计算机技术在办公自动化中的应用分析

韩云飞

摘要：随着信息技术的不断发展，计算机技术的应用也越来越广泛，给人们日常工作和学习带来了极大的便利。计算机技术和网络技术应用到现代企业中，实现了办公自动化发展，优化了企业办公管理组织结构，提高了信息的存储、处理以及分析的工作效率，为办公室人员的日常工作提供了便利。文章研究了办公自动化中计算机技术的应用，为提高办公效率和管理水平提供了可靠的技术支持和依据，具有十分重要的现实意义。

关键词：计算机技术；办公自动化；技术应用；数据分析

1 概述

办公自动化通俗来讲，是通过计算机技术，构建一个科学合理的、具备办公自动化属性功能的信息处理系统，实现提高企业办公效率的目的。工作人员通过借助计算机相关设备，对信息进行加工、处理和存储等，同时实现信息的有效传递。

办公自动化的构成要素有：

（1）工作人员。这是办公自动化的首要要素，尽管工作人员的职位部门不同，但都要使用办公软件，对操作系统有一定的了解，才能实现高效办公。（2）企业组织结构。这是实现办公自动化的第二要素，公司的组织架构决定了办公模式，而不同的办公模式所使用的办公软件自然也不同，一般现代化的企业会根据公司特点开发适合自己的办公自动化系统。（3）企业制度。计算机系统的自动约束系统是根据企业制度进行设置的，自动化约束制度为办公工作的顺利实施提供保障。（4）信息通信技术。企业部门之间分工不同，一般情况下各司其职，但有需要部门协同的工作就需要保障信息沟通及时有效，信息通信技术将彼此独立的办公系统统一起来，实现部门之间资源共享，互通互联，提高工作效率。（5）信息。信息是办公自动化的处理对象，办公工作就是围绕信息展开的。（6）办公环境。办公自动化改变了以往的办公环境，打破了时空对工作的限制，计算机技术的使用拓展了办公时空。

2 计算机技术在办公自动化中应用的重要意义

2.1 有效降低企业办公成本

传统办公条件下，办公成本较高，需要消耗大量的人力、设备、办公用具等，随着工作量的不断加大，需要投入的成本也成倍地增长。近年来，随着计算机技术的发展，在办公自动化中应用计算机信息网络技术，传统文件流转、信息交互、文件审批等办公流程完全可以基于网络展开，实现“无纸化”办公。计算机技术减少了传统办公过程中所需的部分人力、设备开支，并且可以重复利用，大幅度降低了办公成本，有利于实现集中化办公。

2.2 有效提升办公效率

计算机技术的应用大大提高了企业办公效率，尤其是在文件的编辑、数据查找、统计分析等方面具有非常明显的优势，同时对于文件的审批和修改意见也能及时反馈并处理，跨越了空间和时间的限制，大幅度提升整个办公过程的准确度以及效率。近年来各种信息系统的出现就是高效利用计算机网络和办公自动化技术的典型代表，未来一站式办公、跨系统办公，是解决当前“数据孤岛”问题的关键，是有效实现信息横向、纵向交流的重要途径，也是将來办公自动化发展的总趋势。

2.3 优化办公环境

传统办公环境中需要放置大量的存储文件、管理档案等的办公设施，有限的办公空间显得相对紧凑，随着计算机办公自动化技术的应用，文件仅仅需要在网络上进行远程存储（或备份）或者在本地硬盘上进行存储即可，计算机主机、打印机以及网络成为主流的办公配置，整个办公环境简约和现代化，多余的办公空间可以摆放盆景等，起到舒缓办公压$的作用，办公空间得到优化，有助于放松办公人员心情，提高办公效率。

2.4 激发办公创造力

应用计算机办公自动化技术，办公人员既可以按照标准化的办公流程进行作业，也可以根据工作需要进行自主化的办公设计，尤其在一些办公自动化软件和网络的应用过程中，只要按照既定的设计步骤进行应用即可完成相应的流程，不必拘泥于传统的条框，办公人员可以投入更多的精力专注于业务，有助于思想意识的解放，提高办公积极性，实现工作的创新[1]。

3 计算机技术在办公自动化中的具体应用

3.1 文字处理

文字处理作为计算机技术应用过程中的较为常见的一种形式，在办公自动化中占有极为重要的地位。文字处理包括文件的编辑、格式处理、修订等内容，日常办公中较为常用的计算机软件有WPS，Microsoft Office，Notepad++等。但是近年来随着客户端技术的不断成熟，利用在线网页技术处理文本内容已经成为办公的主流趋势，尤其是文字处理中要求较为严格的公文处理以及特殊文字处理，公文处理对于文字格式、字体应用等都有着严格的要求，具有较强的权威性；而特殊文字处理包括财务文字以及行业性较强的业务文字处理，同样为实现标准化和统一化，对于文本的样式等都有一定的要求。熟练掌握文字处理技术，是在办公自动化中应用计算机技术的基本要求，是每一位办公人员都应具备的基本技能。

3.2 图形、图像和表格处理

相较于文字而言，图形、图像以及表格的处理相对较少，但也是常见的办公应用，对于图形、图像处理而言，最为基本的要求就是准确和完整，能够反映作者的本意，以一种更加形象的表达形式来表述信息的含义。表格处理则是一种具有一定规律数据的表述形式，通过相对统一的格式，清楚反映出信息之间的对比性和联系性，相较于文字表述更具针对性，在表格数据处理过程中对于数据的准确性要求较高。图形、图像以及表格处理中，颜色配比、比例搭配等都是极其关键的，熟练掌握其处理技术需要大量地练习和应用。

3.3 计算机通信

计算机通信技术是以资源共享和数据传输为基本目的的信息技术，在办公过程中常见的计算机通信技术包括局域网通信、互联网通信两大类，局域网通信通常局限于本地网络或者部门网络之间，通过局域网软件如IPmsg、飞秋等进行信息沟通和文件交换，用于替代传统人工形式的文件和信息流传，效率和速度相对较高；而互联网通信技术在办公环境中的应用，常见的技术包括邮件技术、即时通信技术等，其中邮件技术作为办公条件下应用最为普遍的通信技术，实现了信息和文件的远程交换，成本极低。近年来推出的即时通信工具如微信、QQ等也是办公条件下常用的通信工具。除此之外，还有一些如Tenet工具登录远程桌面系统等应用，在一些特殊的办公场所也经常使用。

3.4 数据处理

数据处理包括数据生成、传输、存储以及利用，数据生成顾名思义是各种原数据的产生过程，其中主要包括文字录入、视频采集、语音与图片数据生成等。数据传输则是借助于计算机通信技术在网络之间进行传输，数据存储是极其关键的部分，包括文件存储、数据库存储以及云端存储等形式，相较而言文件一般保存于本地，资源利用率较低，而数据库存储是一种格式化存储形式，保密性、数据完整性以及可用性都有了较大的提升，同时，还可以借助于数据分析工具进行数据的定量分析，是目前各类信息系统存储数据的基本形式，而云存储通过将数据存储于云端设备，能够大幅提升数据的可靠性。计算机技术在办公自动化中的应用本质就是各类数据的处理，处于核心地位。

3.5 视频会议

视频会议是利用通信设备将本地会议终端与远程会议终端进行通信，实现传统意义上的会议功能，视频会议能够迅速传达决策部署，节约会议成本，大幅度提升办公效率，有助于跨区域、跨空间、跨部门的工作人员进行集体联系，是近年来计算机技术在办公自动化应用过程中较为典型的代表，在集团性办公、区域型办公等环境下得到广泛应用。在日常办公环境下，应用频率相对较少，但也同样是不可或缺的部分。

3.6 决策支撑

利用计算机技术辅助决策是当前流行的技术应用，其基本原理是基于数据统计分析，通过分析大量的业务数据，从而产生对数据模型的基本分析，決策和领导人员参考相关数据进行决策部署，这也是近年大数据应用的基本思路。计算机技术既可以提供决策支撑，同时，还可以针对服务对象、管理对象给出更科学的参考意见。除此之外，大数据分析还可以提供办公流程、个性化办公改进意见，为科学办公、高效办公提供参考，实现现代自动化办公[2]。

4 办公自动化的未来发展趋势

随着计算机、人工智能、网络技术、控制技术的进步，办公自动化将朝着智能化、微型化、快速化方向发展。计算机信息技术的功能由过去信息数据处理过渡到知识处理，知识库将取代数据库。其次，随着计算机感知能力的增强、输入输出技术的进步，计算机更加人性化、智能化。语音识别、生物测定、光学识别、神经网络等技术的发展，让人机互动变得更加便捷。人工智能技术是这几年的热门技术，目前人工智能已开始应用在工作领域，比如很多银行已开始用计算机取代人工咨询服务台，用户根据自身的需求到自动柜台拿号，然后根据号码顺序办理业务。科学技术的进步促进了电子行业的快速发展，计算机外接设备更加小巧、轻便、集成化，未来计算机将朝着人性化、网络化、智能化、综合化方向发展，这将促使纳米计算机、光计算机、超导计算机以及量子计算机的发展，到那时可能实现无人化办公，办公真正实现全自动化。

[参考文献]

[1]张步峰.计算机技术在办公自动化中的应用探析[J].数码世界，2017（12）：414-415.

[2]张建华，王战友.计算机信息技术融入办公自动化应用的研究[J].通讯世界，2017（17）：57-58.