煤炭技术档案管理的信息化建设

郑凤梅

摘要：在信息技术飞速发展的当今，煤炭企业若想得到更长久的发展，在煤炭技术档案管理工作中，需要尤其重视信息化建设工作，以此跟上时代脚步。本文简要分析了煤炭技术档案管理工作中存在的问题，并提出了相应的解决方案，以最短的时间内缩小差距，提高企业的竞争力。

关键词：煤炭；技术档案；管理；信息化建设

当前我国的煤炭企业信息化水平总体较低，信息化应用的广度和深度也均不够，无法适应社会迅速发展需求。基于此，提升煤炭企业档案管理工作的信息化建设，在煤炭转型发展的现阶段尤为重要。

一、煤炭技术档案管理工作的现存问题分析

第一，档案管理散乱。当《档案法》颁发之后，档案管理工作既迎来了新机遇的同时也遇到了新挑战，具体不规范现象为：卷宗编制内容不完整，体制不规范，未有完整有效的管理体系，同时也缺少相应的管理工具。与传统档案的管理相比较，信息化档案管理有其优势，但是在转变的过程中也存在问题，其中一部分煤炭企业中，档案管理工作是以领导的意识为转移的，另一部分煤炭企业的档案管理工作止步不前，档案管理信息化建设重视程度不够，投入比较少，依然处于传统的管理阶段，进而造成档案管理工作滞后。

第二，管理团队的沟通、建设较弱。在大多煤炭企业的档案管理中，多数的管理团队均是分割开来的，即各个单位的档案管理相对独立，上下级单位之间档案管理往来也相对比较少。同时煤炭企业档案具有复杂性，各个企业的档案管理体系均不相同，比更加的繁复，在具体管理细节上，各单位之间存在标准不一、协调较难的一些弊病，造成档案信息不能充分地共享，进而阻滞档案信息化建设的步伐。另外，管理团队的建设需创新，在进行档案管理的过程中，目前我国煤炭企业档案管理队伍中，管理档案的专业人员比较少，缺少高级的管理人员等问题也比较突出的。

第三，信息技术化在档案中的应用较少。从当前的煤炭企业发展现状看，普遍档案管理水平未得到提升，其中一部分企业依旧沿袭传统的手工作业方式，管理层次较低，另一部分企业虽然也配备使用了计算机，但实际应用范围并得以扩展，仅仅应用在查询或者检索等阶段，没有将计算机的真正优势发挥出来。除此之外，档案信息技术缺乏统一的组织规划，加之自身的使用水平跟不上当前信息技术的脚步，从而影响了整体的档案管理信息化的脚步。

二、加快档案信息化建设速度的措施

（一）建立电子档案管理记录系统

为保证电子档案的真实性和完整性，煤炭档案部门应该建立电子档案管理记录系统，并且完成自动的对电子文件生成、增添、删除以及归档时间等进行准确记录，同时需要注意的是降低随意更改情况的出现，进而加快档案信息化建设的速度。除此之外档案管理部门需要建立专门的电子档案数据库，在数据库中对各类档案的多种形式和版本进行保存，同时深入学习《档案法》中的相关内容，进一步提高档案管理人员的自身素质，为后期工作人员研究过程提供更多的有利条件，为档案管理工作信息化建设工作开创出新的局面。

（二）提高档案信息化技术水平

通过提高信息化技术水平可以为档案信息化建设工作奠定坚实的基础，档案管理部门可以从如下几方面进行：其一，加大基础设施投入力度。档案管理部门需要根据实际情况对计算机、路由器、扫描儀以及服务器等基础设备进行合理配备，以供工作人员开展各类工作进行使用，通过配备上述基础设备后一些工作的效率和效果均明显提升，并且为电子档案归档及后期管理提供更多的便利。其二，在电子档案数字信息录入工作产生给予更多的重视，工作人员需要边整理边录入，从根源位置对数据和信息错误的情况进行杜绝，使用双套制的方法进行归档，在保证归档效果的同时可以最大程度的减少工作量。其三，设定相应的权限。档案管理部门首先需要对密级标准进行合理制定，在制定完成后严格按照其要求对归档的电子档案进行分类，主要包括公开档案、内部档案和机密档案等，之后需要设置登录名和登录密码，在查找或者阅读机密电子档案时需要进行身份验证，在验证成功后才能进行一些服务，从而保证电子档案的安全性，减少丢失或者篡改等现象出现的可能。

（三）重视信息化档案的安全管理工作

在档案分别做好系统管理之后，需要做好相应的安全管理工作，其属于信息化的核心要素。由于企业档案管理过程中，其下属单位比较分散，每个单位自行建立相关的数据备份系统是比较难完成的，因此，使得煤炭企业整体档案信息化建设中消耗了较大的人力、物力和资金。然而在具现实的安全管理工作过程中，煤炭企业可以实施两种方式管理，一种为集团自己建设，另一种为委托专业机构管理，煤炭企业可自行选择，在所有信息化建设中，电子文档和数据是极宝贵的数据资源，在实施档案安全管理工作的时候，应该树立全新的理念，制定严密的管理措施，应用科学的管理方法构建电子档案坚固的安全屏障。除此之外，企业改革与经营管理在新时代衍生了新的要求，为此煤炭企业应该不断改善服务内容与方式，进而推动档案资料的收集、整理与归档；对于以往已经形成的档案，则需要进行跟踪回访，重新补充档案中的内容，防止档案资源的丢失、损坏，给企业带来不必要损失。

三、结束语

综上所述，本文统筹分析了信息化建设在当今煤炭企业档案管理中不可缺少的原因。而档案管理工作不论是在普通企业还是在煤炭企业，其均属于基础工作环节，只有不断促进档案管理的现代化手段应用，合理开发利用相关的档案资源，进而达到提高煤炭技术档案信息化建设的步伐，让其更好地为煤炭企业生产与经营服务，推进企业更加长远的发展。

参考文献：

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