电子公文档案管理系统安全机制研究

杨颜君

摘要：随着科学技术的飞速发展和互联网络的无限延伸，数字化、网络化、信息化已深刻地影响了人们的工作、学习、生活和娱乐。电子档案在这样的大背景下应运而生，是档案适应时代变化发展的产物。电子档案具有检索方便、利用快捷等优点，它的出现提高了公司本部档案管理的整体效率，但同时也产生了一系列问题。只有认真分析找出对策，才能提升公司本部电子档案管理的工作质量。

关键词：电子档案；管理系统；研究

中图分类号：TU159文献标识码：A

随着时代的不断发展，科技的不断进步，电子公文档案的管理系统也在随着时代的进步而进步，不仅是不断提高的信息水平，在网络化以及智能化方面也有了一定程度的进步，而且电子公文档案正在向着公开化的方向发展着。这时，我们必须重视这些信息资源的安全管理，如果仅仅依靠电子公文档案本身的管理系统并不能很好的保证安全性，即使管理系统本身有着一定的安全性，也一定会出现安全问题。

1、实施电子档案管理的意义

一是确保传统载体档案安全。传统载体档案数字化，可以降低纸质档案利用频率，从而减少了对档案的各种人为损害或自然侵害，提高档案原件的安全系数。

二是缩短档案查询。传统档案工作中，只有经过编目、装订等复杂的整理工序，档案才能向人员提供利用。在信息化条件下，数字化档案系统可以实时捕获业务系统中形成的电子文件，提供实时的信息服务，不受物理载体保存位置限制。

三是提升档案检索利用效率。电子档案可以通过网络传送，实现档案信息的远程利用、便捷利用、多人异地同时利用，使得档案利用以最新的手段、在最大的范围发挥出最大的效益，使员工可以不用到档案室去，而只通过网络，就可以非常便利、迅速地利用、复制档案。在当今技术条件下，没有任何其他办法比这更便利于档案利用、更能有效地进行档案信息资源开发。

2、公司本部电子档案规范化管理的难题

2.1、对电子档案管理工作重视不够

电子文件是电子档案的重要来源，需要进行规范地收集和整理。有些档案管理人员因循守旧，主观上认为做好传统纸质档案保管工作就够了，对电子档案的管理工作缺乏全面的认识，不重视电子文件的收集和整理，对电子档案的管理工作采取消极怠工的方式。很多电子文件，如音视频、数码照片等，因为重视不够，没有纳入收集范围，无人问津，自生自灭，造成源头上的散佚，着实令人叹息。

2.2、责任划分不清，管理缺位

现阶段需要收集整理的电子档案，应由公司本部各内设机构兼职档案员收集所在部门形成的电子档案，再移交给公司本部的专职档案管理人员进行整合。但在实际工作中，内设机构兼职档案员往往不能很好地履行职责，形同虚设，电子档案的收集和整理大多全部由公司本部档案管理人员来完成，责任划分不清，管理不到位。部分公司本部并没有形成门类齐全的电子档案，往往只收集整理了文书电子档案，会计、声像、照片等门类的电子档案没有纳入统一管理的范畴。近年来，很多公司本部设立专门的档案信息中心，负责收集管理电子档案。这种方式如没有相应的制度保障，很容易割裂档案管理人员和本单位内设机构兼职档案员的业务网络，造成管理缺位。

2.3、电子档案管理不规范性、不统一性

电子公文档案管理在当前存在着一个十分严峻的问题，由不同部门负责管理电子档案并且没有制定相应科学合理的管理规则以及标准，由于其分散性更加难以进行统一管理，导致电子档案的应用价值降低，其参考价值也受到影响，在企业做决策时无法进行参考对照，不完善的资料也会导致企业的发展方面受到阻碍。电子档案管理需要应用计算机，但现在电子公文档案管理在计算机使用没有安全防范意识，也没有进行相关的防范操作如病毒防范，加强存储方式防止文件遗漏等，这严重影响到电子档案管理的可靠度。除此之外在收集、整理电子档案时，没有具体的规范标准，管理人员凭借自己的经验进行归档难免出现纰漏的现象，电子档案因此会有部分不完善、不真实的问题出现。

3、电子公文档案管理系统安全机制研究

3.1、完善安全管理體系

要想保证电子公文档案管理系统的安全性应该具有完善的安全管理体系，加强各个部门之间的联系，形成安全管理的网络，完善安全管理体系。对于一个公司或单位而言，相关的管理部门和管理人员主要负责电子公文档案的安全管理系统，但是要想加强电子公文档案管理系统的安全性，却有着许许多多的问题，所以必须完善管理体系，对涉及到电子公文档案的部门都应该纳入安全管理体系之中，可以建立一个电子公文档案的安全管理系统部门，相关部门的领导人都应该加入这个部门来提高协同性，这样不仅可以形成强大的管理网络。总而言之完善安全管理体系，需要完成各个方面的安全管理工作，多个部门之间的协同合作，使相关的安全管理人员、安全管理技术和安全管理制度具有更加密切的联系，避免安全管理漏洞的出现，保证安全管理的有效性。

3.2、制定科学、合理的电子档案管理规范和标准

结合实际制定出规范操作标准，指导文件能够转变为电子档案。根据实际确定电子文件个过程的标准，规范文件在归档时的分类、排序以及保存方式，保证电子文档在初期就能得到科学规范的管理。在执行过程中保持良好的连贯性，防止由于过长的空隙出现纰漏，这对于文件转换档案是十分关键的。对于各文件信息的价值制定相关评定标准，制定文件信息转化档案的路线以及文档保密制度等。监督指导档案工作人员手机管理电子档案信息，在文件初始阶段就进行管理，文档的鉴定、归档以及保存利用等管理内容加入信息集成系统中，熟悉系统的运行，掌握应用的操作步骤，以此控制维护档案的有效性和可靠性。

3.3、建立信息安全防范体系

虽然电子信息管理档案拥有诸多优点，但不可否认其仍有安全漏洞，为防止重要文件丢失遗漏需要对信息安全方面加强监管的力度，对档案信息的分类和应用进行区别，将信息公布与公众分享时要考虑所公布的信息是否能够一概举一反三，确保信息的真实性和严谨性。在处理病患资料时，由于病症存在个体的差异以及治疗方法的差异，因此多种情况都需要加以研究分析，避免以偏概全的情况，这就要求从信息分类方面进行甄选。电子信息应用依赖于信息技术，而信息技术会受到病毒、黑客以及能源方面的威胁，在建立信息档案系统时应当注意设立加密技术、注册检查、防火墙、系统日志、数据备份、系统回复功能等保证文档资料的安全，对于一些加密文件则需要设置身份验证，权限检查等。

4、结束语

随着科技不断地进步与发展，公文档案的保存越来越趋向于电子化，电子公文档案与纸质档案相比有着极大的优点，电子公文档案的应用不仅推进了电子政务的发展，还在一定程度上促进了信息化的发展，但是随之而来的还有安全性问题，一些非法分子靠窃取资料来赚取财富，所以相关的管理人员应该不断地提高自己的安全意识，树立起安全管理的概念，不断地提高自己安全管理的技术与方法，创新安全管理的办法。

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