医院办公室档案管理工作的优化建设思路探索

李小玲

摘 要：信息化时代的迅速发展带动了许多行业的发展，在医疗卫生行业也是如此随之进入现代化发展阶段，医院办公室档案管理是医院管理工作的一个重要环节。虽然依据发达的现代技术可以把医院档案管理积极进行升级创新，但是毕竟档案管理方式的更新速度赶不上信息化发展速度，这使得在办公室档案管理融入现代化过程中，由于受医院传统档案管理方式影响，会出现很多难以及时改正的问题，这需要我们充分了解这些问题，在今后改革中积极改变创新优化。

关键词：医院 办公室档案管理 问题 优化

一、现阶段医院档案管理存在的问题

（一）不健全的管理体制。管理体制是任何单位企业必备的，尤其是对于档案保存要求极其严格的单位来讲档案管理体制可以说是核心体制。现阶段大部分医院都融入了信息技术，办公室档案管理也实现了电子化档案管理，但是没有科学合理的档案管理体制，使得办公室档案管理变得并不规范。现阶段我国医院的办公室档案管理在管理制度上存在着与社会发展不协调问题，管理制度的不健全，使得在档案的基本管理上出现混乱。医院的办公室档案管理一般是按照科室进行划分管理的，不健全的管理体制会造成各科室之间工作分工以及交接不协调，使得档案管理无法按照正常的管理秩序进行，根本发挥不出应有的基本作用。（二）专业管理人员缺乏。现阶段的档案管理还没有完全达到信息化和人工智能化管理水平，仍然需要专业的专业人员进行管理，医院档案在进行专业管理的过程中，很多人员不是专业档案管理人员，仅仅是对档案进行兼职性管理，而档案管理人员的水平决定了档案管理的质量。对于现阶段大部分医院档案管理依然是老员工兼职管理档案，但是这就存在老员工学习能力差、新技术接受性低，严重阻碍了档案管理工作的效率与创新。兼职管理人员相对专业管理人员而言缺乏相关的职业技能和档案管理工作经历以及对档案管理的专业性，使得档案管理在整体水平上就会出现误差，使得医院档案管理进入一种不规范性管理状态。（三）缺乏档案管理投入。医院传统的办公室档案管理都是分散型管理，由医院各科室自主管理办公室档案，医院的档案管理工作缺乏规范性，管理人员的专业精神较差，再加上院方以及政府部门较少的资金投入，使得辦公室档案管理水平一直处于落后状态，现代化水平很低。现在很多的医院为了提高医疗水平只是在单方面的重视医疗设备的更新，完全忽视了医院办公室档案的管理，使得医院对档案管理的软件设备水平十分落后，完全与硬件设备不相匹配，无法适应现代医改工作的新趋势。（四）档案管理的不规范性。档案管理工作是医院工作的重要组成部分，传统的办公室档案管理方法陈旧，使得档案管理工作严重被忽视，形成档案管理者不能根据医疗工作发展的现代化趋势状况。档案的归档整理需要科学合理的基本划分内容规制，然而现在医院对档案的管理普遍存在不规范性和随意性。由于缺乏统一规范的档案管理标准和管理形势，使得在医院档案的收集、制作、保存方面出现诸多的问题，甚至出现办公室档案重复保存和档案丢失情况。

二、医院档案管理优化建设思路

（一）健全档案管理制度。制度是管理最基本的准绳，医院办公室档案管理制度是完善档案保管工作的基本保证。根据医院的具体情况制定相应的策略，设立档案保管期限制度，对档案进行规制化管理；成立奖励机制，充分调动管理人员积极性，保证医院档案管理制度可以有序的进行。积极处根据信息化发展背景，成立专业的档案管理小组，合理划分工作职责，针对档案管理中出现的问题就可以及时的探讨，及时对借阅档案进行监督管制，制定切实可行的管理制度，规范管理模式，让医院档案管理真正做到有章可循，有法可依，规范化管理，保证档案资料的完整性和连续性。（二）提高管理意识。医院办公室档案管理人员的工作水平决定医院档案管理的整体质量。提高医院档案管理水平，积极组织档案管理人员业务培训，纳入人才培养计划重视培养复合型人才，多方位对档案管理人员定期进行考核。制定奖惩制度，充分调动工作人员的积极性，激发管理人员工作激情，发挥管理人员主观能动性，走创新发展路线，提高医院所有人员对档案的管理意识，加大院方对档案管理的支持，提高全院对档案管理的重视，同时还应提高档案管理人员的法制观念。把医院档案管理制度渗透到管理工作的每个环节，通过积累和传承各种档案信息资料，促进医院管理工作发展，提高业务水平。（三）科学合理应用电子档案。档案现代化管理就是利用现代技术对以往的、现有的档案进行科学、合理的管制、利用。加深计算机电子档案管理，减少档案的储存空间，操作简便，易于保存，也能很大程度上节约人力、物力、财力，提高档案管理的工作效率。用现代化电子信息对档案进行精细化管理模式，将档案管理工作划分为若干项目，针对每个项目进行管理，扩大档案的存储内容和范围，节省档案管理时间，提高管理效率。医院应根据自身实际情况逐渐发展，循序渐进走向医院档案管理的网络化发展，避免资源浪费。加强档案工作管理，借用网络电子信息的传播交流医学经验，促进医学科研成果与技术的发展，通过医疗卫生档案综合研究各种常见病、多发病和疑难病，提高医学诊疗技术。（四）提高安全意识，开展定期检查。医院要加强对档案管理工作的检查力度，做好档案信息资源把关工作，确保档案信息符合基本要求，由院档案管理领导小组定期检查各部门的文件归档情况。针对性开展思想方面的教育工作，让管理人员加强对档案管理的重视程度，了解档案管理工作的重要性，敢于承担自身的责任。积极做好各项档案保存事项，做好日常管理工作，在监督管理下推动医院档案的管理工作，从观念上重视起档案管理工作，并积极推动医院档案管理工作的现代化进程。

三、结语

综上所述，针对医院办公室档案管理中存在的问题，档案管理现代化是一个必然的趋势，而在新形势下，实现医院档案管理现代化，密切联系实际情况、时代发展要求，以全新的姿态、全新的理念，积极探索、创新，不断弥补档案管理工作中的不足，提升有关工作人员的专业水平，增加对医院档案管理工作的重视度，形成一种至上而下的积极管力局面，完善医院档案管理制度，充分利用医院档案信息，从而更好地发展。

参考文献：

[1] 张惠琴，陈春红.新时期下如何做好公立医院人事档案管理工作[J].当代医学，2012，（16）：28-29.