电子档案安全存档策略及管理

贺芸 贺燕

摘 要：随着电子计算机的普及、办公自动化的深入发展，过去用纸墨、照相形成和传递的公文、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等都可用电子计算机进行，由此产生了大量的电子文件和电子档案。电子档案是信息社会发展的产物，加强对电子档案管理的研究，是目前档案工作者的一项紧迫任务。

关键词：电子档案；困境；对策

书卷写春秋，档案绘宏图。档案之本记录发展，沉淀历史。档案之用，在于探轨循迹，服务发展。档案作为历史发展的见证者，承担着记载历史、面向未来的重任。

随着信息技术的发展和档案信息化建设的不断深入，电子文件逐步成为重要的信息资源。然而，电子文件本身具有易更改性，并面临着载体损坏、系统升级等问题，如不及时正确应对，将造成电子文件以不可逆转方式消失的后果。具有永久保存价值的电子文件作为社会记忆和人类核心战略资源，必须被长期保存。由于电子档案内容与形式的独立性，它具有比纸质档案更不稳定的因素。其原始性、真实性、完整性和安全性方面，都更难以保证。在档案的原始性方面，电子档案的原始性不易判断和确认。电子档案的生成形式是由实态变为虚态，其生成时的状态与传输、接收中的状态并非完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。在档案的真实性方面，电子档案极易失真。在将纸质档案转化为电子档案的操作过程中，稍有失误即会导致档案信息失实。此外，电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。

电子档案长期保存过程中面临的挑战主要包括：电子文件管理缺少法律法规保障；电子文件存储载体脆弱，容易受高温、高湿、灰尘、电磁干扰等环境的影响，从而造成信息丢失；软硬件技术更新和设备老化容易造成电子文件不可读取；火灾、雷电、计算机病毒、黑客攻击等因素带来的信息安全问题；标准化建设相对落后，为异构数据平台的数据共享和数据交换埋下了隐患；电子文件凭证性保障问题；电子文件类型多样性导致的难以管理问题等。

近年来，公司制定了《电子文件归档与电子档案管理办法》，起草了《电子档案移交与接收办法》、《电子档案元数据規范》等文件。文件相互衔接，从电子文件归档、电子档案移交接收、电子档案在档案部门的管理等环节入手，对业务流程、电子文件的存储格式和元数据结构进行规范，并明晰了档案室部门各处室在电子档案长期保存中的职责，形成完整的管理链条。

其中，在选择电子文件长期保存的格式时，我们为文书类、照片类、录音类、录像类等常用电子文件类型选择了适于长期保存的几种文档格式，以保证电子文件的真实性和长期可用性。在元数据结构定义方面，我们要求在电子文件管理的各个阶段，有关元数据应得到正确、原始、安全的记录和保存，以证明电子文件的真实性和凭证价值，确保电子文件的长期保存，方便电子文件的查询和利用。在职责定义方面，我们规定电子文件形成者、管理者、长期保存者及信息技术部门等相关参与者要积极主动承担相应的责任。

建立数字资源管理，专职负责档案数字资源存储、共享等相关制度标准的制定，开展档案数字资源的长期保存、数据挖掘和共享利用工作，进一步理顺了职责定位，减少了职能交叉，提高了工作效率和科学化水平。下一步准备利用档案数字资源管理对数字资源管理工作的领导决策、统筹协调、整体推进。

电子文件的长期保存需要一支由专业、管理和技术等方面人员组成的复合型管理团队。公司积极开展档案信息化方面的培训，提升档案部门从业人员的计算机知识和电子档案管理业务水平；支持和鼓励人员参与课题研究；实施档案人才培养，在档案信息化建设等领域选拔人才，努力打造一支结构合理、勇于创新的人才队伍。

电子档案长期保存的软硬件基础环境进行规划和建设。机房建设方面，符合《电子信息系统机房设计规范》标准，为电子档案保管创造良好的载体保护环境。在网络层面，进行了分网管理，根据业务需要将系统、数据分别部署部署了防火墙、防病毒、漏洞扫描、安全审计等各类安全设施，确保网络安全。存储方面，整合各类档案数字资源，形成统一的云存储管理平台。在应用层面，采用了系统管理员、安全管理员和安全审计员“三员分立”的权限管理机制，确保权限安全。在安全保障方面，达到信息系统等级保护3级要求。

为确保档案数字资源在得到安全保管和长久保存的同时提高其利用效率，在综合考虑网络划分和应用系统部署的情况下，对档案数字资源进行了分库管理设计，将档案数字资源分为长期保存库、利用库和管理库，并进行隔离，使管理更加清晰、存储更加安全。

为确保电子文件的真实、完整、可用和安全，我们在北京数字档案馆系统中嵌入了电子文件四性检查工具，可以在电子文件归档、移交、保管等重要阶段对电子文件的准确性、完整性、可用性和安全性进行检查。

电子档案的长期保管问题研究是一项长期性的综合研究，是随着技术的进步不断发展的。目前，大数据、云计算、区块链、OFD标准等新技术在电子档案管理及长期保存中的应用正成为新的研究热点。对于电子文件的管理，必须解决好它的保真、保密、保存、保读取等难题，需要从全局角度出发，探寻电子文件长期保存方案的最佳实践，努力将电子文件管理水平推向新的高峰。电子档案是信息时代的产物，是社会发展的必然趋势和需要。因此，还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以迅速解决，从而在真正意义上实现安全、高效的科学管理和充分利用电子档案的目的，使之更好地为社会发展服务。

参考文献

[1] 王继龙.浅议电子文件的原始性[J].科学之友（B版），2006，（12）

[2] 唐雪妍.浅谈电子档案的管理[J].兰台世界，2006，（15）

[3] 朱敏芳.现代企业的电子档案管理[J].机电兵船档案，2006，（02）

[4] 康燕玲.电子档案管理的问题[J].档案管理，2002，（03）

[5] 李红梅.关于电子档案管理的几点思考[J].山东档案，2007，（02）

（作者单位：国网浙江省电力有限公司金华供电公司）