浅谈信息化时代档案管理工作创新

来玉秀

【摘 要】 创新作为促进社会各项事业发展的力量源泉，也是信息时代下做好档案管理工作的根本动力。档案工作的信息化建设是信息时代档案管理工作创新的客观需要，只有做好档案管理工作的信息化建设，才能满足新时期档案管理工作的需要，才能真正实现信息时代下创新档案管理工作的目的。本文从档案管理信息化的相关概念谈起，然后就档案管理工作创新的重要性进行说明，最后对信息时代下档案管理工作创新中所面临的问题及相应策略进行分析。

【關键词】 信息时代 档案管理 创新

创新已成为知识经济时代社会发展的主题，随着计算机技术的快速发展和网络信息技术的普遍应用，人类进入了一个崭新的时代——信息时代。档案管理工作要与时代同步发展必须开拓创新，而信息化建设是档案工作的重要途径和现实需要，也是信息时代档案管理工作与时俱进的必然要求。

一、档案管理信息化概述

档案管理信息化通常所指的档案管理信息化即在有关档案行政管理机构的统一组织和规划下，将现代信息技术应用在档案管理的整个过程中，以对档案的信息资源进行接收、采集、保存和提供档案信息资源的利用服务。也就是说，档案管理信息化的实质就是实现了档案管理模式从以实体保管为重点的传统档案管理向以现代化、数字化档案管理的转变。档案信息化管理具有三个鲜明特点，一是档案管理信息化工作所遵循的法规和政策由相关的档案管理行政部门统一制定。二是档案管理信息化作为电子档案和重要电子文件的社会活动信息化的表现形式，它是政府、企业等相关单位走向信息化管理的重要标志。三是档案管理信息化可有效地发挥现代信息技术在档案信息资源管理中的优势，实现了档案资源管理的数字化和网络化，对提高档案的管理效率发挥了重要作用。

二、档案管理工作创新的重要性

首先，国内档案管理信息化建设工作已经步入正轨，它在各个行业领域都强调管理工作的专业性、实用性、时效性和人性化，它更强调对信息数据资源的有效共享与快捷服务过程，最终实现对档案的有效管理，提高档案资源的利用价值。实际上，档案信息化管理虽然改变了传统档案管理途径，但它的目的并没有变化，它只是希望通过将各个行业领域的档案管理带入信息化时代，走档案管理的信息化多元素综合发展之路，并提高档案信息的有效利用率，将档案本身所具备的社会服务功能最大化。

其次，在信息时代背景下，档案管理工作的创新发展，不仅可以真正实现自动收集、上传电子文件，也能够进一步突破传统管理模式的局限，采用更加新颖、科学的服务手段，科学整合网页、计算机程序，构建出能够将传统电子文件自动上传的工作程序，以及相关文件的自动归档，以此来确保档案管理人员以及档案使用人员可以快速准确的获得相关档案信息。

再次，实现档案管理的创新发展，不仅能够充分满足在线服务等信息时代发展需求，还能够全面适应人们在学习、工作中对信息时效性的要求，再加上现代网络技术、信息系统的有机整合，也能够让人们更准确、快速的获取到自己想要的信息内容，通过实施档案信息的网上阅读、查询、利用，不仅为人们提供了极大的便捷，也进一步提升了工作效率。另外，新颖的工作程序也能够突破传统档案管理的整理、利用方式，不断强化信息交流，全面适应新时代的发展需求。

三、 信息时代下档案管理工作创新面临的问题

（一）档案管理理念相对滞后。长时间的手工档案管理工作，导致部分档案管理人员思维固化，档案管理理念不符合时代发展要求。在信息化迅速发展的时代中，还一味坚持固有的管理理念，对档案管理工作的创新发展造成了阻碍，也给全新的管理方法的推广造成负面影响。有的档案管理部门缺乏全面的服务意识，档案管理的服务对象仍然局限于单位内部的个别部门、少数人员，档案资源的巨大价值没有得到充分体现，技术改造资金投入相对不足，一定程度上影响了档案管理信息化推广和普及效率。

（二）档案管理制度需要创新和完善。客观讲，当前很多单位存在档案管理制度不完善的问题，围绕档案管理建设不但要建立合理明细的档案管理规章制度，还要对档案数据进行及时统计、管理规则优化变更、编研以及有效利用，确定规章制度的同时也要建立相对健全的考评制度，有时出现档案归档内容与档案材料相互不符、档案信息利用及管理权限不够明确问题、工作人员相互推诿责任，影响了档案信息化管理的可利用范围和权责。同时，档案信息资源利用和普及制度相对滞后，档案信息资源存储模式与检索方式上不够健全，阻碍了档案的有效利用程度。

（三）档案信息化管理安全性面临考验。在信息时代的大背景之下，传统的档案管理工作正逐步由人工管理逐步转变为电子化的信息档案管理方式。电子档案具备较为明显的可更改性，其对于整体档案的完整性及安全性则会产生较大的隐患问题。一些不法人员则会借助于网络信息技术对于原始档案信息进行修改、窃取甚至损坏等，这将直接导致档案信息面临着重大的泄露及损坏风险。并且，电子档案文件其构成形式极为复杂，信息的存储形式也极为多样化，通常在遭遇了计算机系统瘫痪、网络攻击和病毒干扰等情况之时，便会使得电子档案遭受损毁、遗失，发生不可逆转的损失。

（四）信息化档案管理人才相对匮乏。档案管理人员是开展档案管理信息化的核心力量。目前，大部分档案管理人员都具备相应的档案管理知识，但对于信息时代下所需要具备的信息技术能力却较为欠缺，部分档案管理人员不能完全适应网络工作环境。档案管理部门专业信息技术人员较少，特别是既懂技术又懂管理的人才尤为稀缺，目前档案管理人员综合素质偏低，这也是造成档案管理信息化建设与发展受到影响的主要因素。

四、信息时代下档案管理工作创新策略

（一）更新信息化档案管理理念。创新信息化档案管理工作理念，为信息时代下档案管理工作的创新发展奠定重要的理念基础，并对其日常管理工作作出正确的思想指导，引导档案管理工作朝着数字化、现代化和质量化的方向发展。在日常档案管理工作过程中，档案管理人员应以科学发展观为指导思想，对档案信息化管理工作给予高度重视，充分认识到信息化对提高档案管理工作质量的重要作用。同时，上级部门也应鼓励档案管理人员发挥自身创新精神，将档案管理工作的积极作用与功能充分发挥出来，避免盲目的采用传统那种墨守陈规的理念与模式进行管理，不断开拓档案管理的新局面，进而推动档案管理工作的创新发展。

（二）优化信息化档案管理模式。优化信息化档案管理模式，为信息时代背景下档案管理工作的创新发展奠定重要基础。一方面，相关管理人员需要不断创新档案管理模式，提高服务水平和质量，传统化的档案管理模式相对较为分散，系统建设难以满足各层级单位、部门的需求，对此，需要将档案资料进行统一管理和高效整合，并对系统进行有效的备份，根据不同单位、部门的需要制定相应的档案模块，进一步简化管理程序。另一方面，加强对管理系统的规范化处理，明确档案管理工作的各项细则，对硬件基础设施建设要进行技术指标、软件升级等方面的规范化处理，实现信息化档案管理模式的优化升级。

（三）完善信息化档案管理安全保障机制。通过采取设置安全防火墙、强化计算机网络的保密性、软件应用加密、以电子证书核实外部人员接入网络、完善软件安全性等措施提高防黑客攻击能力。档案管理工作人员需要定期对计算机的硬件系统进行检查维护，保证计算机设备可以正常地运行。及时做好备份储存工作，建立纸质、电子双档案，应用云储存技术，以免断电或系统故障导致资料丢失、回档。设置文档找回功能，使误删资料后可以找回、恢复资料。应用UPS电源/APC不间断电源，以便在停电状态下可以及时保存数据资料。加强档案室安全管理，离开随手关闭电脑以及设置USB加密程序，以免外人进入获取资料。

（四）培养信息化档案管理人才队伍。伴随着信息化发展，档案管理人员的素质迫切需要提高，相关单位、部门需要大力培养高素质的信息化档案管理人才。首先，对档案管理人员开展定期培训，尤其要加大对现代信息技术和档案管理知识的培训工作，培养其开发档案信息资源的能力，以最终实现档案的现代化管理，进而确保档案利用率的不断提升。其次，需要引导档案管理人员树立终身学习的意识，提高对档案管理工作的认知水平和重视程度，培养严谨的工作态度，使其具备较高的职业素质和责任心，保证信息化档案管理工作的顺利开展。

【参考文献】

[1] 屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界，2012（20）.

[2] 刘岩.对信息时代下档案管理工作的创新分析[J].管理方略，2016（11）.