档案“双套制”管理模式下电子档案管理问题及对策

陈爱萍（广西来宾市第一中学，广西 来宾 546100 ）

前言：随着我国社会信息化的进程加快，对于档案管理也开始往数字化管理的方向转变，以电子设备作为存储信息和数据的介质成为一种趋势，档案管理自然也要顺应这种发展趋势。但是在档案管理实现数字化的同时，档案管理部门还沿用着传统的档案管理模式，这种数字化和传统档案管理模式并行的档案管理方式，被称之为“双套制”管理模式。

一、档案“双套制”管理模式下电子档案管理现状

档案“双套制”的产生，实现电子档案数字化的过渡，是传统档案管理模式尚未具备或未完全具备转向数字化档案管理条件下，所采用的档案管理模式。有学者认为，“双套制”的产生是电子档案管理模式发展的必然，认为电子档案管理实现完全脱离纸质文件，需要经历三个阶段：1、电子文件管理需要依存纸质文件；2、随着技术发展和进步，能够实现电子文件和实体文件并行管理，电子文件逐渐摆脱纸质文件的载体；3、电子文件已经具有完善的管理机制和技术环境，能够完全脱离纸质文件，构建起独自文件管理系统。

经过多年信息技术和计算机技术的发展，各大企业的电子档案管理水平，还处于上文提到的第一和第二阶段。各大档案管理部门和企业，所采用双轨文件管理机制，从而呈现出对电子档案和纸质档案，双套归档、双套管理的形式。

档案双套制管理模式下，收集归档的电子档案主要分为两种类型：一是由系统原生文件归档的电子档案，二是存量档案、增量档案数字化的电子档案。

根据电子档案的两种类型，在双套制管理模式下，对文件归档有以下三种情况：1、原生电子文件归档时，先将纸质档案进行归档并将其数字化，原生电子文件归档如电子档案；2、纸质和电子档案，两者同步归档；3、以纸质档案为主，不需要把电子文件归档为电子档案。

由此可见，这种“双套制”管理模式将会延续很长一段时间，要想实现电子档案的完全独立，首先要保证电子档案管理功能完全替代纸质档案管理功能，而非简单的无纸化档案管理。电子档案在当前的应用情况，还存在着技术障碍和制度欠缺等问题。

二、“双套制”管理模式下电子档案管理存在的问题

（一）馆藏纸质档案数字化工作难以展开

现代企业的馆藏积累有的几十年，甚至上百年，藏有成百上千万份纸质档案，对这些纸质档案进行数字化，不仅要耗费巨大的人力、物力，还要在数字化过程中避免造成纸质档案的损坏，造成馆藏的纸质档案数字化进程缓慢。

同时档案部门对于企业来说，只是辅助性机构，推动其纸质档案数字化存在着不小的阻力。此外，档案重藏轻用的观念是一直制约着纸质档案数字化的重要因素之一，管理人员对于馆藏纸质档案数字化进程缺乏前瞻性，从而导致企业档案数字化面临重重困难［1］。

（二）增量纸质档案电子归档难

传统对增量纸质档案数字化的做法，是在归档后进行扫描实现档案数字化，但这样的做法工作量巨大，并且工作效率难以跟上与日俱增的纸质档案。根据《电子文件归档与管理规范》的要求，已经把企业文书档案的归档进行规范，使档案的“双套制”管理具备成熟的技术和制度支撑。尽管如此，大部分企业还是采用纸质归档，忽视了档案数字化的工作。

因此部分企业在档案归档时，会采用两种做法：1、纸质、电子档案同步归档；2、只归档纸质档案，待完成纸质归档后再进行档案数字化。大部分企业在不具备纸质、电子的档案同步归档的技术条件下，往往会采用第二种做法，会造成双倍的归档工作量。

（三）档案日常管理流程繁琐

对于档案管理人员来说，其日常工作主要有整理、收集、鉴别和保管档案，这是档案管理工作最为繁琐的环节；同时为借阅者提供档案借阅服务，在被借阅的档案归还后，档案管理人员还要进行归档、注销借阅状态的操作。在档案未实现全面数字化的情况下，日常档案管理工作需要占用大量管理人员的工作时间，使得档案数字化进程更加缓慢。

（四）电子档案缺乏归档接口

在“双套制”管理模式下，电子档案归档接口至少具备两个，一个是办公自动化系统与档案系统的归档接口；另一个是档案系统接收数字化档案接口。但实际情况是，前者的归档接口不统一，造成电子公文无法归档到档案系统；还出现另一种情况，及档案归入档案系统流程不清晰，数据导入工作量大且程序繁杂。

三、改进电子档案管理对策

（一）分类归档文书档案

企业的文书档案，一般可分为两类：单位收文、单位发文。单位发文主要以系统原生电子文件为主，例如企业统一抄送的邮件、行政命令、通知等。这些文件可以通过标准化接口直接归档到档案系统的预归档库，然后由相关工作人员把这些电子文件移交到档案部门。

单位收文，主要是纸质文件为主，例如通过邮寄、传真或打印的合同、通知等。单位收文既有单套纸质文件，也有通过网络发送的单套电子公文，部分情况还会出现电子和纸质文件双套传递文件。针对单位收文的文件，可以建立统一接口，由此导入档案系统。

（二）规范档案采集接口

加强对档案管理系统的开发，特别规范档案采集接口标准，保证办公自动化系统能够实现办公档案自动归档，从而减少手工操作的工作量，提高归档工作的效率和质量［2］。

企业档案的接口主要有两种，一种是办公自动化系统与档案系统自动归档接口；另一种是数字化档案手动导入接口。需要特别注意的是，后者接口要设置专门的接口管理，确保其数字文化文件始终处于被控制的状态，避免电子文件扩散和泄露。

（三）推进馆藏纸质档案数字化

上文提到，一些大型企业有着几十年甚至上百年的馆藏档案，但是这些档案都是重藏轻用，没有实现很好的档案利用效果，而且馆藏档案数字化进行缓慢。所以，为了实现馆藏纸质档案完全数字化的目标，将数字化的文件导入档案系统，然后根据档案的内容设置相应的权限，改善档案重藏轻用的现状。

企业推动馆藏纸质档案数字化，主要有两种途径，一是把不太重要的馆藏档案的扫描工作外包给专业的档案数字化公司；二是绝密或不便于公开的纸质档案，则由企业内部自行完成数字化转换［3］。

（四）建立电子档案管理制度

要想实现数字化电子档案管理模式，不仅要具备相应的技术和标准，还要构建起电子档案管理制度，为档案管理工作提供制度支持。此外还要转变档案管理的观念，改变档案重藏轻用的固有偏见。

要想提高电子档案的管理水平，首先要引进电子档案管理人才，信息技术是不断发展和变革的技术，企业需要不断引入相应人才，才能突破电子档案管理现有的技术障碍，实现更好的档案利用功能。

档案工作者要积极探索“双套制”下档案管理工作的新方法和新思路，立足于档案使用需求的同时，不断改善和推进电子档案和纸质档案的管理。

结论：从当前档案管理的技术环境来看，基于“双套制”的档案管理模式还将长时间持续下去。要想推动电子档案管理工作更好的发展，首先要建立起符合电子档案特点的档案管理制度，然后归档好企业文书档案，规范好电子文件归档自动化导入档案系统的接口标准，在此基础上推进馆藏文件的数字化，改善馆藏档案重藏轻用的现状。