刍议物业公司内控管理

许开来

摘 要： 加强内部控制建设，为物业企业的发展提供了良好的发展契机，必须要构建内控制度，加强信息沟通，监督企业各项经济管理活动。下文中，笔者将结合个人参与物业公司内控管理的经验，分析现阶段国内物业公司内控管理工作的现状与问题，并提出解决的方法。

关键词： 内控管理；财务部门；物业公司

经济发展和社会进步，极大地促进了物业公司的生存与发展，而加强内部控制建设的重要性也越来越突出，已经成为了企业各项经营管理活动顺利进行的重要保障。加强内部控制建设，可以提高物业企业的整体竞争实力，提高防范财务风险的能力和水平，进而将物业企业提升到全新的发展高度。

1、物业公司的内控管理现状与问题

1.1内控管理缺乏实效

在内部控制中，控制活动是不可或缺的组成部分，保证企业管理者采取可行措施加强风险管理，并与企业整体目标达成一致，加强到企业众多职能部门的发展。然而现阶段，一些物业企业缺少清晰、明确的职务分工，授权比较模糊，并且预算管理控制执行力度严重不足，缺少完善的激励机制的构建，存在着极大的安全隐患。

1.2各职能部门之间缺乏交流与配合

内部控制实施的一项重要条件是信息沟通与交流，是提高内部控制效率的重要影响因素。信息存在于企业各个层次之中，为识别与应对潜在风险提供了极大的便利。然而，一些物业企业缺少严谨的管理结构，决策也比较多样化，加大了企业诸多部门之间的信息收集的难度，相应的信息反馈机制也较不完善。由于各个职能部门的信息沟通不畅，一旦潜在风险借此趁虚而入，没有及时进行对外披露，将会造成企业严重的经济损失。

1.3内控管理缺乏有效监督

通过企业监督活动的开展，可以给予内部控制强大的保障，有助于进一步完善内部控制，有效执行内部控制。现阶段，企业内部审计获得了长足的发展和进步，各个企业积极设置内部审计机构，但是却存在着一些缺陷和漏洞。主要表现为：内部审计人员极容易受到其他职能部门的管制和约束，其独立性与权威性尚未充分得以体现，影响着内部审计人员监督职能的发挥。

2、物业公司内控管理的策略分析

某物业管理有限公司为例，该公司成立时间有二十多年，以推动产业园区战略发展、产业园服务创新为核心，并致力于为业户提供高品质的物业管理专业服务。该企业在不断探索与实践中，积极推动内部控制的实施与运作，主要从内部控制环境、控制活动、信息沟通以及内部监督等环节开始着手，将信息技术与业务有机结合，通过文档和数据记录公司资料传递信息，有效提升了企业管理效率，并应用ERP系统，加快信息传递速度。在内部监督控制方面，该企业不定期检查各项制度的落实情况，促进了内部控制制度的正常运作，将资产和流动资金等作為监督重点，规范了员工管理行为，已经取得了良好的实施效果，大大提升了企业自身的服务水平。

2.1构建全面的内控管理机制

物业企业各个部门要做到各司其职、分工协作，构建完善的内部控制制度，企业管理者要树立高度的责任观念，对各个环节存在的潜在风险进行深入分析，加强风险识别与评估，构建完善的业务流程。管理部门要定期开展应急模拟演练培训，保证工作人员较高的专业素养与应变能力，将潜在风险保持在萌芽状态内，也可以通过购买保险的方式来分担风险。同时，物业企业要严格管理服务的细微之处，避免由于细节问题而引发潜在风险的发生。例如：对于一些特殊位置来说，如电梯和线路等，企业要积极设置警示牌，安排专人看管，以防安全事故的发生。而对于业主来说，要实施刷卡进入模式，短期居住人员要办理临时进出卡，创建健康稳定的小区环境。

2.2加强内控风险管理

在物业管理服务中，物业企业要树立高度的风险防范观念，构建相应的风险控制体系。企业要定期开展风险管理知识培训与普及工作，将风险管理程序规范化，确定可行的风险管理目标，定期进行跟踪检查，做到及时发现问题并解决问题。结合各个阶段和各类风险，要采取可行的风险控制策略。在物业管理方案的编制工作中，要进行可行性研究论证，结合各个物业项目类型，了解客户实际消费能力和水平，确定配套可行的服务标准和服务价格，为企业管理者的决策提供参考依据。此外，要做好风险防范工作。首先，在风险的事前控制中，物业企业要设置专门的风险控制与管理部门，深入分析与评估可能面临的风险，确定中期、长期的风险管理计划，强化员工的风险防范意识。其次，在风险的事中控制中，要加强与合作伙伴进行企业间的人力、资金以及技术等交流合作，将风险转移出去。最后，在风险的事后控制，要制定可行的风险管理报告，综合分析与考量风险管理的计划、操作过程以及结果等。

2.3建立信息化的内控管理系统

对于物业管理工作来说，具有涉及面广、政策性强、技术应用复杂等特点，采用以往传统人工管理方式，将会加重管理成本，成本控制、内部沟通等方面的管理难度与日俱增。在现代信息技术的强大推动下，无人化管理、无纸化办公以及社区网络服务等得到了广泛的应用，所以必须要加强采用网络化的信息传输机制，确保资源的共享利用率的稳步提升，为项目提升了利润空间，进而为物业管理效率的提升创造有利条件。构建围绕传统社区服务、多媒体社区服务信息网以及互联网等三位一体的新型社区物业管理信息系统。在信息化建设中，完善的业主管理功能，以房间为单位，对当前及历史的业主及住户信息进行认真记录，记录房间验收的具体状况和验收资料的领取情况；强大的收费管理功能，支持管理费、垃圾清理费等定期帐单的自动生成。

2.4部门之间的配合与沟通

物业企业各个部门之间要保持密切的交流与协作，解决信息传递滞后问题。并且在信息技术的强大推动下，企业要加强现代信息技术的应用，应用好ERP系统，有效管理物业各项收入、原材料采购、供暖成本支出等业务流程。利用ERP也可以明细核算物业企业不同的物业服务项目，确保公共费用分摊的合理性，明细核算各个项目收入、成本以及利润情况，提高企业资金效率。同时，远程监控异地项目原材料、物品采购、库存等情况，对不同供应商的采购价格进行深入对比，选择质优价廉的采购商品。在项目部门的日常维修中，要准确核算维修成本，比如维修人员工资、维修领用的材料等，为维修进度与维修支出等提供了极大的便利。

2.5做好内控管理的监督工作

物业企业要全面监督与评价内部控制问题，在业务活动开展过程中，要构建严密的监控防线，明确权责范围，设置内部审计机构，并赋予其高度的独立性与权威性，充分发挥出内部审计的监督职能，将内审提出的整改意见予以有效落实。也可以利用专项审计方法来落实内控监督，必要时要邀请外部审计来就企业内部各个管理阶段进行内控评价，并提出一些指导性的意见和想法，进而为企业内部控制建设水平的提升提供保障。

综上所述，加强内部控制建设是物业企业各项管理工作的重中之重，在企业发展中占据着显著的地位，备受企业领导的高度重视与关注。市场竞争环境变化莫测，物业企业要想在激烈的行业竞争中脱颖而出，获得较高的竞争份额，就必须要高度重视内部控制问题，不断提升内部控制水平，确保企业资金周转率的稳步提升，为物业企业赢取更多的经济利润。

参考文献

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