论如何发挥档案管理在企业改革发展中的服务效用

周莉

摘 要：档案管理是企业管理的一项重要内容，将企业生产和经营活动的各项数据进行记录，用于指导和改善企业经营活动，对于企业而言，档案管理有着极强的重要性。在企业改制过程中，档案管理工作存在一些问题，例如，档案材料过于分散，档案的保存和交接問题，影响了企业管理。本文主要探讨国企改制中，档案管理存在的问题，根据问题提出相应对策。

关键词：企业；档案管理；问题；对策

档案管理对于企业而言有着重要意义，档案管理是对企业经营数据的统计，可以指导企业生产活动，改善企业经营，加快企业技术进步。随着企业的不断发展，企业档案数量也在不断地增多，档案管理工作越来越复杂。本文从事档案管理工作多年，以本人工作为例，阐述企业在改制过程中档案管理存在的问题，并提出参考性建议。

一、国企改制过程中档案管理存在问题

1.档案材料过于分散，档案移交不全

档案管理工作最为基础和最为重要的工作就是对档案进行管理、保存和维护，保证档案的完整和齐全。然而在企业改制中，对于档案的管理存在较大问题，档案材料过于分散，企业档案收集不全。由于企业档案数量比较巨大，加上档案比较分散，大多集中在各个部门，甚至是员工手中，部分企业人员对于档案管理意识不全，没有上交档案的意识，认为档案在自己手中更为方便，为集中上交到档案室，进行集中的管理，久而久之档案容易出现丢失和损毁。

2.档案管理不重视，缺乏专业档案管理人才

企业对于档案管理工作重视程度不足，主要体现在，档案管理人员频繁变动，缺乏专业的档案管理人才，这就限制了企业档案的有效管理。企业档案管理人员，通常是配备兼职人员，不仅缺乏相应的档案管理知识，受到本职工作量的限制，没有足够的时间，学习档案管理相关知识，整理档案，导致企业档案管理存在混乱的情况，档案整理工作质量较差。

3.档案重复保存情况严重

在企业，档案重复保存的情况经常出现，主要原因在于，企业不断的发展和壮大，会成立相应的分公司或子公司，档案管理工作实行分级管理制度，各个子公司或分公司分别设有相应的档案室，对分公司或子公司档案进行分级管理。通常情况下，总公司将拟定的文件下发到各分公司，分公司档案管理人员，对于档案归档能力较差，将所有文件进行保存，导致档案重复保存情况的出现，消耗大量人力、物力和财力。

二、提升企业档案管理的对策

1.制定完善的档案管理制度，加大档案管理工作的宣传

解决企业档案材料过于分散和档案移交不全的情况，需要企业加强对档案管理工作的重视程度。首先，企业根据自身实际情况，制定完善的企业档案管理制度，并根据企业的发展需求，对档案管理制度进行补充，使其不断完善，保证有完善的规章制度规范档案管理工作。其次，企业加强对档案管理的宣传。依靠企业宣传，让各级部门认识到档案管理的重要性，提升企业员工档案管理意识。依靠各种渠道对企业档案管理制度和《档案法》进行宣传，让企业领导和员工充分认识到档案管理的必要性和重要性，自觉地支持档案管理员的工作，及时地将日常工作档案移交给档案室，保证企业档案的完整和齐全。

2.建设档案管理人员队伍，提升档案管理人员素质

企业建设档案管理人员队伍，保证档案管理人员具有良好的稳定性以及较高的专业素质，是保证企业档案管理工作有效开展的基础。由于企业档案数量比较庞大，在选择档案管理人员时，需要其具备良好的专业知识、吃苦耐劳、工作细心的人员，并保证档案管理人员的稳定性。加强企业档案管理人员的培训，企业定期组织安排企业档案管理人员参加档案局举办的各类培训活动，提升档案管理人员的专业素质，培养档案管理人员的责任心，保证档案管理工作质量。此外，邀请档案部门的专家进行讲座和指导工作；同先进单位保持联系，学习其先进管理经验；加强对企业档案管理人员的业务考核，督促其不断的学习和提升自己。

3.做好档案归档管理，企业内部共享档案资源

为了避免在档案管理中，出现重复保存的情况，可以从两方面进行控制。一方面，企业各分公司根据自身情况，确定档案管理的相关内容，包括档案的归档范围、档案保管的期限。严格按照档案管理的规定，进行档案归档，对于不在归档范围的文件，及时清理。

4.企业档案的现代化管理

为了提升档案管理的工作效率，需要加强对现代化技术的应用，除去现代化设备的使用外，推动档案的信息化管理。企业应该注重企业档案管理的现代化建设，为档案管理现代化，提供必要的人力、物力和财力支持。首先，加大对档案管理的资金投入，改善档案室的硬件设备，档案室应该配备完善的现代化设备，例如，计算机、打印机、扫描仪、碎纸机、湿度记录仪、装订机、吸尘器等。其次，加强档案管理的信息化建设，购买档案管理的软件，使用现代化方式进行档案管理，实现档案信息的网络检索，更好的提供档案信息服务。

5.加强企业档案的开发和利用

企业档案是一种重要的信息资源，对企业而言有着极大的价值。只有充分挖掘企业档案的价值，才能使其更好的为企业决策和企业经营提供服务，为企业创造经济效益。因此，企业必须重视起档案管理工作，转变管理观念，加强对档案管理人员的培养，促进其进行企业档案的开发和利用，挖掘企业档案中的深层价值，为企业决策和企业经营活动，提供信息服务。

三、结束语

综上所述，企业档案是企业资源的一种形式，因此，对于企业而言，做好档案管理工作很有必要。当前在企业改制中，企业档案管理方面的问题开始暴露出来，例如，档案材料过于分散，档案移交不全；不重视档案管理，缺乏专业人才；档案重复保存；档案管理的现代化建设不足；对档案的开发和利用不足。为了提升国企档案管理水平，企业首先需要制定完善的档案管理制度，加大宣传力度。其次，提升档案管理人员素质。最后，共享档案资源，实现现代化管理，加强企业档案的开发和利用。

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（作者单位：胜利油田油区稽查支队）