浅析公共租赁住房档案管理与应用

滕建梅

摘 要：住房档案是实际中公共租赁房屋的一种实况记录，这是租赁房屋的另一种书面证据，也可以看成是实际租赁证据的备份。住房档案主要以图文并茂或音视频等形式存在，这些历史记录分为纸质载体和电子载体两种。其包含的内容有很多，涉及到租房的方方面面，在归纳整理时，会将其与房屋原来的项目资料放置在一起。如果这种住房在实际应用中途发生收购等，在住房档案中还要囊括相关的收购协议。所以租赁住房档案管理事项有很多，为了使其得到更好的应用，相关人员务必要做好档案管理工作。

关键词：公共租赁住房；档案；管理措施；应用

公共租赁住房档案内容复杂，管理中难免会出现纰漏，这些纰漏有可能是管理人员造成管理不到位造成的，也有可能是档案管理制度不健全或管理手段落后等造成的，相关部门要追根究底，加强档案管理。本文主要针对公共租赁住房档案管理与应用进行浅析。

一、公共租赁住房档案管理的必要性

公共租赁住房是城市外来务工群众住房的主要形式之一，在房屋租赁中，群众住房必须有保障，群众住房需求压力减小，城市相关部门才会石头落地，城市才会有后续发展。所以公共租赁住房不仅是城市相关部门必须面对和解决的民生工程，还是社会形势所趋[1]。当地政府要对公共租赁住房出台相关政策，以促进公共租赁住房工程全面落实，而档案管理部门也要响应号召，及时做好档案管理工作。档案本质是一种依据，在公共租赁住房方面，该依据可以为住房困难户提供住房保障，使民生责任得以落实，该档案也是租赁住房管理中的参考依据。在实际的档案管理中，公共租赁住房是时刻处于动态状态中的，住户工作的变动，经济条件的变动以及其他方面因素都会给租房带来影响，使其租金和住户一直发生变化。这意味着租赁档案人員要随时洞察这些变化，并做好更改记录工作，使档案信息永远处于最新状态，如此这些档案才能在租房管理中发挥参考价值，为公共租赁住房建设提供建议。城市利用这些档案中真实的住房信息，可作出租赁房规划决策，进而对城市土地资源以及住房资源等进行合理划分和利用。

二、公共租赁住房档案管理措施

（一）强化公共租赁住房档案管理

公共租赁住房档案管理的重要性和优势显而易见，档案管理部门的所有人员都要深刻意识到这两点，并将档案管理意识印在脑海中，贯穿到档案管理整个流程中[2]。档案管理人员要明白租赁住房档案管理是为民众服务，是为群众住房提供保障。住房保障部门更是要领悟这一点，能对不同的公共租赁房制定不同的管理策略，并统一落实管理制度和责任分配制度，使相关的档案都得到有效管理。当地政府更是要加大对档案管理的重视，并提供政策和资金方面的支持，使住房档案的管理设施都准备齐全。政府还要对档案管理过程进行监督，确定住房档案信息与实际公共租赁住房相关事项一致。此外各级住房保障部门还要针对整座城市的公共租赁住房建立相关的信息系统，专门存储所有的租房档案信息，相关人员要对信息系统的页面和搜索引擎等进行简化和优化，使民众能顺利从中找到符合自己需求的租房信息。要强化租房档案管理，还要对档案管理的每个流程进行精细化管理，无论在信息采集、整理工作中，还是在信息扫描或检查分析中，相关人员都要保证每个环节的质量。

（二）健全公共租赁住房档案管理制度

公共租赁住房档案管理制度是档案管理参考指导依据，也是档案管理工作推进实施的保障，所以还要在原制度的基础上，对其进行改进和完善。首先该制度要对档案管理的主体进行确定，对参与档案管理和住房保障的部门实施责任制度，使其都有相关的管理事项。其次管理制度要灵活，能随时进行调整，以满足档案管理需求，另外还要保证档案资料采集质量，档案信息要完整，不能出现失真现象，针对这一点，在档案管理中，相关的人员还要对档案进行定期检查，使档案管理工作更加规范，使其步入正轨。

（三）推进公共租赁住房档案管理信息化建设

档案管理信息化建设早已是各单位、各企业司空见惯的工作，面对管理事项更多，管理内容更加复杂的公共租赁住房档案管理，相关部门也要加大租房档案管理信息化建设力度，如此才能使租房事项与时俱进，符合社会发展形势，同时使档案管理更加现代化[3]。信息化建设一方面提高了档案管理效率，减轻了人为错误，另一方面也将其通过网络与广大租房群众联系在一起，使相关的档案信息利用率变大。在信息化建设中，无论是大城市，还是小城市，都要针对租房建立相关的档案管理信息系统，该系统与当地实际情况相符合。利用信息系统，建立档案信息数据库，对各种住房档案进行分类，然后分别储存起来。信息化建设不仅是简单的使用信息设备，还要综合利用多种信息技术，将其与信息采集、扫描以及分析等流程结合起来，以保证租房信息质量和精确度。这些信息技术还要对租房信息进行数字化转化，以安全储存信息，提高信息开发利用效率。在档案信息化管理中，还要建立相关的信息平台，保证档案信息能及时更新。

（四）提高档案管理人员素质

档案管理人员素质属于公共租赁住房档案管理质量的影响因素，如果管理人员无法做到有效管理，档案信息的利用效率永远也得不到提高，住房档案管理的目标也实现不了。作为档案管理的主体，这些人员负责档案管理的所有流程，为了实现每一环节的精细化管理，管理人员必须要提升自我，使自己符合租房档案管理要求。租房档案管理和其他档案管理还有区别，该种管理的民生性特别强，不容许出一丝差错，所以档案管理工作对管理人员业务素质和专业能力提出更高要求。这些管理人员要有正确的政治倾向和价值观，要拥有档案管理技能，掌握所涉及到的信息技术，还要具备创新能力。相关部门要提供培训机会，使档案管理人员的业务素质得到提高，使其能为公共租赁住房档案管理贡献力量[4]。

三、公共租赁住房档案应用

公共租赁住房档案最终要被应用在群众住房服务中，档案管理最终也是为档案应用服务，所以在管理中，还要提供这样的利用活动，使其真正价值落实在实际租房服务中。在城市外来住户租房过程中，这些住户可以登入相关的档案管理网站或信息平台，输入自己的租房需求，然后从档案信息中筛选出符合自己条件和需求的租房信息。另外城市土地规划部门也可以应用公共租赁住房档案信息，以对房屋土地资源信息进行了解，对可拆迁的土地范围进行合理规划。住房保障部门更是要加大档案应用力度，将其应用在城市外来人口统计和租房统计中，如此便可了解困难住户的基本需求，进而在租房方面作出整改策略，使城市住房满足用户需求[5]。

四、结语

公共租赁住房档案管理是民生安居工程的保障，于社会、民众以及城市建设发展都大有裨益，所以相关部门务必要做好档案管理工作，加强档案的规范化管理和信息化管理，使档案能在实际住房服务中得到更好应用。

参考文献：

[1]徐超臣.浅谈保障性安居工程档案的管理[J].兰台内外，2015（05）：69.

[2]刘烨.浅议做好城镇公共租赁住房档案管理工作[J].考试周刊，2015（46）：193-194.

[3]李敏.刍议住房保障体系管理中信息化建设[J].时代金融，2016（21）.

[4]施伟华，龚靖.住房档案的规范化管理[J].上海房地，2017（06）.

[5]张娇.加强保障性住房档案指导验收管理工作[J].城建档案，2016（10）.