完善档案馆档案信息化建设的思考

侯煜涵

摘 要：新一代信息技术与档案建设的深度融合，加快了档案馆转型升级的步伐，它的出现改变了档案馆的服务模式以及发展路径。信息化技术是档案馆现代化建设的有力抓手，如果运用得当，不仅能够加强信息资源的沟通共享，而且能够推动其他领域工作的开展进度。当前，我国学界对于档案馆信息化服务模式的研究呈现出“升温”的白热化趋势，研究领域涵盖了档案管理的内涵、管理、服务等各个内容。但总体而言，档案馆具体实践层面仍然不成熟，在信息化建设过程中暴露出一些弊病。因此，笔者结合自身管理经验，本着“以人为本，促进发展”的理念，力求为档案馆现代化建设贡献力量。

关键词：档案馆；信息化建设；弊病

一、档案馆信息化建设概述

档案信息化建设主要有两方面的涵义，主要指将数字化手段融入到档案内容以及各个流程当中。既包括档案信息资源整理、归纳、保管、利用等过程的信息化建设，也包括单纯的馆藏实体档案信息化[1]。通过对档案信息化建设做概念界定，可以发现其具有以下特点：

（1）规范性。档案本身便具有规范性的特点，例如档案馆在管理档案时需要受到《档案法》以及其他部门法规的规制。档案信息化建设同样如此，其作为档案管理模式的一种，同样受到法律法规约束。同时，由于其涉及到电子数据，还会收到电子领域法律法规的规制。档案信息化建设过程中必须严格遵守这些标准，特别是涉及国家秘密、个人隐私以及商业秘密的内容，更要保持其规范性。

（2）技术性。这是档案信息化建设的基石，先进的技术能够增强档案馆的竞争力。典型如在档案数据存储、上传、交换、检索过程中运用压缩技术、安全墙技术、网络云计算等技术。

（3）依赖性。及时档案信息化建设与其他档案管理模式相比具有方便、快捷、科学的服务特质，但是其存在的依赖性也能忽视。笔者认为档案信息化建设是一个“环环相扣”的系统性工程，它不仅需要依附于软硬件设施、技术水平高低等因素，还需要依赖档案管理人员专业技能水平以及管理水平等因素。缺少其中任何一种因素，都有可能阻碍档案信息化建设

的步伐。

（4）多样性。信息化技术易传播的特性决定了其不仅融入到各个行业，而且在不同国之间、不同地区之间都有所拓展，呈现出多样化的发展态势。其运用到档案管理领域同样如此。具体而言，其一，服务手段多样化。随着信息技术的纵向扩展，档案馆能够利用的服务手段不断增加。从以前仅仅只能提供档案资料查询服务，扩展到现在的档案推送服务、档案咨询服务以及其他个性化服务。其二，服务对象多样化，档案馆其公共服务性日益凸显，从以前單纯的服务于现实用户，扩展到现在的既服务于现实用户，也服务于网络用户等潜在用户。此外，档案服务对象在纵向层次上也不断深入推进，从以前服务群体单一，扩展到现在为各个行业，各种正当目的而查阅档案的各类用户群体。其三，档案信息内容的多样化。随着各个档案馆信息共享程度的加深，以及档案馆收集各类信息资源的能力加强，档案馆可以依靠各种信息载体，满足公众多样化的档案查阅利用需求。

二、档案馆信息化建设过程中存在的弊病

（1）档案资源数字化不足

档案资源数字化不足是大多数档案馆面临的主要问题，主要表现在：第一，数字化重点不突出，内容不丰富。在对馆藏的纸质档案进行信息化处理时，仍然以文字档案为主，对图片、影像档案的关注度不高，档案形式没有得到创新，图片、影像等新型档案形式匮乏。第二，数字化内容不足。在对馆藏的纸质档案时只将档案中的重要部分数字化，没有对档案中的草稿以及附录等内容实现数字化。同时，部分档案馆甚至只对目录进行数字化，对档案内容仍然以纸质化的形式暴露，将信息技术仅仅利用在查找档案以及检索档案领域，严重制约了档案信息化建设进程。

（2）档案信息资源共享程度不高

档案馆信息资源共享程度与公众档案需求不匹配，是大部分地区档案馆存在的问题。档案馆没有建立一个信息网络体系，导致档案供需脱节，无法满足公众的查档需求以及用档需求。究其原因，主要有以下几个层面：1.管理体制壁垒。部分档案馆虽然信息化水平提高了，但档案管理体制仍然沿袭传统的模式，没有站在公众的视角考量用户需求，仍然停留在条块分割的传统管理模式中。即将档案归档后，不及时上传档案数据到云端数据库，以至于公众查找档案时，工作人员无法及时在电脑上查找到相关信息。2.网络技术障碍。档案信息资源最为核心的部分在于网络技术的优化畅通以及网络安全保障，这些需要大量的人力、物力以及财力投入。尤其是构建信息共享平台时，如何保障操作系统不受木马等病毒入侵，如何实现信息对接，都需要在技术层面把好关。

（3）档案管理人员综合素质总体水平有待提高

档案管理人员作为档案馆的各项工作开展的执行人员，直接关系到档案馆整体服务水平。总的来说，我国档案馆经过多年发展，管理人员综合素质相较以往有了显著提高，但与国际总体水平相比，则仍有差距。

①服务意识落后

部分档案馆工作人员服务意识滞后，不能与档案信息化建设相匹配[2]。往往将自己摆在一个“劳动者”的地位，没有将自己摆在一个“创新者”的地位。在具体工作时，仍然是“重建档，轻利用”的服务模式。信息化建设过程中势必会更加注重与档案利用者的沟通交流，这就要求档案管理人员树立“以利用者为核心”的人本位理念。档案管理人员不仅需要了解档案事业的发展前沿，也要了解社会公众的档案信息需求，从而做到超前服务。

②知识结构不完善

档案信息化建设要求档案管理人员既用现代化档案管理理论武装头脑，也要用信息化专业技术武装实践操作[3]。一方面，部分档案管理人员工作经验丰富，精通档案管理工作。但是在信息技术层面则较为，尤其是不能熟练操作先见的仪器设备，不能将档案中的图片做清晰化处理，不能将档案中的声像以及影像做压缩格式化处理。这些困境都致使档案事业与信息化建设不能实现完全接轨。另一方面，部分档案管理人员虽然十分擅长信息技术，但是却缺乏对档案管理有一个系统化、全面化的了解。综上所述，档案管理人员无法将档案管理理论与信息化技术做到有机契合，是制约我国档案事业突破与创新的重要因素。

三、完善档案馆信息化建设的建议

（1）规范档案资源信息化处理标准

档案馆要出台相应的管理规范，做好事前规范，用规章制度规范工作人员的管理流程。首先，可以借鉴国际通用的著录规则以及档案信息化加工标准，结合档案馆自身情形，出台规章制度。其次，最好数字化辅助工作，从软硬件设施的配备、相关预算标准到专业人员配备等各个方面入手，为档案资源信息化提供坚实的后盾。再次，加强新型档案建设，对于档案中的声像、图片等，可以通过扫描、光盘刻制等方式将图片以及声像内容保存下来。最后，加强监督管理。档案馆可以成立相应的部门，对信息化过程进行监督检查，监督过程中是否存在缺页、少页、修改等现象，确保原件与上传件一致。

（2）提高资源共享程度

档案信息资源共享，是未来国内各大档案馆发展建设的一大趋势，特别是跨地区跨省份的馆际共享能力建设更是档案管理领域的热点以及难点。一方面，要提高资源共享程度，亟待解决的安全保障问题。网络安全保障问题没有做好，就极易发生档案信息泄密事件。为此，在这一过程中必须加强访问控制技术、防火墙技术以及反复制技术，确保档案信息在上传共享到云数据段时不会泄露。另一方面，要加强网站建设，提供个性化服务。档案馆可以利用现有的信息化技术，推出符合公众需求的服务产品[4]。例如，可以开通网络查询服务，这项服务又具体包括档案在线服务、档案办事指南、互动交流等内容，公众可以通过扫描相应二维码下载所需信息。对于公众咨询多的有关问题，可以设置答案公布在有关界面，从而减少工作人员的工作量，提升档案信息咨询服务的维度。

（3）优化管理人员知识结构

首先，檔案馆要分类、分层次的开展相关培训活动，对于“重档案管理，轻信息技术”类的管理人员要组织其进行信息技术学习，具体到实践中，可以聘请有关专家到档案馆进行手把手实地培训[5]。对于“重信息技术，轻档案管理”类的人员要培养其系统化的档案管理理念，具体到实践中，可以采取“以老带新”的方式，由经营丰富的档案管理人员一对一的进行档案管理指导。其次，加快人才引进，在设置具体招聘门槛时，可以在提高薪酬标准的基础上，适当提高招聘门槛。档案馆要引进具有综合知识的复合型的专业人才，提升档案馆的整体人员素质，优化人员结构。最后，建立绩效评估体系。现代管理学研究表明，绩效管理体系的优化与工作人员的工作效率呈“正相关”的关系。因此，档案馆要立足于本馆实际，针对不同岗位的工作难度以及任务分工，制定一套有针对性、合理性的绩效考核体系。例如可以借鉴管理学中的目标管理法。这种方法主要是由档案馆根据实际工作情况制定相应目标，并根据档案管理人员的实际完成情况进行工作效果考评。

四、结语

在社会主义建设迈入新征程背景下，档案信息服务不断突显其在经济建设以及社会建设中的重要作用。未来档案馆的发展趋势仍然是以信息服务为主线，这一发展过程中会遇到一定的阻碍，包括如何应对大数据浪潮的冲击，如何革新自身管理体制以及管理模式，如何多层次、多维度的满足社会大众需求等。但我们也要认识到任何事物的创新都有一个循环过程，档案事业的发展同样如此，其需要档案馆在不断的发展中积累经验，为实现质的飞跃铺垫量的基础。

参考文献

[1]刘汝.档案馆信息化建设存在的问题和对策[J].建材与装饰，2018（05）：171-172.

[2]管先海，刘伟，白桦.对档案馆信息化建设的理性思考[J].档案管理，2014（04）：15-18.

[3]张建新.加快档案馆信息化建设的思考[J].山西档案，2005（05）：35-36.

[4]刘赫男.第五媒体在公共档案馆信息化建设中的应用[J].山西档案，2014（01）：69-71.

[5]容浒熙.我国综合档案馆信息化建设研究[D].广西民族大学，2013.

（作者单位：烟台经济技术开发区档案馆）