商业性档案寄存托管企业SWOT分析及发展对策

赵淑梅 刘俊恒

[摘要]论文以入选2016年中国档案学会定点的14家档案寄存托管类企业为样本，对我国档案寄存托管行业现状进行调研，剖析档案寄存托管行业的优势、机会以及存在的威胁与挑战，进而提出打造知名品牌，增强规模效应；与高校科研机构合作，研发智慧化产品；开展衍生业务，发展电子寄存或社交媒体文件归档业务；组建档案服务商业化协会，加强企业间交流等建议。

[关键词]档案寄存档案服务社交媒体数字档案

[分类号]G271

A SWOT Analysis on Commercial Records Management & Storage Industry and Measures

Zhao Shumei， Liu Junheng

（School of History of Liaoning University， Shenyang， Liaoning， 110136）

Abstract： The article related to 14 Records Management & Storage companies designated by China Archives in 2016， introduces the status quo of commercial operation of Records Management& Storage Industry in China， and uses SWOT analysis method to explore the strengths， weaknesses， opportunities and threats of it and finally puts forward some strategic suggestions，including building well-known brands and enhancing the scale effect； cooperating with university research institutions and researching smart products；carrying out derivative business and developing electronic depository or social media filing；setting up archives services commercial association and strengthening communication among enterprises .

Keywords： Archive Deposit； Archive Service； Social Media； Digital Records

商业性档案寄存托管企业，是为其他机构代为保管档案，以满足用户档案相关服务的一种企业。寄存托管不仅是一种服务模式，更是对档案服务社会化、集约化理念的推行和发展。现阶段实体寄存是我国档案保存的重要形式，但随着网络技术的发展，数字托管乃至社交媒体文件归档等新型档案寄存托管业务未来也将有很大的发展空间。

1我国商业性档案寄存托管行业发展的优势（Strengths）与机遇（Opportunities）

我国开展档案的寄存托管业务可追溯到二十世紀八九十年代，主要解决国有企业改制中档案管理不善乃至无处可归，以及非国有企业档案管理混乱等问题。综合性档案馆或行业档案馆为一些企事业单位提供档案寄存服务，其职能是为区域内各类企业、社会团体及个人提供有偿的档案寄存服务。从严格意义上说这类行为属于半商业化，但在理念上为我国商业化档案寄存企业的发展积累了经验。此后民营企业、外资企业等市场化的商业性服务机构陆续加入此行列中，为更多的档案部门提供社会化的保管性服务。2014年中国档案学会发布的《2014-2016年度档案设备、用品与服务定点生产企业名录》中首次出现了“档案寄存托管类”企业，入选的有3家企业，约占名录总数的（共64家）4.7%。2016年中国档案学会发布《2016-2018年度档案设备、用品与服务定点生产企业名录》，这次进入名录的企业增加到14家，约占总数（共91家）的15.4%，比2014年提高了近10%，显示了我国档案寄存托管类企业快速发展的势头。

1.1入选的企业都具备了良好的专业化存储设施条件

《中国档案学会档案设备、用品与服务定点企业管理试行办法》（2016版）对档案寄存托管类企业设定了十多项入选条件，具体包括企业注册资金、库房建造、征信情况、专门管理人员、安防设施、产品质量等。其中，库房均必须符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25-2010）、《档案馆建设标准》（建标103—2008），档案寄存托管企业库房须为自主产权，其规划性质为工业用地或仓储用地，库房须为单体独立、单栋，而且要求凡参加档案寄存托管类评定的企业还须符合档案寄存托管库房建筑面积20000m2以上的条件。这样从基本条件上就使入选的企业具备了良好的专业资质和提供优质服务的能力。

根据笔者调研，14家企业均配备用于存放档案的密集架、货架，并具有省部级以上检测机构的产品质量检验报告，配备视频监控系统、门禁系统、红外线报警系统、公安110联动报警机制，且经过当地消防及气象部门验收合格，大部分企业均在官网提到寄存托管中对档案安全性保障的重视和具体措施。例如，东方博泰采用先进IT系统与条码系统实现安全存储，调阅室有录像设备，确保调阅过程的信息安全；提供待销毁档案从接收到销毁结束的全程位置、数量、状态跟踪和录像，满足信息安全管理需要。[1]

1.2档案寄存托管类企业以实体档案托管为基础，不断向数字档案管理业务拓展

笔者对2016年入选中国档案学会定点企业名录及其官网的业务介绍进行调研，入选寄存托管类的14家企业同时还入选了中国档案学会定点的其他业务类企业名录。有7家（50%）中国档案学会指定数字化加工企业，1家（7%）指定档案保护设备与产品企业，3家（21.4%）指定计算机档案管理软件企业以及1家（7%）指定档案密集存储设备企业。从14家企业的官网上可以了解到其经营业务也呈现出多元化的特色，并不断向大数据、智慧化拓展。见图1。

1.3寄存托管市场潜力巨大，有2家企业已进入到上市公司行列

商业档案管理行业在中国尚属朝阳行业，市场潜力巨大，如图2所示。通过对其官网业务的调研，发现其行业对象广泛，其中政府机构（85.7%）、金融机构（78.5%）、事业单位（71.4%）比重较大，还涉猎综合局（馆）、能源、汽车制造、建筑房地产等行业。量子伟业官网显示其行业用户包括：通信、综合档案局（馆）、集体用户、建筑、能源、电力、金融、保险、机关事业单位、院校机构、航空、汽车制造、烟草等众多行业，市场需求很大。[2]这种广泛的需求使企业发展具备良好前景，目前入选的14家企业中有2家（申江万国数据信息股份有限公司和广州历康信息科技股份有限公司）已经进入上市企业行列[3]，也说明了其较强的市场竞争能力。

1.4有利的政策环境——政府积极鼓励和扶持服务外包产业

笔者梳理了近几年中共中央国务院发布的有利于档案寄存托管行业发展的政策及文件。2014年中办15号文件中指出“积极鼓励社会力量参与档案建设事业”， 2015年国务院出台了《国务院关于促进云计算创新发展培育信息产业新业态的意见》，2016年为落实《国务院关于促进服务外包产业加快发展的意见》商务部会同财政部、海关总署等有关部门编制了《服务外包产业重点发展领域指导目录》，其指导的主要业务包括数据中心、托管服务、安全服务、数字内容服务。这些对档案服务外包企业的发展必然是利好的政策。根据党中央国务院深化改革精神，随着社会的发展，共享经济的大潮已经到来，政府购买服务的方式将来会在各个领域全面推广，社会各类机构产生的档案管理业务也将更多通过政府购买服务的方式来解决其在专业人才、存贮空间、专业管理等方面的不足，这必将为寄存托管类等档案服务行业提供更多的业务空间。

2我国商业性档案寄存托管行业发展中存在的问题（Weaknesses）与挑战（Threats）

我国商业性档案寄存行业虽然发展势头很好，市场空间巨大，但也面临诸多问题和严峻的挑战，主要表现在以下几方面：

2.1产品及业务创新能力有待提升

目前多數企业的主要业务仍然集中于档案实体的寄存托管、文档全流程BPO（商务流程外包）等传统档案业务范围。随着大数据时代的到来，“智慧档案馆”“档案管理云平台”“大数据管理”等新兴事物应运而生。14家企业中，虽然有5家（35.7%）涉及上述部分业务，但面对汹涌而来的互联网信息、档案数字化信息的巨量增加以及数字托管业务的巨大需求，还有一定的差距。笔者在一些公司官网上发现有“智慧档案馆”“档案管理云平台”等业务内容的提及，随即跟踪电话访谈了解具体业务情况，得到的反馈是其对这些新业务的认识还很模糊、片面，有炒概念之嫌，更多的是将管理档案的硬件设备或者管理电子文件的软件升级称之为智慧档案馆、大数据管理，而忽视了服务等方面的业务流程智慧化和档案数据库的建设，这必然对业务和产品的创新带来影响。

根据易观智库发布的《中国移动互联网用户行为统计报告》显示，2016年中国移动互联网用户规模高达约8.80亿。[4]《2016年人民日报·政务指数微博影响力报告》指出，截至2016年岁末，新浪微博平台认证的政务微博达到164522个。其中，政务机构官方微博125098个，比前一年增长9%；公务人员微博39424个，比前一年增长5%。[5]在此背景下，社交媒体得到迅猛发展，社交媒体文件的归档保存也为档案寄存托管行业发展带来新挑战。目前一些发达国家已经开始进军社交媒体文档的归档管理领域，如美国已出现针对社交媒体文件归档的专门机构Archive Social，该公司是美国一家第三方档案信息服务机构，致力于为政府机构提供社交媒体信息捕获和归档服务。Archive Social已与北卡罗来纳州档案馆合作，完成该州档案馆社交媒体文件的捕获工作，是世界社交媒体文件归档的典范之一。我国企业如何迎头赶上值得思考。

2.2档案专业人才匮乏

由于档案寄存托管行业的待遇较低，很难吸引高校专业人才应聘，因此我国大多数档案寄存托管公司的员工文化水平较低。笔者对企业官网人才招聘板块进行调查，有6家公司发布招聘信息，其中3家（50%）对“档案管理员”职位没有学历要求。笔者还发现其工资待遇普遍低于其他工作岗位，职位晋升潜力欠缺，导致档案专业人才不愿意从事该岗位，还有部分企业不定期聘用不经专业资质考核的的兼职人员，极易产生档案信息的泄露或保管不善等隐患，影响了企业发展专业化。

2.3行业竞争激烈，优胜劣汰形势严峻

档案寄存托管类企业发展的压力主要来自国内企业间的竞争和国际同类企业的挤压。根据笔者对2008年以来入选中国档案学会定点企业名录的统计，如图3所示，定点企业的数量呈旺盛增长势头，2008年仅有24家，2016年增长到91家，但仅有14家企业始终在名录中，而且这14家中没有寄存托管类企业的身影，可见优胜劣汰形势严峻，可持续发展的牵引力还有待提升。此外，文档服务行业的跨国公司对国内企业也造成极大挑战。多家跨国公司不断进驻中国内地。早在2004年，美国商业文件中心服务巨头Iron Mountain公司（PRISM协会著名公司）在中国上海入驻，如今在我国上海、北京、成都、武汉、重庆、广东等地都设有分公司。此外TotalRecords Management Cairns Pty Ltd也入驻了我国浙江宁波等地，这些跨国公司在一定程度对我国同类企业带来巨大竞争压力。

3档案寄存托管行业的发展对策

档案寄存托管行业正迈入迅速发展的新时期，行业规范化管理程度不断加强，企业优势不断积累和成长，但同时也面临很多挑战，可谓机遇与挑战并存。笔者以SWOT分析为基础，试就档案寄存托管行业提出以下几点发展对策。

3.1 SO策略——打造知名品牌，增强规模效应

品牌意味着高质量、高信誉、高效益、低成本。企业要有自己的品牌，知名品牌既是企业的无形资产，又是企业形象的代表，因此档案寄存托管企业当务之急是树立自身品牌，可整合中小企业资源增强规模效应，形成统一竞争力，弥补单一企业规模较小的劣势。具有一定实力的企业可通过自建和并购并行的方式，在条件成熟的地区比如我国东部经济发达地区，进一步开展档案寄存托管和商务流程外包一体化服务，通过整合优势资源，实现企业集团整体上市。

3.2 WO策略——与高校科研机构合作，研发智慧化产品

智慧化产品是指能够按照工作人员预设的模型或流程进行档案逻辑管理的产品，在档案服务业领域有诸如“智慧档案系统平台”的产品。随着大数据时代的到来，档案寄存托管企业不得不紧跟时代潮流，适时而变，与高校及科研机构进行技术合作。据笔者调研，目前7家（50%）公司已与高校科研院所合作进行技术创新，研发大数据分析类的产品，例如天津中信外包与金山云、南开大学津南研究院合作共建针对政府部门、金融机构等行业的大数据研究及应用平台，形成互补性的“产学研”创新战略联盟。再如常州鸥迅以东南大学为技术依托，研发“智慧档案系统平台”等新兴产品。随着文件档案管理智能化技术的发展，档案寄存托管公司唯有致力于新兴技术和文件档案管理领域的研究，才能获得软件技术著作权证书及设计和施工资质。

3.3 ST策略——开展衍生业务，发展电子寄存或社交媒体文件归档业务

衍生业务是指从企业原生业务中派生出的新业务。迈入大数据时代，业务已不能局限于寄存托管，应积极开展衍生业务，比如数据采集引擎、数据分析引擎等。根据笔者调研，7家（50%）同时被中国档案学会认定为“档案数字化加工类”企业，电话访谈中几家公司也表示为客户提供数字化、大数据分析等技术含量高的服务将是公司未来发展方向，而未来寄存托管很可能由“纸质寄存”向“数字寄存”转变。如“中信外包以业务资源共享、目标市场横向扩展、服务链条纵向延伸的多元化原则，积极开展衍生增值服务业务，为客户提供包含客户呼叫中心、供应链金融支持、高值物流及存管等在内的多种衍生增值服务。据统计，通过寄存托管模式，客户直接费用（场地、设施、设备等）平均节省约40%，而间接成本（管理、人员、风险控制等）趋近于零。”[6]

3.4 WT策略——组建档案服务商业化协会，加强企业间交流

协会对行业发展有举足轻重的作用，只有行业壮大，企业才能有更多发展机会。我国商业化文件服务业可结合自身特点，适当借鉴国际协会——PRISM的优秀经验。该协会制定有成熟而完善的法规遵从和服务流程标准，诸如“商业文件中心运营标准、建筑标准、灾备标准、保险及风险转移标准、载体设施标准、排架标准、文件保管期限标准、行业术语手册等”。[7]该协会还为会员的发展提供服务，如提升行业知识与技能和提高利润的国际一流教育项目，组织成员见面分享行业最新信息，并且每年都举办各大洲年会，向成员提供协会杂志和专业研究资源，了解其他成员的最新产品和服务，使其紧跟行业国际潮流。[8]PRISM还提供三项附加好处：在线采购指南——向所有成员免费提供为客户搜索个别成员提供路线；导师计划——一对一指导，提供专门文章，举办教育电话会议和圆桌会议；信息资源与研究服务——PRISM国际工作人员随时准备协助成员解决问题，找出潜在供应商、产品以及问题的答案。[9]

我国档案服务业企业也在向国际水平靠拢，根据2017年PRISM统计显示，目前全球已有594个会员，6家中国公司入选PRISM，其中3家（北京东方博泰文档数据外包服务有限公司、中信天津投资股份有限公司、深圳市银雁金融服务有限公司）是档案寄存托管类公司，占PRISM协会中国公司的半壁江山，占中国档案学会档案寄存托管类企业数的21.4%。希望未来有更多的中国公司进入此行列，推动我国档案服务业企业整体竞争力的提升。

*本文系国家社会科学基金青年项目“大数据时代档案服务业理论与实践研究”（项目编号17CTQ0048）的阶段性研究成果。

参考文献

[1]北京东方博泰文档数据外包服务有限公司.服务项目[EB/OL].[2017-10-15].http：//www.botairecords.com/service.

[2]北京量子偉业时代信息技术股份有限[EB/OL].[2017-10-15].http：//www.pde.cn/PDEPORTAL2015/portal/html/index.

[3]杨昕蒙，叶萌萌，吴建华.档案业务类上市公司经营范围与竞争力研究[J].档案与建设，2017（9）：26-31.

[4]易观智库.中国移动互联网用户行为统计报告[R].2017（6）：3.

[5]人民网.全国政务指数排行榜月度报告出炉[EB/OL].[2017- 10- 25]. http： // www.cpd.com.cn.

[6]天津中信外包服务有限公司[EB/OL].[2017-10-15]. http：//www.citic-os.com.

[7]黄霄羽.国外商业化文件信息服务业的监管体系[J].中国档案，2011（10）：58-60.

[8]Mission and Vision[EB/OL].[2017-10-15].http：//www. prismintl.org.

[9]Benefits Of Membership In PRISM[EB/OL].[2017-10-15]. http：//www.prismintl.org.