、产品产量等数据实时传入SAP系统的功能，需要人工将各项数据输入系统。这就造成了系统不能实时反映生产过程中的物料消耗和产品产量数据，不利于对生产过程中的物料消耗及产量进行实时控制。

4 完善内部控制的几点建议

针对该公司存在的以上问题，提出以下几点建议：①进一步建立健全基础管理制度。尤其是对ERP系统尚未涵盖的生产环节、部分物料的流通环节，制定严格的管理制度，减少人为原因造成的数据反映不准确情况的发生。根本的解决方法是实现生产环节、物流环节与ERP主系统的无缝对接，实现数据实时传输，用系统进行控制[2]。②严格预算控制。实现系统对各项计划、费用预算的全覆盖。实现全面预算系统与用友、SAP系统的全面对接，达到实时控制预算的目标。③加强组织和人员职能控制。就现有系统来讲，由于部分人员存在共用一个用户名的情况，应采取其他措施来区分业务经办人员。④加强内部审计。内部审计是企业内部控制系统的重要组成部分，也是强化内部监督的制度安排。在ERP系统运行过程中，审计人员对业务流程的评价和检验，在检测财务软件的可靠性、发现各种内控制度在执行中存在的问题的同时，对相关问题提出解决意见，从而提高会计核算质量和内控水平。

5 结语

对ERP系统的应用实践表明，只要系统设置规范准确，系统处理出错几率几乎为零，人为错误和舞弊现象几乎无法避免，一旦出现舞弊，会给企业造成巨大损失。对此，必须制定严格的内控制度并严格執行。我们应从实际工作出发，建立和完善更为科学的ERP内控制度，从而提高企业生产经营管理水平，更好地为提高企业经济效益服务。

【参考文献】

【1】潘晓波.浅论ERP环境下的企业内部控制[J].现代物业（中旬刊），2008（5）：71-72.

【2】颜小琴.ERP环境下企业会计信息系统内部控制研究[J].当代经济，2012（3） ：73.