档案信息化过程中的主要问题及对策

杜晓宇

摘要：随着全国信息化的迅速发展以及企业经济的快速发展。传统的档案管理方法已经不能适应现代企业的发展需求。由于档案信息化具有全面、快速、专业、便捷的特点。因此被各大企业广泛应用。但是在档案信息化的过程中由于种种原因出现一些问题，如何快速有效的解决这些问题是现阶段档案信息化发展的首要任务。

关键词：档案信息化；问题；对策

1档案信息化中主要存在的问题

1.1数据之间存在差异以及软件、数据格式等方面存在差异。一般档案馆中收集的档案不是一个单位或者企业的单独的档案，而是有很多个不同的单位、企业的档案资料构成的。因此档案与档案之间存在这很大的差异，每个单位和企业的档案数据的储存方式也是不一样的。每个档案中的数据的来源以及分类、处理方式等各方面都不相同。所以在档案信息化处理的过程中就会增加难度。其次在对档案数据进行信息化处理的过程中是需要用到一些档案数字化的软件的，如果每个单位、企业按照自己的需求来使用软件，那么软件的格式、标准等各方面也不相同。这就导致了软件中的数据格式也是不一样的，因此在对档案数据进行转移或者下载传输的时候就会因为格式的不同而大致数据无法打开、无法使用，这在一定程度上会为公司造成很大的危害。

1.2档案信息分散、整理质量不高。在大多数的情况下，每个企业公司或多或少的具有相同类别的资料，例如在民营企业中有税收报表。而在国企中也有税收报表，那么在这些单位递交数据的时候，就会出现很多重复的数据信息，而且同样主题下的信息没有进行区分，这就使得档案在信息化的过程中拥有大量的数据资源。而且还要对这些数据信息进行筛选、分类，这就加大了档案信息化的工作量。而且在对档案进行整理的时候。由于有些档案在移交之前本身就具有很多的问题还没有进行解决，例如档案中出现乱码、跳号以及书写有误。文件倒装等问题。而这些问题如果没有进行解决。那么在整理的过程中很容易会把错误的信息进行电子存档，导致档案信息化质量不高。存在错误数据。

1.3管理方式落后、数据信息容易泄露。在对档案进行档案信息化处理的时候，要加强对信息化的管理。通过对企业单位的档案数据进行管理而使得企业的档案的业务更加简单、优化。所以说之前的档案管理方式已经不能适应企业现代化发展对档案管理工作的要求，应该对管理方式进行更新。其次在对档案进行信息化管理的过程中，如果在信息化之前没有对数据进行鉴定整理。那么很容易就会出现网络泄密的现象。而且有的信息化管理人员职业素质不高。也会造成数据泄密的现象。在对数据进行档案信息化的过程中需要用到大量的网络工具例如计算机等。而这些工具在使用的过程中因为版本升级、病毒等原因也会导致档案信息出现缺失和泄露的现象。

2档案信息化过程中的问题解决方案

2.1加强电子文档归档管理。对档案管理的软件、格式进行统一。首先要对公司企业中的电子文档进行归类和整理。而且在平时的工作中对于企业单位中的一些内容类似，信息相关的档案进行整合、鉴定、分类和储存，这样就会很大程度保证档案的完整性。从而减少工作量。而且在使用信息化软件的时候也要着重注意。尽量选择由国家研发的统一的软件、统一的数据格式。在电子档案的接收、保管和利用等方面的技术进行进一步完善。方便以后的使用。

2.2提高档案管理人员的业务水平和管理方式。在档案信息化的管理过程中出现问题。除了一部分是软件方面的问题外。其余很大一部分的原因是由于档案管理人员的管理方式落后以及业务水平不高。虽然档案信息化处理是用软件进行处理的。但是真正的操作者还是工作人员都需要不断的提高档案管理人员的业务水平，同时改变他们的管理方式。使其适应企业发展的需求。我国档案信息化处理中缺乏专业的工作人员。所以档案管理人员应该积极学习档案管理知识，可以通过培训和自我学习两个方法来进行。同时企业也可以通过建立竞争奖励机制来提高员工的工作积极性。提高他们的能动性，让他们在工作中端正工作态度。积极认真的工作。其次工作人员在进行档案信息化处理的时候，有必要对档案的数据进行鉴定整理。如果发现问题就及时进行改正，避免出现不实数据。

2.3对档案信息进行严格管理，防止出现数据泄露现象。在对档案进行信息化管理的时候经常会出现数据泄露的现象。因此需要对档案信息進行严格化管理。加强工作人员的责任心。避免出现数据泄露的现象。首先在档案信息化的过程中不要过多的进行人员调换。保证工作人员的统一性。其次与数据化后的软件硬件外包公司签订保密协议，如果公司档案数据出现泄露，公司有权申请对外包公司进行调查。最后在技术层面应该提高网络管理技术。例如下载杀毒软件和防火墙等等，对软件进行日常维护，发现问题要及时解决。不能拖延。

3结语

为了适应新时代档案信息化管理的要求。因此我们需要不断提高档案管理人员的业务水平和职业素质，打破传统的管理方式，不断进行管理方式的更新，另外还要对档案数据加强管理，保证档案数据的安全性。