企业档案应急预案可视化研究

张艳欣 李治伟

[摘要]面对日益复杂的社会与自然环境，企业档案管理面临的风险种类与数量与日俱增。尽管当前企业档案部门已有的文本应急预案对突发事件的应对有一定作用，但是存在信息化程度低、可操作性较差等问题，难以满足新形势下企业档案应急管理要求。论文提出企业档案的可视化应急预案的建设构想，初步探讨企业档案可视化应急预案系统的技术支撑、主要内容、功能及其实现，以期提升企业档案部门的应急管理能力，最大限度避免档案突发灾害给企业带来的损失。

[关键词]企业档案可视化应急预案

[分类号]G270.7

Research on the Emergency Plan of Enterprise Archives Visualization

Zhang Yanxin， Li Zhiwei

（School of Management of Hebei University， Baoding，Hebei， 071000）

Abstract： The types and quantities of risks faced by enterprise archives management are increasing day by day accompanied by the increasingly complex social and natural environment. Although the text emergency plan plays a role to response to the unexpected events， they are difficult to meet the requirements of emergency management of enterprise because of the problems of low level of informatization， poor operability and etc. This paper puts forward the conception of visual emergency plan of enterprise archives， and discusses the main contents， function， and technology support of the visual emergency plan system of enterprise archives so that the emergency management capability of archives department of enterprises are improved and the loss of the unexpected archive events to the enterprises is reduced.

Keywords： Enterprise Archives； Visualization； Emergency Plan

企业档案是企业各项业务活动中产生的原始记录，具有凭证价值，是企业记忆的重要组成部分，为企业的运行和发展决策提供知识服务。企业档案一旦遭丢失和损毁，其生产经营活动和经济效益必将受到严重影响。随着企业档案信息化的推进以及大数据、云计算技术的应用，企业档案遭受突发事件的可能性和频率与日俱增，其安全形势不容乐观，企业档案应对突发事件的应急管理工作亟待加强。对此，我国档案部门颁布了《突发事件应急预案管理办法》等文件，用以规范企业档案应急预案的编制和管理，我国企业档案部门也大都编制了应急预案。但是，现有的档案应急预案主要以传统文本形式存在，以纸质或者电子文档为载体，多是档案部门对本部门灾害的分析和应对突发事件分工职责的描述，直观性、可操作性程度欠佳，致使企业档案的应急预案难以发挥预期效果，无法满足企业应对突发事件的智能决策支持作用。因此，本文将可视化应急预案运用到企业档案的应急管理工作中，以期提高新技术环境下的企业档案应急处置能力，充分保障企业档案的安全，满足企业发展的战略需要。

1企业档案应急预案可视化的引入

企业档案应急预案的可视化，即预案内容以可视化的方式展示，利用计算机图形显示技术、图像处理技术、地理信息技术、遥感技术和全球定位技术等，将结构化的档案应急预案文本内容转换成三维图形或者图像在计算机屏幕中显示。在应急预案的演示、模拟与执行过程中实现人机交互处理，辅助企业档案部门进行决策。而结构化应急预案是对文本预案的数字化处理，将文本应急预案的关键节点进行结构化，并将案例库、知识库、模型库和现场监测监控信息等通过特定方式与预案进行关联、链接或嵌入，形成一种基于信息系统的智能的结构化预案形式。相比结构化应急预案，可视化应急预案可借助应急领域的算法和模型，对突发事件进行智能的分析，生成应对突发事件的智能可视化方案，并且根据GIS（地理信息系统）及时反映出的现场变化情况，能够对生成的可视化应急预案进行动态调整、优化[1]。

2企业档案应急预案可视化的必要性

企业的传统文本式应急预案，注重对档案部门职责范围的说明，对危害档案的突发性灾害进行文字性描述，导致其可操作性较差。一旦真正的突发灾害降临，尤其是非常见突发事件发生，预案中的准备方案与现实不符，应急救援无法按照预案执行，档案部门就会出现应急工作不连续、应急资源分散、应急信息不明确等现象，不能及时高效地开展应急抢救工作。

企业传统的文本式应急预案存在不可避免的缺陷。首先，企业文本应急预案中包含的档案灾害信息欠全面细致，应急处置细节不完善，无法随突发事件发生环境信息的改变而及时变更，且文本应急预案中缺乏对突发事件类型、时间、应急人员的角色三者间进行明确逻辑关联，以至于诸多应急预案中存在应急抢救措施细节缺失或者其可行性无法验证；其次，文本应急预案受制于载体，应急预案的内容不能方便、及时地传递和共享，不利于档案突发事件发生后相关机构的经验参考与借鉴，从而可能导致企业错过最佳的抢救时机；最后，受制于环境条件和经济条件的限制，文本应急预案的演练不能全面有效开展，同时，对于地震等非常态突发事件，演练存在诸多困难，很难达到预期效果。而预案的內容中应急处置方案是否合理有效无从验证，难以达到模拟演练的目的。

企业可视化应急预案针对上述传统文本预案存在的问题，应用地理定位技术、虚拟现实技术、数据库技术、多媒体技术和网络技术等[2]，在文本预案的实施过程中引入可视化的操作，在传统文本应急预案的基础上使图、文、声、像、动、画等元素共同发挥作用，将可能危害档案的突发事件的空间环境、灾害场景信息、档案部门职责、应急准备、应急资源、应急响应措施等所有档案部门应对突发事件的内容，均以二维或三维场景的形式展示，不仅将原有的应急处置流程、管理规范、职责分工等固定信息以及相互之间的逻辑关系直观、清晰展现出来，而且可实现预演功能，在突发事件真正发生时，可视化的应急预案系统可以智能化地根据实际受灾情景的变化而动态调整，利用大数据、物联网等新兴技术实现应急决策的推送，实现了应急准备、应急行为、应急资源、应急结果的全程可视化操作。这样，企业档案部门既能依托可视化应急预案做好诸如档案部门的风险管理、脆弱性管理、应急知识培训与演练、应急救援知识共享等应对突发事件的准备工作，又能在突发事件来临时实现受灾信息的及时推送，辅助决策、应急资源调配等多种目标，提高企业档案部门应对突发事件的能力和效果[3]。而且，依托企业可视化应急预案进行模拟演练，使档案部门上到领导者、决策者下到具体档案管理者皆能亲临其境，感受各种突发灾害的模拟场景，认识到灾害对档案的严重危害，更能提高应急管理的重视程度，而且能充分发挥主观能动，群策群力，完善已有应急预案，使其应对突发事件更高效有力。

3企业档案可视化应急预案系统的构建设想

企业档案可视化应急预案是基于企业原有的文本应急预案进行设计，但又结合最新信息技术，才能实现可视化功能。本文从三个层次进行企业可视化应急预案系统的构建。第一层为基础支撑部分，为档案可视化应急预案功能的实现奠定基础；第二层为可视化应急预案的内容；第三层是企业应急预案可视化所具有的功能（见图1）。

3.1企业可视化应急预案的支撑基础

從图1可以看出，企业可视化应急预案的基础支撑是技术和数据，两者缺一不可。可视化应急预案的关键技术包含全息场景构建技术，对多种类型数据进行加载和叠加，构建三维模型，使真实的物理场景和现实中的业务流程真实呈现；物联网技术，通过设置预警阈值，利用传感器对现实物理环境中的环境信息和人为信息进行感知、监控和反馈；人机交互技术，企业应急管理人员利用输入、输出设备，实现与机器的有效沟通，主要用于专项应急预案的调整优化，以及应急人员的培训与演练；音视频采集和分析技术，对突发事件现场的灾害信息进行采集、传输分析，用以确定灾害的种类和程度；灾害趋势推演技术，利用灾害推演技术对灾害趋势解析，并有序调度应急资源，最后对推演结果的数据进行统计等。

关于数据支撑，本文将其分为两类，一类是基础数据支撑，主要包括结构化的应急预案和专项应急预案。企业结构化应急预案是将原来企业文本型应急预案数字化处理，对预案的结构进行分解，将文本型预案的关键节点进行结构化，厘清应急预案框架结构与响应流程的基础上，通过特定方式将企业档案应急管理的案例库、知识库、模型库和现场监测监控信息等与预案进行关联、链接或嵌入，形成智能化的结构化预案形式[4]。企业专项应急预案是用以解决应急预案没有涉及到的各个不同类型的具体灾害的应急处置程序和流程，实时监管监控音视频数据、相同或相似灾害应急案例数据库、企业生产设备及应急设备图纸数据及建筑图纸数据等支撑。另一类是基于企业的业务数据支撑，即企业进行正常生产业务活动过程中产生的人、财、物等各种数字化与非数字化数据和信息。这部分数据不仅包含伴随企业业务活动产生、传输，再到保存整个全过程的数据，还包括对这些数据的来源分析、结构分析、价值分析以及风险和脆弱性分析，作为建立可视化应急预案的模型基础，用来设计和开发应对企业业务活动过程中所有可能的突发事件的模拟、推演和演练系统。

3.2企业可视化应急预案的内容设计及功能

（1）企业档案风险管控

企业可视化应急预案系统的实施，可以通过如前所述的业务数据库、三维模型数据库、多媒体数据库等，建立与之关联的智能化管理应用平台，实现对企业档案管理的管理环境、安全隐患、常态与非常态突发事件的远程、实时、全程的监控，并借助音视频采集和分析系统，对采集到的监控视频实时分析。在企业档案日常管理过程中，检测系统检测到的风险一旦高于预警阈值，应急预案系统会自动向相关应急管理工作人员发出应急警报。在危害档案安全的突发事件发生时，应急管理主体可通过实时交互的三维场景及时查询突发事件的相关信息，如突发事件的位置、种类、强度、各类传感器的实时数据等，并且能根据具体灾情，迅速与已有的数据库进行匹配，推荐出匹配程度最高的企业应急预案，便于应急主体及时响应，为应急管理提供强有力的支持。

（2）应急演练培训

企业档案可视化应急预案的一个重要作用就是可以为企业档案管理人员及相关人员提供应急演练。可视化应急预案可依托智能仿真系统，对各种档案突发灾害和人员行为的数值进行模拟，最大限度模仿或者再现档案突发灾害情景。借助协同演练技术，企业档案管理人员实现仿真场景中与系统进行交互式演练。可视化的方式，方便企业各级决策与指挥人员、档案管理人员、应急管理人员从客户端直接进入演练模式，自主选择角色参与受灾档案的抢救，并且可以直观地观测到应急措施的效果，这样可以检验和评估应急预案的可操作性和实用性，以发现应急预案中的漏洞，修改和调整应急预案的内容。直观的视、听、感等感官冲击，让人真切地感受到灾害的破坏性，从而提高大家对突发事件应急管理工作的重视程度。借助企业可视化应急预案，企业档案部门应对突发事件的演练更加科学化、智能化，不断提高企业应对突发事件的能力和水平。

（3）灾害推演

企业档案可视化应急预案的重要内容之一就是档案灾害的推演。危害企业档案灾害推演是一种定量分析，对档案部门应对突发事件过程中产生的大量应急管理与救援数据，进行归纳建模，形成企业档案突发灾害数学模型，并对其不断的验证和优化。基于情景分析模型的推演模拟与态势演播技术，企业档案的突发灾害会真实再现。借助计算机辅助，应急演练场景随着应急响应流程不断推进、应急救援措施的实施而不断变化，令人一目了然。当灾害发生，利用基于情景分析模型的推演模拟与态势演播技术，加入时间矢量，借助计算机辅助，企业档案云集预案系统通过音视频采集的数据及传感器反馈的数据，对当前灾害进行可视化的演绎分析，能够迅速匹配、比对，确定灾害的级别和损害程度，并且对企业档案灾害的发展趋势、对档案的破坏作用以及次生危害等進行预测，以供档案管理人员进行决策。

借助档案突发灾害推演，应急主体可以直观清楚掌握档案突发事件的发展趋势、影响范围、救援实施效果等内容，使演练人员在电脑中清晰追踪了解事态变化，从而进一步把握企业档案突发事件的发展态势。

（4）应急决策

基于上述三个版块内容，企业档案可视化应急预案利用多媒体、虚拟现实等技术，实现了预案环境、预案任务以及预案进程的可视化。当企业突发事件发生时，不仅可以为企业决策者提供突发事件的动态发展情况，而且通过大数据、云计算等信息技术，在数据库中可进行相关灾害的数据收集，对发生的突发灾害的发生、发展趋势进行可视化演绎和分析，进而评估已有应急预案的可行性。依据档案应急预案可视化对突发事件灾情推演的结果，企业领导及应急决策者可以确定最优的行动方案，更好地履行领导职能。同时，也为一线档案管理人员应急处置给予及时的指导和反馈，以便企业从上到下高效控制突发事件的发展，最大限度减小突发事件对企业档案管理工作的破坏性作用，减少企业经济损失。

3.3企业档案应急预案可视化功能的实现

企业可视化应急预案对于企业提升档案应急管理能力的作用显而易见，而其功能的良好发挥，依赖于企业档案部门从文本应急预案到可视化应急预案系统构建的全程参与。首先，企业档案部门需要做好文本型应急预案的准备工作。可视化应急预案的基础是结构化应急预案，文本应急预案是结构化应急预案处理的基础。因此，企业档案部门需在对本部门的档案风险全面辨识的基础上形成个性化的文本应急预案，使应急预案具有针对性。另外，应急文本预案需要将组织机构、应急设备、应急规范、处置流程等应急要素罗列完备，且具有关键节点的知识表达特点，方便结构化处理。其次，企业档案部门需要建立种类齐全的应急管理知识库，为可视化提供全面的信息支撑服务，如档案部门基础信息知识库、部门风险源数据库、应急预案数据库、地理信息数据库、应急资源数据库、应急案例数据库以及应急专家数据库等多种数据库，为应急预案智能化处理做好数据基础。最后，先进的信息技术是实现应急预案可视化强有力的保障手段，大数据技术、物联网、计算机虚拟现实技术、三维可视化技术、地理定位技术、智能分析等多种技术的综合运用助推企业可视化应急预案功能实现。因此，企业档案部门工作人员不仅需提高档案安全知识与技能，还需完善信息技术知识结构，提升专业素养，以便更好完成企业应急管理工作。

综上所述，面临日趋复杂的安全管理环境，企业档案可视化应急预案的构建，使企业档案部门原本的文本应急预案更加直观，预案要素的逻辑关系更清晰、易于理解，更有利于灾害信息共享、灾害推演与预案动态调整，为企业档案部门应对突发事件灵活决策提供良好智力支撑，从而提升企业档案部门的应急管理水平，可以作为企业档案部门应对突发事件的有力工具加以尝试。

*本文系国家社科基金项目“我国档案生态安全应急管理机制研究”（14BTQ061）研究成果之一；河北大学中西部提升综合实力专项资金资助。

参考文献

[1][4]童庆，张敬谊，陈诚，等.应急指挥系统的结构化和可视化预案研究[J].计算机工程， 2011， 37（13）：275-278.

[2]杨迎，张体强.火力发电厂应急预案可视化及模拟推演系统开发研究[J].工程建设与设计， 2017（3）：117-119.

[3]刘安福，盛志喜.重大自然灾害应急管理中地方政府的信息发布机制研究[J].山西档案，2009（2）：23-25.