关于做好档案信息化管理建设的策略

陈鹤龄

摘要：在当前社会经济与科学技术的不断发展下，信息化融入到了档案管理之中，并形成了一种全新的管理模式，档案信息化管理不仅满足时代发展的要求，并且也在一定程度上弥补了传统档案管理所存在的缺陷与不足，在新时期需要积极做好档案信息化管理建设工作，提高档案管理的效率与质量。

关键词：档案；信息化管理；策略

所谓的档案信息化建设主要是指在新时期应用计算机技术、网络技术对档案信息加以搜集、保存以及管理，是现阶段档案管理的主要模式。在当前的发展背景下，档案信息化建设管理的应用可以改变传统档案管理的方式，并实现档案管理的数字化与可行性，使其朝着网络化、共享化方向不断发展与进步。

1、新时期档案信息化建设的内容

第一是实现档案信息化管理技术的创新，需要在新时期针对实际的发展情况构建完善的信息系统，实现对档案信息的管理，以此更好的保存与利用档案。众所周知，传统模式下档案管理多为纸质载体，不容易保存，容易发生丢失，但是采取信息化建设管理，可以采取计算机的方式加以管理，不仅便于存储，还可以提高档案的利用效率。第二是实现档案管理方法的创新，只有进一步创新档案管理方法才能真正提高档案管理的有效性，符合信息时代的发展要求，在此发展背景下要针对其管理方法进行调整与改进，保证档案管理方法能够符合时代发展的要求，并且还可以科学的进行管控。第三是提高档案管理者的素质，作为档案管理中不容或缺的组成部分，档案工作人员对档案信息化管理建设起到了至关重要的作用，需要提高其素养，保证档案管理人员具备计算机操作知识以及理论知识，塑造新的形象。第四是实现档案的社会化服务进程，之所以进行档案信息化管理主要的目的便是实现社会共享，所以要加快档案社会化服务进程，要将档案资源推向社会，不断扩大档案资源的服务范围，这样方可提高档案的应用价值。

2、现阶段档案信息化建设主要存在的问题

在当前的发展背景下，档案信息化建设管理已经成为了主流趋势，但是因为受到主客观因素所带来的影响，所以其中仍旧存在缺陷与不足，笔者经过归纳与总结，将其问题概述为以下几点。

2.1 数据的异构性

一般而言，在档案信息接收处理的时候需要单位与部门应用计算机技术将资料及时传输或接收，但是大多数情况下，诸多档案资料接收之后数据来源存在差异，且文件属性存在差异，导致特殊文件的产生，如此一来则会促使档案信息结构呈现出复杂性，不仅导致工作人员档案信息接收与处理有所困难，并且也无法进一步推动档案信息化的有序开展。

2.2 具有分散性

在进行档案信息收集的时候经常会出现同一个信息多次出现的现象，之所以出现这种情况是因为不同单位以及部门拥有共同的主题信息，比如像财务部门涉及到了财务报表，但是税务部门也会对财务报表有所涉及，这样一来在网络信息接收过程中则会出现分散性以及信息重复的现象，对此为进一步改善这一缺陷，需要针对性的做好信息筛选，尽可能的选择具有价值的内容。

2.3 管理呈现落后性

在进行档案信息化建设管理的时候需要加强对科学技术的应用，实现档案资料信息的智能化与数字化，且还需要利用计算机通过检索的方式获取相应的信息资料。然而现阶段在整个档案信息化管理过程中，虽然科学技术比较先进，但是在管理方面却呈现出落后性，不仅档案资料没有及时归档，甚至还有诸多资料超过十年都没有存档，严重阻碍了档案作用的发挥。

2.4 档案管理人员素养过低

正如上文所言，在檔案信息化建设管理中档案管理人员的作用重大，是其主要的因素，要想从根本上提高档案信息化管理水平，则需要聘请高素养、高学历的档案人员，但是根据笔者的调查与分析，现阶段大多数档案部门其工作人员素质过低、专业水平比较薄弱，甚至出现身兼数职的现象，导致档案管理水平过低。还有一点是档案管理人员重复且机械的操作，长此久往丧失对工作的积极性，还有诸多档案管理人员不会熟练使用计算机，所以这在一定程度上会对档案信息化普及程度产生影响，也对档案资源的挖掘造成制约。

3、档案信息化建设管理的对策

无论从哪一方面分析，档案信息化管理建设涉及到了众多的内容，具有复杂性，需要多个部门与环节共同完成，尤其在新时期，为进一步做好档案信息化建设管理工作，需要多角度的分析与研究，从本质上提高档案管理的科学化与实效性。

3.1 更新观念，加强对档案信息化建设管理的重视

在当前的发展背景下，档案部门的领导者与管理者需要更新观念，加强对档案信息化建设管理的重视。从属性上分析，档案不仅记录了人类实践活动的印记，并且也是不可磨灭的历史组成部分，在当前社会的不断发展下，其作用十分明显，每一位档案管理者均需要认清档案工作的重要性，且要在思想上加以更新，做好信息化建设与管理，为档案管理营造良好的氛围。与此同时，每一位档案工作人员需要加强对其认识，将传统的工作方式改善，积极融入到信息化体系之中，在日常工作中能够更新观念，探索出全新的档案管理方式，与各个部门相互沟通，做到取长补短。

3.2 加大资金投入，提高档案信息的安全性

加大资金投入已经成为了现阶段档案信息化建设管理的关键所在，需加以重视，其中需要加强基础设施建设，这是现阶段档案信息化建设管理的基础，包括配备计算机设备，做好日常维护，实现软硬件的更新，构建高质量档案管理平台。还需要根据实际的发展情况构建完善的档案信息网络，促使信息网络之间相互联系，完成信息共享，真正提高档案的社会化服务进程。与此同时，还需要做好对档案信息的安全管理，提高其安全性，第一是需要提高档案工作人员的安全意识，要将安全以及保密工作落实到位，做好安全性管理，第二是要做好技术支持，尤其要对各项资料加以管理，做好安全防护工作，促使档案资源更加可靠与安全。

3.3 提高档案人员的综合水平

档案管理信息化建设的应用，需要档案管理工作人员具备计算机软件应用技术，同时要想档案工作顺利、有序的进行，加强档案管理的长久发展，工作人员的综合素质的提高是非常重要的。任何技术或知识的应用与实施都离不开人，因此，档案馆要加强工作人员先进技术的培训，档案管理知识的宣教，并采取考核制度和奖罚制度，以此来激发工作人员的自主学习性，从整体上提高档案管理工作人员的综合素质，还需要创作不同机遇，激发工作人员在信息化技术的环境下提高自我创造性，进而提高档案管理信息化建设的工作效率。

结语：

综上所述，在当前社会的发展下，档案信息化建设已经成为了重要的内容，只有实现档案管理的数字化与智能化，才能真正推动其发展，发挥出档案管理的重要性，但是在档案信息化建设管理中却存在问题，对此需要加以处理与解决，多角度分析，提出解决对策。

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