高校档案馆数字资源管理与存储优化策略研究

曹琳

一、高校档案馆数字资源管理与存储的现状及问题

（一）信息化设备陈旧与存储空间不足致使档案数字资源的管理和存储规范难以实现

随着高校档案馆信息化进程的推进，档案数字资源的增加，档案数据库数据量及并发用户数量也随之增多，一台先进的信息化设备在信息化建设中起着至关重要的作用，据笔者在一些高校调研中发现不少高校档案馆在信息化建设过程中由于缺少相关部门的支持及配套的资金，致使档案馆信息化设备陈旧，陈旧设备的性能和有限的存储空间无法适应新的数字资源管理及大量数据存储，其结果常常出现数据库服务器吞吐量降低、响应时间长、死机等问题；甚至有些高校为节省资金将档案数据资源与图书馆数据资源共用同一存储设备，使得图书与档案大量数据堆积导致存储服务设备常常陷于瘫痪状态，严重滞碍了档案馆与用户之间的交互体验及档案馆的信息化建设进程。

（二）数字化工作外包、监管力度不够致使数字资源安全性管理得不到保障

对于高校档案馆来说信息化建设首要工作就是将纸质档案数字化，但是目前大多数高校档案工作人员缺乏相关数字化技术操作培训，且人手有限，所以除了少数高校自己开展数字化扫描外，大多数高校档案馆采用数字化扫描业务外包模式，这样虽然能够加速档案馆数字化建设速度，但由于缺乏相关规范性监管制度及严格的数据验收把关手段，使得外包公司数字化工作人员一些不规范及失误操作产生错误数据、丢失数据及泄密等现象出现，同时对于扫描后数据质量难以保障，这些现象若得不到及时处理，对于后期原文挂接和数字资源管理带来了很大的障碍。

（三）系统管理人员计算机知识缺乏，致使档案资源管理系统成为简单查询、数据堆砌的工具，无法真正发挥管理系统自身价值

在大数据、大网络时代，数据资源形式出现了多样化发展趋势，而档案资源管理系统也相应朝着更广泛的网络型B/S结构发展，且成为网络时代发展主流，这就需要工作人员具有更高的信息化技术与档案管理能力。而目前大多数高校档案馆由于条件限制缺乏相关技术人员，无法及时优化档案资源管理系统性能及合理分配资源存储空间，无法将不同结构的数据有效管理，故而档案资源管理系统成为了简单的数据堆砌与简单查询工具，数字化成果成为“死”档案。

（四）工作人员思想观念陈旧且对档案数字资源管理缺乏责任心，使得档案数字资源安全保密性得不到保障

笔者在各高校调研中发现不少高校档案馆由于存在工作人员年龄偏大，思想观念传统，信息化意识淡泊甚至抵触信息化工作成果，抱着混日子的想法对档案数字资源管理漫不经心，对于相应制度不予执行，像对在数据录入过程中出现的不完整数据，重复数据，不规范数据、无用数据等，不予及时处理，导致管理系统数据存储空间不堪重负；对数字资源存放没有规范每当利用时经常找不到相关资源；对资源管理系统管理权责不明使得人人可以登录系统随便擅改数据且出现问题时相互推卸责任；用户使用数字资源后没有严格事后审查制度可以随意将之带出档案馆；元数据备份不及时每当出现问题时无法及时恢复等现象，对档案数据的安全性、保密性造成严重威胁。

从以上系列问题可以看出，档案信息化建设并不是简单购置了设备、管理系统、数字化了纸质档案就称为信息化建设，信息化建设最终目的是使档案数字资源发挥最大的价值，满足用户需求.而要使档案数字资源发挥价值的前提必须是能对数字资源进行有效的管理和存储，只有这样才能为挖掘与开发数字资源的利用价值打造良好的基础环境，为信息化建设进程的推进做好铺垫。

二、高校档案馆数字资源管理与存储优化的作用

通过对档案数字资源的管理与存储进行优化不但能够增强数字资源的安全保密性，而且能够减少不必要的资源与服务时间浪费，将员工从繁琐重复的利用工作中解脱出来.为员工提供更多时间从而提升学习及资源开发创新等工作，为档案馆的发展提供有效前提。

通过对档案数字资源的管理和存储进行优化能够使数字资源在收集、整理和利用、保存过程更加安全和规范化，剔除不必要数据使存储空间更加合理化，数据库访问更加流畅便捷，为以后整合各类资源，跨平台对接起到了有效的推进作用。

通过对档案数字资源的管理与存储进行优化能够转变档案工作者传统思维模式，使得他们了解到信息化技术强大的功能，有了开发信息化建设的愿景，加强了参与信息化建设的积极性。

三、高校档案馆数字资源管理与存储优化策略

经过笔者对部分高校档案馆数字资源管理与存储状况的调研分析，笔者认为对高校档案馆数字资源管理与存储优化可以分为以下几个方面进行。

（一）利用信息化方法优化档案工作人员的思维模式，提高工作人员的信息化意识及管理责任

档案管理人员是档案信息化工作开展的基础，他们信息化思维观念的强弱直接关系到信息化建设的成败、数字资源管理与存储优化是否有效。为此利用信息化多媒体技术定期对档案工作人员进行业务和知识培训，加大信息化宣传力度，多让工作人员走出去开阔视野，学习其它院校信息化成功经验，积极让每个人员参与到信息化建设当中，让他们充分意识到信息化的优越性；同时大力培养信息化专业知识，使工作人员多方位，多才能发展；增强工作人员创新性思维及责任心，使得他们在资源管理和存储上能夠群策群力，集思广益，充分挖掘与开发信息化工具性能，为档案资源管理与存储优化的可行性打下基础。

（二）利用信息化技术优化档案数据库服务器，加强数据资源的防护及存储管理

1.服务器系统与性能优化：服务器是数据资源存储与管理的核心，其操作系统的选择与性能的配置对数据管理与存储是非常关键的。服务器操作系统与普通操作系统相比具有更加稳定及安全特点，为此选择一款相适应的服务器操作系统对数据的存储及安全保障极其有利的。例如目前比较热门的操作系统windows2012 r 2服务器版，它具有着强大的安全性保障及独树一帜的虚拟存储管理特性且操作相对简单，对于高校档案馆来说起到一箭双雕的作用。在服务器性能方面不但要尽量选择高稳定、高性能的服务器，而且要利用一些信息化技术来优化配置服务器性能来增强系统的安全性，如在数据资源安全上可以通过设立二级身份认证方式封堵隐私漏洞、特权账号、系统转存等漏洞；安装防恶意代码软件并及时更新版本和恶意代码库； 选择操作系统最小安装的方式，系统补丁及时得到更新；随时在网络边界处监视端口扫描、留意木马攻击、缓冲区溢出攻击、IP碎片攻击和网络蠕虫攻击等攻击行为，使得数据资源安全性最优。在存储方面除日常清除多余数据，优化磁盘外，可以采用内置硬盘、外挂云盘、建立磁盘阵列等方式或建立分级存储方式来获得更多存储空间。

2.档案数据库自身性能优化：在档案馆信息化建设过程中，通常都具有一个用以存放数据资源的数据库，如SQL Server、Oracle、Sybase等，无论使用哪种数据库存储数据，数据库自身性能的设置与优化，对于档案资源管理系统的顺利运行与检索利用起着关键性的作用。为此在数据库选择上首先版本的选择尽可能选择较新的版本，因为每个软件的新版本性能及兼容性要比旧版本高不少，在管理上会省不少力。像SQL Service数据库，由于其08之前版本对于非结构化数据的管理不是很占优势，而08后版本则对非结构化数据有了相应的解决方案，为不同结构数据存储打开便捷之门。其次，在数据库性能方面可以通过对数据库实例配置或用SQL语句优化来提高数据库安全性能；最后，采取一些技术方法来优化数据库安全性能，如对数据库访问权限及数据库对象安全性进行核查；设立数据有效性检验功能，保证通过人机接口输入或通过通信接口输入的数据格式或长度符合系统设定要求；监控数据库状态，发现数据库性能瓶颈；定期对数据库存储检查，对数据库碎片进行重组、数据分析及容量规划；定期对数据采取多样备份以应急在非正常状态下的数据及时恢复等，尽可能保证数据库性能最优化。

（三）利用信息化技术对档案资源管理系统优化，降低数据资源重复和浪费，确保数据资源的质量管理

档案资源管理系统是档案信息化建设中数据管理的仓库，它管理资源的好坏直接关系到信息化后期建设的发展。当前市场上档案资源管理系统种类繁多，功能强大，适合高校的品种很多，但大多数管理系统只能满足档案资源管理共性而不能满足个性需求，为此首先选择一款适合自己院校的满足基本功能需求且具有系统二次开发性的档案资源管理软件是十分必要的；第二根据高校自身档案数字资源特点来开发档案资源管理系统的各项功能，巧妙将各类功能结合起来进行优化，最大程度实现自身个性需求，如：通过配置系统内各门类数字资源录入规则，剔除错误数据、不规范数据和无用数据，来释放数据库存储空间；通过启用访问控制功能，依据安全策略控制用户对资源的访问，根据权限需求下放各个端口给用户，来保证每个用户权限独立，杜绝几个人共同使用一個权限的现象出现；通过及时删除多余的、过期的账户，来避免共享账户的存在；通过提供用户身份标识唯一和鉴别信息复杂度检查功能，来保证应用系统中不存在重复用户身份标识，身份鉴别信息不易被冒用；通过实行个人对个人的数据负责的方式，杜绝非相关人员对数据的操作，加强数据安全保密性，尽可能做到数据管理最优化。

（四）利用信息化挖掘技术与资源管理系统结合，整合数字资源，实现办公效率最优化，数字资源利用价值最大化

借助信息挖掘技术与资源管理系统相结合方式，对数据库中数字资源进行深层整理、分析、筛选、挖掘出更有利用价值的数据，对这些数据进行二次整合分析建立共享式检索，实现线上线下利用者及工作人员互动，在线检索与办公，为用户提供各类档案知识服务使利用者不用到档案馆就能得到需求信息，实现办公效率最优化，资源利用价值最大化

（五）建立完善数字化外包监督审查制度，订立严谨的外包合同，数据质量验收评估体系，保密协议等

对数字外包工作实行全程监管，利用信息技术对USB端口及外网进行控制，同时将IP地址的限定结合资源管理系统用户权限密级设置，令数据资源安全性及保密性实现最大优化。

（作者单位：内蒙古大学档案馆）