推进企业无纸化办公信息化建设的途径探究

【摘 要】 随着科技的不断发展，现代社会越来越趋向于信息化。信息化让现代企业办公更加方便快捷，相比传统的纸质办公，具有节约纸张，更环保的优点。但当下仍存在许多企业存在使用传统的纸质办公的现象，因此为了推动企业无纸化办公，和信息化办公的建设，本文对无纸化办公的优势进行分析总结，并确立无纸化办公的原则，进而对推动企业无纸化办公信息化建设的途径进行研究，为企业信息化建设及节能环保做出研究参考。

【关键词】 企业 无纸化办公 信息化建设 途径

前言

无纸化办公通常是指，在办公中不使用纸张，而是使用其他无纸化方式办公的工作方式。但这种办公方式需要使用计算机等硬件设备和网络相关设备协同工作才能够实现。办公人员使用局域网或其他网络连接方式，在任意地点通过网络进行协同工作，并使用网络交流信息，不仅减少纸张的使用，还提高的办公的效率。

一、企业无纸化办公的优势

1.改善办公的工作效率

当下大多数企业采用无纸化办公的主要目的都是提高企业办公的工作效率，和将工作信息共享使员工一起参与协同办公。但无纸化办公方式出现的本来目的是，将复杂的企业办公流程，简化在计算机网络上，通过使用个人电脑来工作内容进行解决，无纸化办公的实现通常建立在局域网的网络环境下，进而达到办公信息共享和企业员工协同通过网络办公的目的。提高办公效率的目的能够实现的根本原因也是基于无纸化办公的这个特性。而当下随着经济和企业的蓬勃发展，企业规模日渐壮大，这就导致在以往的传统纸质办公下，员工间只能通过使用纸质文档的方式无法随着企业规模的扩大继续使用，员工间的交流难度加大，不利于企业办公的工作效率的提升。而无纸化办公的出现，拉近了大型企业中的员工间的距离，时其交流更加便利，这不仅提升了企业办公工作效率，还提升企业的凝聚力。

2.对环保节能事业做出贡献

随着我国各行各业的高速发展，我国提出可持续性发展，以此来减少能源的消耗。而无纸化办公不仅可以帮助企业提升办公效率，还可以减少纸张及相关设备资源的使用，如打印机，装订器，文件夹等，这不仅为纸质资源的节约做出贡献，还帮助企业减少相关费用的支出。因此无纸化办公的使用在减少纸张的使用，资源环保方面具有很强的优势。

二、推进企业无纸化办公信息化建设的途径

随着我国经济和企业的高速发展，我国各企业的办公产生的信息量和工作人员需要处理的工作信息量不断增加，传统的办公方式已经难以满足大型企业的办公需求。因此需要在企业内部推行新的办公方式，来提高办公效率。而无纸化办公方式就可以满足这个要求，所以推进企业无纸化办公且作好信息化建设工作是企业提升办公效率的必经途径。

1.对企业内部资源进行优化

要想推进企业的信息化建设，需要对内部资源进行处理优化。对企业内部资源的整理需要在企业内部建立对应的信息化平台，而后提供给企业内部人员对应的客户端进行使用，企业内在工作时，不仅可以下载接收平台提供的企业内的信息资源，同时还可以上传相关工作信息，进而实现对企业内信息资源进行整合的目的。这样既提高了企业信息的发送效率，让员工们第一时间接收工作信息，完成工作调度，还减少了各个员工间的纸质文档的传阅，大大提高信息传输效率，并推动了企业无纸化办公信息化的建设。

2.建立信息化办公操作制度

要想推进企业无纸化办公的信息化建设，还需要建立健全的办公信息操作制度和体系。只有这样才能帮助企业的无纸化办公有需的进行，进而形成对应的规范，让员工在足够的时间的工作中，能够慢慢去熟悉无纸化办公的操作流程，并养成在信息化平臺使用无纸化办公的习惯，最终达到员工彻底进入无纸化办公状态。

3.建立与外部沟通的有效方式

虽然上文提到在企业内部建立信息化平台，但在企业与其他企业进行外部交流时可能会因业务流程等关系影响，无法使用该平台或使用该平台时差异较大。所以，企业在进行外部沟通的过程中，可以对沟通过程中使用的流程进行简化，尽量将有效的方式提取出来，如报表及合同签署信息，尽可能采用有效方式与其他企业沟通。此外加强信息化平台的对外沟通的接口建设，并进一步减少纸质文档的使用。

4.拓展并推进无纸化办公技术

现代社会科学技术的发展日新月异，因此需要不断更新拓展企业无纸化办公下的信息化平台及无纸化办公技术，尤其在员工使用平台的过程中，其细节操作及使用管理部分，并不断深入研究办公信息化的建设，进而为企业无纸化办公进一步减少纸张等资源的使用。可对企业内使用的传阅信息的纸质文档进行规定，对于不需要特别使用纸质文档的信息，尽量使用信息化平台公布信息，通过企业内部显示器或信息化平台网络通信的使用等，这样可有效帮助企业推进无纸化办公的信息化建设的进程。

结束语

当下社会经济和企业不断发展，企业规模的增加无疑带来了办公交流问题的困扰。但随着科技的不断发展，网络通信技术使得人们的交流都可以通过网络来实现，企业的发展也需要不断的去适应当下社会的发展需求，因此对企业推进无纸化办公信息化建设成为企业发展的必然选择。本文对其建设途径进行分析，可通过建设信息化平台和建立相关管理体系来实现，为企业提供参考。

参考文献

[1] 荣兴.现代化企业信息平台建设中无纸化办公的探索[J].信息与电脑（理论版），2016（12）：87-88.

[2] 刘倩萍.完善推进集团公司统计信息化建设工作路径探究[J].中国市场，2016（50）：149-150.

[3] 刘雪梅.无纸化办公推动中小企业管理发展探究[J].环渤海经济瞭望，2017（12）：19-20.

[4] 魏常青.浅谈无纸化办公信息化建设[J].电子世界，2014（12）：312-313.

作者简介：张琳岩（1987年2月），性别：女，民族：汉族，籍贯：山东济南，研究方向。