电子信息档案管理与防范措施

王玉墁

【摘 要】随着时代的不断更新，科学技术也一直保持着迅猛发展的状态，并以各种形式融入人们的生活，改变着人们的生活方式。

【关键词】电子信息档案；管理；防范

不同于传统的用纸质记录的方式，电子信息档案管理在效率、管理时所耗费资等方面有极强的优越性。随着科技的进步，电子信息档案能借力“互联网+”，在信息技术的助力下优化档案管理，使更多的档案信息更好地服务于社会大众。尽管电子信息为人们带来了许多之前从未想过的便捷模式，但它的管理一定会存在一些漏洞。电子文件信息的安全性需要通过保护文件、保护文件的核心内容和数据文件而不是被破坏、丢失或窃取来保证。

1 电子信息档案管理过程中存在的痛点

1.1 对电子信息档案管理安全预防措施太单薄

由于我国电子信息档案管理起步晚，早期又受到一定技术上的限制，使得本就处于牙牙学语状态的电子档案体系构建事业整体稍显单薄，存在许多不足与缺陷。因此很难再有精力去考虑整个档案体系对可能的风险的承受能力，不能主动去规避风险。网络黑客或其它网络病毒是威胁电子档案信息安全的主要因素，当信息体系受到攻击和传染，电子档案信息就像直接暴露在敌人面前，安全得不到保障。这种风险不会立即得到有效的通知，甚至在恶意网络攻击之后也可能不为人知。罪犯通过木马入侵档案网站篡改档案信息、档案信息，甚至破坏数据，严重威胁档案信息安全，影响档案信息系统的正常运行。

1.2 电子信息档案管理设施与技术相对落后

电子信息文件主要通过服务器、软件和网络进行存储、搜索和共享，因此有必要加强电子信息文件系统软硬件设施的建设。传统的档案管理模式不能适应现代电子档案管理的需要，主要是由于基础设施落后，不能在当前计算机应用广泛的时代使用，计算机主要分为硬件和软件两部分。硬件设施长期未更新，软件操作错误导致数据丢失，突然断电，机房建设不完善，都会导致电子文件泄露。此外，计算机病毒、黑客攻擊等因素会以各种方式破坏计算机的软硬件保护网络，导致电子信息文件丢失或系统瘫痪。电子信息文件系统不能定期、及时地更新，对杀毒软件的更新不重视，导致系统老化，易受攻击。

1.3 电子信息档案管理人员职业素养不够

由于电子计算机硬件的载体寿命、生命周期和载体上都包含有计算机硬件平台的文件，因此档案信息的损坏、丢失信息的一致性等因素的影响是一个棘手的问题。大多数企业管理者常常不能及时发现风险，不能及时采取措施，不能解决风险。然而，电子信息文件的管理本质上是不安全的。当发生紧急情况或发生紧急情况时，一点疏忽就会使简单的防御完全失效。享受电子信息档案管理带来的便利，也应该具有一定的承受风险能力，企业单位在组建人事档案相关管理队伍，缺乏精通档案管理相关技术且精通计算机相关技术的综合性人才。而企业在进行档案信息化管理过程中十分需要计算机方面的技术支持。职员职业素养的缺乏便显得很严重。

2 对电子信息档案管理与防范措施提出的建议

2.1 健全与优化电子档案安全管理制度

执行特殊是特别的，特别的强认证措施处理，采用相结合的方式为双重身份认证和数字签名认证密码的身份验证，私钥，密码加密、明文和密文传输，数字签名和密码认证，等。这种身份验证方法需要经理下载相应的客户端软件并独立运行生成一对密钥，其中，对公钥进行加密，然后提交到中央数据库进行保存，并将私钥交付给用户。私钥的存在提高了整个系统的抗侵入性。时常学习并引进最先进的防御系统，保证与外界其它网络网页的安全距离，将电子信息档案的安全放在首位，重视电子信息技术的加密处理。重要的数据应该在CD上尽可能多的备份，备份应该以非智能的方式保存。确保电子信息文件的安全性。在每个企业档案提供文件在同一时间，尽可能通过电子邮件或第三方交付操作，如网页浏览、文件和信息发送之前应该做强大的反病毒扫描，使用循环过滤的方式阻止入侵其他常见的web页面，监督和维护杀毒扫描之前和之后的原始号码是一致的，确保原始档案不是恶意破坏或损失，发送信息而组织要确保页面发送后系统不会出现攻击，并有被窃取的可能性。电子信息档案系统要与管理部门合作，定期检查档案有无问题，以保密法的相关标准和要求为准则，禁止对外泄露档案内容。

2.2 加大对电子信息档案管理体系建设的资金投入

基础设施建设、计算机设备及其配套设施以及日常维护都需要大量的资金和资金投入。从硬件上充分利用计算机和网络技术，实现档案综合、多层次、多功能的现代化管理，建立和完善档案管理平台。熟悉整个档案管理系统，完善档案工作的运行机制，也要解决各部门联动的问题，建立相应的联动电子管理系统，实现整个管理和监控。时代在不断变化与更新，电子信息文件的操作也需要不断更新和学习。在预防和控制病毒的同时，信息系统的维护也要提高学习的热情。忌墨守成规，始终执着于原来的病毒库而不根据环境的变化更新知识结构。

2.3 提高电子信息档案管理人员职业素养

提升相关工作者的综合素质，让他们从传统的手工管理升级到现代的计算机文件管理，使现代的文件管理系统能够正常有效的运行。合理设置档案管理岗位，建立合理的激励机制，调动档案管理人员创造性、主动性工作。要求档案管理的工作者要有与时代共进的意识，保证知识水平和技术能力的更新能满足工作需要，在大数据社会背景不被淘汰。归档人员需要学习如何计划和实现应急计划、灾难恢复计划以及重新部署与电子信息文件相关的资产。对于电子信息管理，未雨绸缪比未雨绸缪要好。树立以风险预防为第一要义的意识，真的遇到风险时，采取有效的措施进行风险缓解和风险转移，弥补风险带来的损失。当涉及到新出现的病毒等问题时，档案管理员需要迅速做出反应，研究解决方案，并放弃“以不变的方式应对所有变化”的错误想法。关注有关情况，对电子信息档案的每个环节能严格把控、细致分析、果断决定是作为电子信息档案的管理人员应有的能力。要对防黑客技术持续学习，保护所在部门的利益。

3 结语

电子信息档案是一把双刃剑，带来机遇的同时也带来挑战。电子信息的基础是电脑和网络，也因此紧急情况随时可能发生，所以技术人员要提高对某些不知名病毒的警觉性、保持高度警惕。以帮助所在单位的更好发展。对档案信息化建设中存在的任何问题，都要确保能拿出切实可行的解决方案。使先进的信息化技术和档案管理工作互相助力，共同为电子信息档案的管理献出力量。档案信息化建设的未来美好但留有一段距离，需要档案管理人员和人民大众共同献出智慧。

参考文献：

[1] 沈彦.浅议电子文件及电子档案管理[J].企业导报，2010，

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[2] 柯元锦.对电子信息档案管理的风险分析与其控制探讨[J].

风险分析，2013，（3）：6-9