档案资源体系建设中的问题及对策

杨万欢

一、档案资源体系建设的意义

档案工作是一项重要的基础性工作，它为各个行业的发展提供必要的信息支持和决策参考，对社会、经济的进步具有重大意义。《全国档案事业发展“十二五”规划纲要》明确提出，“‘十二五期间全国档案工作要全面推进和完善覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系和确保档案安全保密的档案安全体系建设”。“三个体系”的建设思想对档案工作进行了全面的概括，也為档案事业的发展提出了要求、指明了方向。“三个体系”相互作用、有机联系，构成一个整体，又具有不同的工作任务和发展方向，其中档案资源体系的建设处于核心地位。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》又提出，“继续实施‘以人为本、服务为先、安全第一战略，深入推进‘三个体系建设，加快完善档案治理体系、提升档案治理能力，为夺取全面建成小康社会决胜阶段的伟大胜利作出积极贡献”。并提出档案资源的发展目标是“档案资源多样化。依法管理档案资源，各级国家机关、团体、企业事业单位档案实现应归尽归、应收尽收；档案资源更加齐全完整、丰富多元，覆盖人民群众的档案资源体系更加完善。” “有效推进档案资源体系建设”是全国档案事业发展“十三五”的主要任务之一。

档案资源建设是指档案部门对本区域、本部门的档案信息资源进行合理配置、分工协调，形成档案信息资源库而开展的一系列创造性工作，它是一项需要长期坚持实施的系统工程。建立一个种类齐全、结构优化、管理有序，能为社会各行各业提供有效服务的档案资源体系，是信息化建设的基本要求。档案资源体系建设在档案工作中处于基础性的地位，决定着档案信息资源收集的广度和利用的深度，决定了档案工作在社会现代化建设中发挥的作用，是信息化建设工作的起始点，对社会的发展进步有着重大意义。

二、档案资源体系建设存在的问题

（一）档案资源收集上存在的问题

在多数人心里，个人档案体现了他们在工作上的价值，代表了自身的荣誉，是比较珍贵的，不能放心地将其交给档案部门，而且，在移交档案的过程中以及在后续使用时，需要办理很多相关手续，给自己增加了不必要的麻烦，以至于大多数人不积极、不情愿提供自己的材料。给档案资源的收集工作带来了很多的困难，致使档案收集不全面、收集效率不高。

因档案资料自身的庞大数量，文件遗漏或重复，缺乏价值鉴定等，这也增加了档案人员的工作量，造成了收集上的困难。一方面，档案资料收集的工作量非常大，有时需要进行严格排查防止遗漏，还需要对收来的资料做好整理，防止重复归档。另一方面，缺乏鉴定机制，文件归档时的取舍问题就需要对其进行价值鉴定，按照规定保存有价值的档案。有的档案机构在归档时，一味追求工作效率，把一些看似不重要的文件丢弃，或者将一系列文件全部收集，造成档案资源的缺失或重复存储，影响档案资源的整体质量。

在计算机高速发展的今天，功能性软件越来越多，为各行各业提供了便利。从归档的角度来说，电子档案的确显现了操作的高效和便捷，是档案工作者的一大幸事。但总的来说，电子档案的发展还缺乏相关标准的指导和有力制度的约束，各地区电子档案归档标准不一，各自为政，有的地区已经完全实行电子档案制，有的仍以传统纸质档案为主，发展参差不齐。档案载体的转变没有良好的发展环境，两种载体间关系不协调等都严重阻碍了档案资源体系建设。

（二）档案资源管理上存在的问题

对收集到的档案资源进行有效管理，使之结构合理、存放有序，是档案资源利用的前提，为档案资源体系建设提供保障。馆藏结构单一、缺档漏档、杂乱无章的档案资源不仅不利于档案资源的保管，也不能进行合理的利用，更严重阻碍了档案资源体系建设的宏伟目标。档案资源管理要解决“谁来管、管什么、如何管”的问题。随着档案载体形式的改变，档案利用方式的改进，在档案管理人员、管理内容、管理方式上也要做出相应的变化。

首先，谁来管。目前来说，大多数档案部门存在管理人员不足、并且业务水平低的问题，复合型人才少之又少。由于很多档案部门不被重视，编制少、待遇低、几乎没有发展空间，这使得人员严重短缺，专业人才进不去。许多档案管理人员的管理水平还停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。人员组成又太单一，熟练计算机操作和维护人才缺乏，阻碍了档案资源体系建设的进程。

其次，管什么。档案资源体系的建设，档案载体形式和档案内容形式都发生了变化，使得档案管理工作也由最初的管理档案实体向管理数据转变，再坚持传统管理方法已经不能顺应发展。

最后，如何管，也是档案资源管理要解决的最关键问题。档案管理机构不健全、制度不完善、范围不明确等，都是亟需解决的问题。在我国档案界现行的法律法规中，一些法规、标准老套，没有及时做出更新，与现有的档案管理工作相互脱离，监督检查和督促指导力度明显不够。

（三）档案资源利用上存在的问题

档案资源利用是档案价值和档案工作价值实现的必经之路。因此，档案的价值体现归根结底是对馆藏资源的充分有效利用。目前，仅有一些档案人员或历史学者对档案进行密切关注，少数档案利用者会因开具凭证的需求，才会到档案部门查档，大多数是接触不到档案的，档案给人一种神秘的色彩。长此以往，馆藏资源无法得到充分利用，档案的价值体现不出来，浪费了国家资源，阻碍了社会文化、经济发展。

谈档案的利用不得不说档案资源的开发。目前，大多数档案机构在进行档案信息化时，仅仅局限于对档案载体的转换，或者对档案进行著录与标引，实现数字化档案检索与利用层面，并没有真正意义上发挥档案信息化的本质意义，制约了档案的开发水平。

随着网络平台的搭建，数据的海量积累，信息处理技术的进步，人们更需要综合而便捷的信息资源，这就促使人们去探索信息资源整合与共享。其中，在图书馆文献信息资源的整合与共享的研究与实践中，已有成熟的理论和一些成功的案列，但是针对档案资源的整合与共享的专门研究与实践却寥寥无几。信息时代，档案信息具有丰富的社会价值和经济价值，推动国民经济和社会的发展。然而，要真正实现档案资源的全面开发和充分利用，还是要对现有的档案资源进行整合，实现档案信息的全社会共享。

三、档案资源体系建设的对策

（一）加大档案收集整理力度

1.加强领导，重视宣传，强化存档意识。切实加强政府部门对档案工作的领导，组织对档案法和档案工作的宣传，使人们充分认识到档案的重要性，以及做好档案工作能够给自己帶来的利益，强化全员的存档意识。同时，在管理程序上要方便信息归档工作和提高信息提档工作，以便于档案贡献者对档案提档的需要。

2.将档案工作和其他工作同时进行规划、部署与落实。保证档案资源的全面和不同载体形式的收集，促进档案归档的时效性和资源的完整。同时，将档案的接收模式由被动化为主动，有利于档案资源的有序性和专业性。

3.更新存档技术。随着档案信息数量的骤然增加，档案载体形式的多样化，要加大经费投入，更新老旧设备，及时对操作人员进行技术培训。如引进新技术的密集架存放档案，将无序存放的档案实体进行档案数据的高效管理，既方便了前期的信息录入，也有利于后期的质量检查和数据更新。

（二）重视人才培养与引进

一方面要着力提高档案工作人员专业素养。一直以来，档案机构的多数档案人员都不是科班出身，但是其在常年的档案管理工作中积累了丰富的经验，这又是难能可贵的。针对这些人员，档案机构要专门制定培养计划，对其进行专业培训、继续教育等，提高业务能力和知识水平，适应新形势下的档案工作。档案工作除了具有很强的专业性外，载体形式在变化，知识结构也在不断更新，这些变化都要求档案管理人员及时进修学习，不断更新管理理念、知识、技术等。只有档案管理者的专业素养和业务能力跟上了时代发展，档案事业的发展才有保障。

另一方面要适时引进具有多方面知识结构的复合型高水平人才。建设档案资源体系，将档案信息进行深层次的开发，将档案数据进行语义挖掘，将档案信息进行整合和共享等，这些需要档案学知识、数据库知识、软件开发经验等，并且要将这些知识进行融合。因此，政府机关等相关部门要加大经费投入，做出合理规划，重视引进相适应的高水平人才，建设档案队伍，以推进档案资源体系的建设，推动档案事业快速发展。

（三）整合档案资源

1.系统的整合。建设档案资源体系首先要利用计算机软件、硬件设备将档案信息管理起来。近些年，规模较大的档案部门一般都进行了档案信息化，建设了信息条件的软硬件设施，但各地区间、各档案部门之间各自为政，独立建设，硬件设施型号各异，管理软件标准不统一，造成各地间的信息无法传递，形成信息孤岛，不能达到共有共享。针对这些状况，各档案部门应相互支持和积极配合，构建一个统一的网络管理平台，实现档案资源的共有共享。

2.信息的整合。不同的管理系统配备了不同的数据库，也就有了不同结构的档案数据，从系统来看，这些数据处于杂乱无序，分散孤立的状态。档案系统整合后就要进行信息资源的整合，将各种结构类型的档案信息通过数据库间的关联整合在一起，实现档案数据的自由交换和流动，实现信息资源共享。

3.管理的整合。档案信息资源的整合的关键是管理上的整合，不同地区、不同档案机构的信息服务部门之间统一观念、统一步调、合作与协调，实现网络管理平台间的相互联接。依靠先进的技术，创造与之相配套的管理环境，将档案的管理进行整合，以促进档案资源的整合。

4.服务的整合。如今，许多档案机构为了自身的宣传，以及对外提供便捷的查询服务，开发了网站主页和信息门户，这对档案事业的发展是不小的进步。但是，这些网站之间并没有建立联系，不能相互协作起来联合工作，因此，档案部门整合的重点要放在为用户提供全方位和深层次的信息资源服务，将档案信息服务进行有效整合，实现用户“在任何时刻，从任何地点，都可以获取任何取向的信息”，并且在任何一个界面和检索入口就能检索到同一主题的完整信息。

（作者单位：长沙学院）

注：本文基金项目：地方本科高校教育人物档案资源建设及利用方法研究——湖南省档案科技项目，项目编号2017-H-17