大数据时代档案管理工作的挑战与机遇

胥凌

摘要：大数据时代的到来，给人们的工作和生活带来了很大的便利，而将大数据运用在档案的管理工作中，也将是一项新的任务和变革。档案管理是一项非常繁琐和复杂的工作，因此，它在大数据时代的形势下，也将面临着更大的挑战和机遇。本文对此作了简要分析。

关键词：大数据时代；档案管理；挑战；机遇

信息技术和互联网技术的更新和发展，给现代社会的档案管理工作带来了很大的变革，使用电子化和数据化的形式，对档案资料进行储存和管理，更加便于用户的使用和检索。随着更多更复杂的档案资料的出现，人们需要采用一种新的科学技术来管理档案资料，因此将大数据运用在档案的管理工作中，也逐渐发展成为一种趋势。本文从大数据时代，档案管理工作所面临的机遇和挑战出发，进行分析，希望可以有助于档案管理者认清现实，改变管理方式。

一、大数据时代档案管理工作的挑战

（一）资料的隐私和安全

确保资料的隐私和安全，是大数时代档案管理工作所面临的一大挑战。大数据在档案管理工作中的使用，方便人们获取和使用的同时，也导致一些重要的资料很轻易被他人获取。例如，国家的机密文件一旦被不法分子获取，就会促使国家的机密信息被泄露，从而危害国家和人民的利益，造成重大的经济损失。如果一些个人的隐私信息被窃取，就会在一定程度上，给当事人造成困扰和麻烦，影响人们的正常生活。

（二）数据的存储和获取

大量的档案数据，在存储和获取上具有一定的难度，给人们的生活和工作带来了很大的挑战。大数据时代，档案的管理数据呈现出几何式的增长形势，给现有的存储装置和模式带来了很大的挑战，由于存储的内容较多，导致内存胀库甚至严重不足，因此，无法再继续更新数据。而且将大量的数据上传到云盘设备上，耗时较大，数据的不断更新和变化，也不利于对它的准确和及时保存。因此，人们需要及时优化云盘及其他存储设备，给数据留有足够的储存和备份空间，从而在一定程度上，节约成本，改善工作效率。同时，由于大量的档案数据呈现出云计算的分布形式，给大数据的处理工作带来了很大的挑战。大量的数据从存储位置传输到处理位置，很容易导致路径堵塞，影响数据处理速度。而在数据存储位置进行数据处理工作，又给工作带来了很大的挑战和要求，它需要更加完整的数据和精确的数据来源。

（三）技术挑战

首先是容错率问题，由于大数据的数据量较大，处理起来也比较繁琐，因此，要确保对数据的精确和可靠计算，是非常有挑战性的。为了尽量降低数据处理的容错率，需要不断改革和更新设备，使大数据的容错率保持在一个可以接受的水平内，这时就给管理工作和运营成本带来了较大的挑战。当前档案管理系统通过分节点分配任务的方式，来进行数据的处理工作，其容错率也即是各个节点的容错率的综合，当其中一个节点出现错误时，作为监测点的观察点将会监测到这一信息，并把它传达给管理系统。再者是可拓展性问题，传统的档案管理工作，依靠硬件设备来进行平行运算，而大数据时代下，则是依靠通用硬件和新的分析软件来进行工作，它对资源共享的要求较高，这一方面增加了系统的成本，另一方面也导致系统出现故障的频率增加。

二、大数据时代管理工作的机遇

（一）档案管理系统的可扩充性

大数据时代使得档案管理系统的信息数量和种类大幅度增加，而基于计算机技术的档案管理系统，将会满足这一需求，可以对大量的信息数据进行处理，并且降低系统的运营和维护成本。除此之外，大数据的使用，将有助于更多的档案信息进行存储和使用，从而方便档案信息的管理。而且大数据的使用，也可以主动进行数据的采集和储存工作，将档案管理人员在工作过程中，除了档案库以外的知识进行采集，并且将它们存储起来，作为补充信息，从而为存储的档案信息增添历史背景，使其更富有真实性，同时，这也可以为以后的历史研究提供更多的信息参考。最后，根据读者的阅读痕迹，利用大数据进行分析和建档，可以清楚他们的关心方向，并且允许他们进行档案的利用和开发。

（二）档案知识的挖掘

在传统的档案管理模式下，对于档案的存储仅仅是以文档管理的形式，对于档案的利用和查阅很少，导致档案资料始终处于一种搁置的状态，这不利于档案知识的挖掘和利用。而且关于档案资料的调取和挖掘也缺乏系统的管理和相应的技术手段。而大数据时代的到来，促使现在的档案管理工作更加系统化和有效化，大量的档案文档和结构化数据的储存，拓宽了档案的存储内容，同时也更方便数据的使用和挖掘。而且档案管理部门也可以根据数据的分析结果，清楚使用者对档案的利用和需求情况，然后建立合适的数学模型，来对相关的数据进行分析和处理，从而便于分类管理和储存档案资料，提升档案的使用价值。

（三）档案学科的发展

大数据时代的到来，促使人们更加重视对档案学科的研究和发展，档案信息是在人们的实践活动中，被总结出来的，并且服务于实践活动。因此，为了更好的研究档案信息，在大数据时代下，需要不断总结实践活动对档案和档案现象的影响作用，来进行档案的来源、档案的价值等的研究。而且大数据的使用和发展，将促进入们对档案学的研究，从而促使档案学这一学科的出现和发展，并且为它提供了更好的数据处理方式。大数据的到来，促使了档案学的学科性质和体系更加完善，档案的研究对象也从以往的档案数据本身，延伸到对档案信息的研究，在基于档案学的理论下，将数据和信息综合在一起进行研究，更加有助于档案学科的发展和完善。

三、结语

总而言之，大数据时代的到来，给人们的生活带来了很大的机遇，它改变了人们原有的生活和工作方式，使信息的获取和使用变得更加简单，人们应该重视并且把握大数据形势下，新的机遇和条件。同时，人们也应该认清大数据时代的到来，给档案管理工作所带来的挑战，从而不断改革和创新，寻找出一条长久和适宜的生存之路。

参考文献：

[1]石冬梅.大數据时代档案管理工作的挑战与机遇[J].现代商业，2014.

[2]刘玉兰，韩海涛，滕水莲.大数据时代档案工作面临的挑战与机遇[J].兰台世界，2015.

[3]付建忠.大数据时代档案工作的机遇和挑战[J].机电兵船档案，2014.