如何开展分销采购业务审计

刘小婧

[摘要]本文介绍了生产型企业分销采购业务的流程和特点，并从制度建设、往来业务真实性、关联关系、预付账款合规性等方面提出防范风险的审计对策。

[关键词]分销采购 风险 措施 生产型企业

生产型企业除从事生产销售业务外，还兼有以

买卖产品赚取中间差价的贸易性行为，而因贸易行为而发生的采购，则称为分销采购。此类采购业务与企业日常性的采购业务存在很大不同，其操作程序及管理机制都尚不完善，因而加强分销采购业务的内部审计十分必要。

一、分销采購业务的流程、特点及风险

（一）分销采购业务流程

分销采购业务流程如图1所示。在采购实施阶段由销售部门发起请购，采用定向采购方式向采购部门推荐供应商和采购价格，采购部门据此履行合同会签程序后与供应商签订采购合同。在采购物资出入库管理阶段由销售部门发出收货指令和出货指令，仓库根据销售部门相关指令开具出入库单据，实物一般不经公司仓库，而是由供应商直接发往客户单位。采购付款阶段由销售部门提出付款申请，采购部门办理付款审批手续，财务部门审核后付款。

（二）分销采购业务特点

一是采购标的不参与企业生产循环，请购通常由销售部门发起，每笔采购合同对应一笔或多笔销售合同；二是在采购合同签订前，一般已经有了潜在销售方，通常由潜在销售方指定采购对象，所以分销采购的采购方式多为定向采购；三是单笔采购合同金额通常远高于生产性采购金额；四是采购合同付款方式与销售合同收款方式非背靠背，采购付款为款到发货、100%预付款，而销售回款为收到货物的30至90日内付款，存在一定程度的垫资；五是采购标的通常直接从购货方发往销售方，不经企业仓库中转；六是采销双方多为贸易性民营企业。

（三）分销采购业务风险

1.分销采购业务权责界定不清晰，容易成为管理真空地带。分销采购在供应商选择和定价方面，销售部门通常有绝对的话语权，采购部门并无建议权，所以采购部门认为该类型业务实质是销售业务，应由销售部门负责，而销售部门认为分销采购也属于采购业务，应由采购部门归口管理。相关部门的职责和权限不明确，就很容易形成管理的真空地带。

2.分销采购业务缺乏对实物流的监督，容易滋生“空转”“走单”的虚假贸易。由于货物直接发给销售方并不经过企业仓库，但为了财务核算需要，仓库会根据销售部门的发货指令，在物资系统中同时做该笔物资的入库和出库记录，导致出入库单据并不真实反映实物的流向，除销售部门外的其他人员对货物的实物流向缺乏了解，不符合内部控制的互相牵制原则，容易滋生虚假贸易，存在往来业务真实性风险。

3.供应商资质审查不严，预付款无法追回，容易形成坏账风险。由于分销采购金额较大，且均为100%预付款，款到发货，如果供应商选择不慎，很可能导致预付款无法追回，形成坏账，因此在分销采购中，对供应商资质的审查实质与销售业务中对客户信用的审查类似。在销售业务中，信用管理岗位与销售业务岗位为不相容岗位，应分开设立。但分销采购通常采用定向采购方式，供应商由销售部门指定给采购部门，即供应商资质的审查由销售业务岗位负责，不相容岗位没有分离，可能导致资质审查不严形成预付款的坏账风险。

二、分销采购业务的审计对策

（一）关注分销采购相关制度的建设情况

关注是否有相关制度约束分销采购行为，已有制度是否内容全面、重点突出。一方面分销采购业务的制度要服从于公司整个采购制度体系框架，另一方面分销采购制度要突出分销采购业务的特点。分销采购制度应至少明确以下内容：一是明确分销采购业务的采购方式；二是明确分销采购供应商的选择和资质审查程序；三是明确分销采购价格审批权限；四是明确分销采购合同的审批权限；五是明确分销采购物资验收的责任部门和验收方式；六是明确付款审核人的责任、权力和审批程序；七是明确分销采购物资的入库手续和登记制度；八是明确分销采购物资发出的审批权限；九是明确内部审计部门在分销采购业务中的审计权责。

（二）核实分销采购业务的实物流向

为防范分销采购业务“空转”“走单”类虚假贸易风险，内部审计部门应关注分销采购业务的实物流向。由于分销采购物资一般是甲方指定地点交货，即由供应商直接发给公司指定的客户，仓储部门仅根据销售部门的通知做出入库登记，出入库单据并不能真实反映物资的实物流向。核实实物流向可从销售出库环节着手：一是检查每笔出库是否有销售部门的发货指令；二是检查是否有供应商开具的送货证明；三是检查是否有销售客户的签收证明；四是追踪物流单位的运单，检查是否有第三方证据证明确实有货物流；五是必要时到供应商或销售方现场检查核实。

（三）对供应商资质进行再审查

除加强事后审计外，内部审计部门可结合事中控制，审计分销采购业务的供应商资质审核流程。可以利用天眼查、企查查等网站对供应商资质进行再审查，重点关注如下方面：一是供应商是否具有采买物资的经营范围；二是如果供应商是代理商，应检查供应商是否有一级代理资质；三是比较供应商的成立时间与采买时间，如果两者时间较为接近，应追查原因；四是结合对应的销售合同，检查供销双方是否为关联方，如果上下游为关联方，该贸易很可能为融资性贸易。

（四）检查预付账款支付的合规性

一是检查是否建立预付款的授权批准制度；二是检查预付款支付的审批手续是否完整；三是检查预付款支付是否与采购合同约定的付款条件相符；四是加强对大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。对金额较大、预付期限较长的款项，内部审计部门应督促相关业务部门采取风险应对措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。

（作者单位：烽火科技集团有限公司，邮政

编码：430205，电子邮箱：liuxiaojing@wri.com.cn）

主要参考文献

康宝宁，宫广东.浅谈国有企业应如何防范融资性贸易风险[J].北方经贸， 2014（12）：12-14