基于TCO的消防装备采购成本控制研究

张晓青

(武警学院 消防指挥系，河北，廊坊 065000)

0 引言

传统的消防装备采购活动中，以公开招标，低价中标为导向，重点关注供应商的报价，以预算资金节约额和预算资金节约率作为消防装备采购工作的重点和亮点[1]。实践证明，低价中标采购到的消防装备不仅难以满足消防部队的实战需求，而且低装备价格还存在高后期成本风险，其结果可能造成资金的浪费。同时在针对消防装备的采购审计中发现，存在采购预算编制不合理、采购价格不合理等问题[2]，使得对消防装备采购成本进行科学分析和合理控制的研究成为必然趋势。

1 TCO理论及应用

美国学者Ellram及Siferd于1993年在结合前人探索研究的基础上，首次正式提出总拥有成本(TCO，Total Cost of Ownership)的概念并给出定义；总拥有成本就是在发生采购活动时，所产生的订购、验收、仓储、使用以及缺陷处置的全部成本[3]。TCO采购成本不仅要考虑采购时所发生的支出，还要考虑采购前和采购后所发生的各种与之相关的支出。

TCO理论被国内外学者广泛应用于造船等制造企业以及医疗、航空等服务行业的物资采购成本控制研究。陶永宏根据TCO理论模型提出了降低船用设备采购成本的方法[4]；仝鹏等学者运用作业成本法与总拥有成本理论构建了医疗物资的TCO优化模型，并通过实例证明TCO模型可以有效地降低医疗物资采购成本[5-6]；Zeger Degraeve、Eva Labro和Filip Roodhooft通过构建了供应商选择的TCO模型，确定了每个供应商提供服务的份额，并最终节约了19.5%的总拥有成本，将TCO的应用从物料设备采购扩展到了服务采购领域[7]。消防装备采购之后直接用于灭火救援，保障人民群众的生命和财产。其采购不同于制造业的物资采购，与服务领域的物资采购相类似，但又不完全相同。因此，可以利用TCO理论研究消防装备的采购成本控制。

2 消防装备采购的TCO成本分析

2.1 消防装备的采购流程

目前，各级部门在消防装备采购组织实施中略有不同，以消防总队组织采购消防装备为例进行研究。消防装备采购流程主要包括编制采购计划、组织招投标、签订合同及履约管理、装备验收与结算等阶段，如图1所示。

图1 消防装备采购流程图

各用户单位根据采购经费，结合本单位实际需求，编制采购方案。采购方案主要包括采购预算、技术需求和资金落实情况，总队采购办组织相关单位对上报的采购方案进行审核并提出修改意见后，下发各用户单位进行确认。总队采购办编制采购计划，上报省财政厅政府采购监管处审批。总队采购办在收到财政厅采购批复后，组织编制招标文件，发布招标公告，组织评标，确定中标供应商。总队采购办负责起草合同，并与中标供应商签订合同，与总队装备处及用户单位共同进行履约管理。消防装备在合同规定的期限内完成生产后，按要求交付消防部队。由消防总队和消防支队分别组织进行验收，验收合格后，进行固定资产登记，交付基层中队使用。同时由供应商对用户单位进行使用前培训。在质保期如果没有质量问题，由财务处办理费用结算。

消防装备采购流程复杂，涉及用户单位、支队装备科、支队战训科、总队采购办、装备处、战训处、财务处、信通处、技术处、审计处、省财政厅政府采购监管处及供应商等部门和单位。

2.2 消防装备采购TCO成本构成及成本动因

根据消防装备采购流程和总拥有成本理论，除了装备采购价格外，消防装备采购TCO成本还包括管理成本、质量成本和仓储成本等。表1列出了各成本项目及成本动因。

装备采购价格是指采购合同中签订的购买价格。从目前消防装备采购的实际情况来看，供应商通常将装备的运输成本及培训成本都折算到装备采购价格中，因此，装备采购价格包括所购装备本身的成本价格、运输成本及培训成本。管理成本指从编制采购计划到验收结算整个消防装备采购阶段产生的各项费用。包括招评标成本、人工成本和其他费用。人工成本指参与采购的工作人员工资、采购前期调研及履约管理产生的差旅费等费用。其他费用包括办公费用、通信费等。质量成本是指为保证装备采购质量，在装备进行验收阶段产生的费用。其中验收成本是指对装备进行验收时所产生的检测费用及由破坏性测试引起的装备损耗费用；退换货成本是由装备出现质量问题造成退换货产生的费用。对于消防装备来说，仓储成本主要是装备入库装卸中产生的二次运输费、库内倒运及装卸费。

表1 消防装备采购TCO的主要成本构成及关键成本动因

2.3 消防装备采购TCO成本影响因素分析

消防装备采购成本除了装备采购价格这个显性成本外，还有采购阶段的人工成本、验收阶段的测试成本、仓储之前的转运成本等隐性成本。由于消防装备采购涉及金额大、数量多，规格繁杂，导致其采购成本的影响因素也比较多，本文主要分析在消防装备采购中通过采取改进措施可以把控的关键因素。

2.3.1 部门之间的协调与沟通

从消防装备采购的流程可以看出，消防装备采购涉及大队、支队和总队等不同层级，同时还涉及装备、战训、通信、财务、审计等多部门，在各个阶段，任何一个部门出现问题，都会导致采购周期延长，采购成本增加。

2.3.2 装备采购的数量与规格

消防装备采购数量和采购金额，会直接影响装备的成本价格。一次采购数量越多，供应商降价的幅度越大。如果多批次采购同样的装备，采购的显性成本和隐性成本会同时增加。采购的消防装备标准化程度与装备的成本价格息息相关，标准化程度越高，成本价格越低。

2.3.3 供应商的数量与质量

供需关系是影响消防装备成本价格的主要因素，如果采购的消防装备，供应商数量多，装备处于供过于求的状态，装备成本价格会降低，但较多的供应商数量，会增加招投标成本。反之，供应商数量少，会陷入装备成本价格居高不下的窘境，导致装备成本价格飙升。供应商的履约能力包括装备质量、售后服务、交货时效等，都会影响消防装备的质量成本和管理成本。

3 基于TCO的消防装备采购成本控制措施

3.1 优化消防装备采购流程

采购程序标准化和规范化是推行消防装备采购成本控制的基础。消防部队要尽快出台“消防部队装备采购管理办法”及“消防部队消防装备招标采购工作指南”等相关规定。各消防总队也要根据实际情况，采购前做好消防装备需求分析、制定详细的采购计划、建立供应商选择和评价机制；采购中确定合理的评标专家组和评标方法；采购后实施有效的合同履行监督机制[8]。在以采购总成本最优为目标的前提下，优化消防装备采购流程。不仅要明确采购流程中各环节的实施顺序，而且要明确各环节参与人员数量、职责与权限、工作时限等，一方面可以有效规避跨部门之间的重复工作、责任推诿、拖延时间等问题，缩短采购周期；另一方面可以准确测算各环节的采购成本，有利于TCO成本控制。

3.2 加强采购信息化建设

在消防业务信息管理平台的基础上，构建全国消防装备采购平台，集成全国消防部队、消防装备研发机构、消防装备生产厂家、消防装备检测机构等单位的装备数据，实现不同单位信息网络的互联互通和资源共享，可以随时观察到信息流、工作流、资金流、物流。通过信息化采购平台和大数据信息，可以充分掌握消防装备的成本价格；对于新研发装备或单一来源装备，参照市场材料价格、人工成本，准确核算装备成本价格，使采购预算合理，谈判依据充分，提高合同签订的效率，使采购成本可控。在平台上实施采购流程，实现采购过程无纸化，节约办公成本的同时还可以实现永久存档。采购网络化、信息化、规范化，可确保采购公开透明，简化报批审批手续，节省业务流转时间，提高业务流转速度。同时，各部门之间信息共享，快速了解对方的业务进展情况，发现问题可以及时解决，提高工作效率。

3.3 积极创新采购模式

集中采购是控制采购成本的有效手段。消防总队应将年内各级采购计划进行整合，实现年内集中采购；也可根据消防装备3年或5年建设规划，立足于未来需求，拟制消防装备3～5年采购需求计划，实行规模化集中采购，一次签订合同，分批到货、付款，争取更大折扣，有效抑制价格上涨幅度，获得更多优惠。在消防装备统型建设的大背景下，可以跟踪其他单位已经成功实施的招标采购项目，如果适合本单位，在采购时就可以采取跟标采购方式，直接与供应商就同类项目签订合同，而无需再次招标。跟标采购可以简化采购程序，缩短采购周期，降低采购成本。随着采购信息化建设的推进，消防装备逐步推行电子商务采购也会成为必然趋势。与传统采购方式相比，这种采购方式可以大大降低人工成本、办公成本，缩短采购周期，有效降低采购总成本。

3.4 合理选择和评价供应商

供应商的选择不仅会影响消防装备采购TCO成本，而且会影响到消防装备全寿命周期的维护保养费用。因此，加强消防装备供应商库的建设，科学合理选择和评价供应商，对提高装备采购质量至关重要。基于TCO思路选择和评价供应商，可以运用作业成本法分析与供应商相关的每项作业成本，包括正常情况下的作业成本和非正常情况下的额外作业成本，通过建立包含供应商的质量、服务、价格、交货期、技术能力以及合作态度等诸多因素的数学模型，对采购中的数据进行运算分析，得出最优选择，实现对供应商的定量评价。将通过评价的供应商集中起来，组成供应商库。对供应商库中的供应商应实施动态管理，每过一段时间对供应商库中的供应商进行重新评价，将评价不合格者移除出库，并及时吸收合格的供应商入库。在采购时，直接面向供应商库招标，对未入库的供应商不予选择。引入对供应商的评价机制，在供应商供货水平提高的同时，还可以实现降低采购成本。

4 结论

本文将TCO理论应用于消防部队的装备采购领域，使采购者借助TCO更全面地了解消防装备的成本构成，在识别所有显性成本的同时也对其隐性成本进行控制和管理，提出了优化消防装备采购流程、加强采购信息化建设、创新采购模式及合理选择和评价供应商等措施，可为消防部队在装备采购中进行成本控制和提高经费使用效率提供参考和借鉴。