信息社会视角下办公室文书档案管理工作的改革探讨

莫艳

摘 要：在当今社会经济发展日新月异的时代中，社会经济的发展催生了大量的信息，信息的产生又极大的促进了社会经济的发展。办公室文书档案管理工作不仅能为整个企业在办公中提供极大的便利，还能有力的保障整个企业的信息不受侵害。因此，在信息社会视角下对办公室文书档案管理工作的改革进行探索和討论是具有非常重大的现实价值的事情。本篇文章，首先对两点现存于办公室文书档案管理工作中的缺陷作了简要的分析，其后作了四个方面进行办公室文书档案管理工作的改革举措的尝试性探索和研究，以期实现助力企业的良性、健康发展的目标。

关键词：信息社会视角；办公室文书档案管理工作；改革

引言

办公室文书档案管理工作在企业中占据着十分重要的位置，企业要想实现自身的信息化建设，就应该从实现办公室文书档案管理工作的信息化方面入手，从革新管理方法、践行有力保障、完善检索系统、强化人员培训这四个方面来有力提升办公室文书档案管理工作中有关工作人员的专业水准，进而达到有力提升整体工作实效的目的，最终助力于企业信息化建设。

一、办公室文书档案管理工作中现存的缺陷

（一）办公室文书档案管理工作跟不上信息社会发展的步伐

随着我国社会经济和时代发展的日新月异，对办公室文书档案的管理工作提出了更高的要求，这使得企业文书档案管理工作承受了前所未有的压力，但其并没有紧跟时代的发展步伐，变得更加快捷而便利。可以明显的看出，这并不能归咎于信息社会的发展和经济的进步，究其根本原因，在现如今经济高度表发展的信息化社会中，办公室文书档案管理并没有借助先进的信息技术来为其服务，总而言之，办公室文书档案管理工作跟不上信息社会发展的步伐。

（二）办公室文书档案管理的工作人员无匹配的专业知识技能

在信息化渠道畅达的现代社会中，企业在用人方面，尤其是对关系着企业对内营运以及对外合作重要依据的办公会文书档案管理工作的用人方面，要求人员是一个不仅应具备强大的专业技能，还应具备与工作有关的其他技能的专业性强的综合性人才。但是现有的办公室文书档案管理工作中的主要负责人认为该工作体系已然完善的具备，已无人才创新的需要，这一种极其片面的观点以及消极的工作情绪，已然阻碍了办公室文书档案管理工作前进的步伐，进而对该工作工作的实效产生了极大的负面影响[1]。

二、进行办公室文书档案管理工作的改革举措

（一）革新管理方法

改革和创新办公室文案管理工作的管理方式，可以在最大的限度范围内提升该工作的办公实效，这是中国企业的办公室文书档案管理走向规范化的必由之路。对企业的办公室文案管理工作的管理方法进行改革和创新就是为了解决在管理工作中经常发生的不明确登记记录的状况。具体可采用下述两个方法来施行。第一，应该将档案管理工作的责任落实到人在以后的办公室文书档案管理工作中，也就是说当办公室中的工作人员在接收到一份文书之后，应该准确的理解文书的内容并进行责任的明确。第二，应进行该工作分工体系的完善，具体的进行分工，并明确的落实到个人身上，这可以有效的降低工作中错误的发生概率[2]。

（二）践行有力保障

为整个企业在办公中提供极大的便利和极大的保障整个企业的信息不受侵害都是做好办公室文书档案管理工作所发挥的实效。基于此，完善办公室文书档案管理工作的保障机制就显得尤为重要。企业可通过可靠性强的国际上最为先进的和应用范围最广的安全系统的引进，来极大的提升办公室文书档案的安全性指标，这也在某种程度上也是中国当代众多企业具有革新意识的集中体现，有助于带动和促进整个企业内部工作人员整体工作实效的提升。

（三）完善检索系统

第一，办公室文书档案保存的完整性以及安全性指标的极大确认与保证；

第二，办公室文书档案管理检索系统文书查找以及归档整理的便捷性指标，都是进行办公室文书档案管理检索系统完善所要依据和遵照的两个最为基本的要求。除此之外，还应该定期的进行已无任何使用方面价值以及极大占有办公室有限空间资源的失去效力或已经过期的文档的清理工作。此种文档的定期清理不仅仅是因为其依然过期或是没有实际的效力，在很大程度上还是由于其极易和其他有效力的文档混淆，进而给文档的查找使用以及归档工作带来很大阻碍，严重降低整个企业内部工作人员整体工作实效的缘由[3]。

（四）强化人员培训

在当今这个社会经济发展日新月异的时代，社会经济的发展催生了大量信息，信息的产生又极大的促进了社会经济的发展。作为企业信息化工作中占据着重要位置的办公室文书档案管理工作，也不可能不加快自身的信息化步伐，来为实现整个企业的信息化建设工作而服务。为了使企业的办公室文书档案管理工作更好的贯彻当下信息化的发展潮流，助力企业的整体可持续发展，不落后与信息社会发展的时代潮流，这对办公室文书档案管理工作的主要负责人以及与之相关的办公室工作人员提出了应该具备专业性极强的与办公室文书档案管理工作相匹配的知识技能[4]。因此，通过开展多样化的培训是办公室文书档案管理有关工作人员提升和强化自身专业水平和知识技能以与实际工作相匹配的重要途径，具体应该做到取其长以补其短，进而起到完善和充实自身本领的促进作用，从而使自身的工作达到当前信息社会时代发展中所提出的新要求，跟上时代发展的脚步，进而极大的提升自身工作的质量，最终助力企业的良性、健康发展。

三、结束语

办公室文书档案管理工作在企业的信息化建设中占据着极其重要的位置，其能为整个企业在办公中提供极大的便利和极大的保障整个企业的信息不受侵害，这都是做好办公室文书档案管理工作所发挥的实效。本篇文章，首先对办公室文书档案管理工作跟不上信息社会发展的步伐、办公室文书档案管理的工作人员无匹配的专业知识技能这两点现存于办公室文书档案管理工作中的缺陷作了简要的分析，其后从革新管理方法、践行有力保障、完善检索系统、强化人员培训这四个方面作了进行办公室文书档案管理工作的改革举措的尝试性探索和研究，以期实现最终助力于实现企业信息化建设的目标。

参考文献

[1]陈玉宇.信息社会视角下办公室文书档案管理工作的改革探讨[J].低碳世界，2016（31）：275-276.

[2]陈玉宇.信息社会视角下办公室文书档案管理工作的改革探讨[J].低碳世界，2016（31）：275-276.

[3]张玉梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].办公室业务，2017（2）：108-108.

[4]聂菊梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].城建档案，2016（3）：57-58.

（作者单位：青海省有色地质矿产勘查局地质矿产勘查院）