论医院兼职档案员的重要性

肖伟玲

摘 要：如今档案工作的受重视程度逐渐提高，医院也开始设立综合性的档案室，并需要兼职人员负责档案管理，建立档案工作网络体系，使医院档案工作能够获得持续进步。随着档案学科的发展，档案信息化水平提高，档案种类、数量增加，运行方法多样化，使得档案工作面临着较大的挑战，兼职档案员的素质水平也面临着较高的要求。为此需要了解医院兼职档案员的重要作用，并提出提高医院兼职档案员素质水平的有效策略。本文就此进行分析研究。

关键词：医院；兼职档案员；重要性

当前医疗改革不断推进，医疗保险的覆盖范围也逐渐扩大，医院患者增加，医院建设规模扩大，分科细致，医院档案的数量也大幅度增加，内容丰富、成分复杂。若只是依靠专职的档案人员是无法进行档案工作的，所以还需要配置合适的兼职档案管理员，这些兼职档案员分布在医院的不同部门，也是档案工作的基础部分，将对医院档案的内在质量产生影响，也能够为医院档案工作提供科学的保障。

一、医院兼职档案员的重要作用

1、为医院档案管理提供坚实力量

当前医学技术快速发展，医院的建设规模等逐渐扩大，档案数量内容等也逐渐增多，单纯依靠有限的专职档案人员无法有效进行档案管理，由兼职档案员承担前期的立卷归档工作，能够使专职档案员的工作压力得到缓解，并且将制定本部门文件、资源的人员优势充分发挥，按照脉络对文件材料进行整理，使档案的归档数量以及质量等得到保障。

2、将部门立卷优势充分发挥

依据档案管理的相关法律规定，医院的档案按照材料形成的单位、课题组立卷的制度机械能归档，文件材料归档需要纳入到医院科室部门规划、管理制度以及管理人员职责范围内，保证布置、检查、总结以及验收工作同时进行[1]。立卷单位需要有负责人对本单位的档案进行收集整理与归档。兼职档案员存在于医院的各职能部门，能够全面了解本部门的工作情况，把握各项资料文件的来源与去处，他们能够最先接触第一手资料，使资料更加完整齐全，科学的进行种类划分，并且有效的鉴别材料，明确文件材料是否有保存价值，并对保管的期限进行划分，使档案质量、鉴定与档案的销毁有科学的依据。

3、为档案室与医院科室搭建桥梁

兼职档案员能够很好的对档案法规政策进行普及，强化医院工作人员的档案意识，并且能够将在档案室收集、整理档案中遇到的问题随时提出，做好控制管理工作，保证医院档案资料的完整性，也使医院的档案质量得到提高。

二、提高医院兼职档案员水平的策略

1、提高医院以及兼职档案员自身的重视

要提高兼职档案员的素质，需要各方面人才的支持。医院需要提高对档案管理工作的重视程度，强化兼职档案员的素质水平，定期组织兼职档案员进行教育培训，并邀请专门的档案人员为兼职档案员演示怎样对档案进行收集整理[2]，掌握档案整理的技能，为档案管理打下坚实的基础。在档案管理网络中，兼职档案员也是重要的组成部分，是档案管理工作的基础，能够更好的推动医院发展运行。作为兼职档案员也需要提高自身的重视程度，能够热爱档案工作，将保护档案资源作为自己的责任，明确档案管理工作的效果将影响到医院的运行。尽管是兼职人员也需要做好自己的本职工作，强化自身素质，提高档案管理的效果。

2、强化兼职档案员政治素养

医院档案中包括很多内容，职工的隐私、医院的科研、重要资料等，因此作为兼职档案员需要有坚定地政治立场，能够保持正确的政治方向，树立良好的政治态度，能够全身心的投入到档案管理工作中。同时有很强的组织纪律性，严格按照相關的规章制度开展工作，明确服务与保密之间的不同。对于职工隐私资料或者医院科研项目、重要资料等，除了有权利的人查阅，不能对任何人、任何单位提起，保证档案的安全，防止职工隐私、科研机密、重要资料泄露[3]。兼职档案员需要认识到档案工作的重要性，在工作中认真负责、踏实努力，爱岗敬业，并有较强的职业道德，工作认真严谨。

3、强化兼职档案员业务水平

为使医院兼职档案员更好的开展档案管理工作，需要强化兼职档案员的业务培训，组织兼职档案员参与档案部门的基础知识培训，使新上岗的档案员能够满足档案管理的岗位需要，做到持证上岗。医院需要提高对上级档案部门的继续教育的重视程度，积极组织医院的兼职档案员参加，掌握档案管理的相关技能。医院也需要每年组织兼职档案员进行集中培训，选择档案上级主管部门的领导、专职档案员等担任培训教师，对于档案收集整理归档中的问题进行重点培训。及时发现档案工作中的问题，并由专职档案员到现场进行示范解答，使工作中的问题得到妥善的处理。医院还可以建立档案管理信息化平台，并建立档案人员的QQ群、微信群等，及时发布信息，加强彼此见的交流互动，学习专业知识与技能，使兼职档案员能够形成终身学习的理念，努力自主学习，并将学习到的知识运用到档案管理工作中，实现理想的管理效果。

4、强化兼职档案员合作协调能力

在兼职档案员的档案管理工作中，合作协调能力是最为基本的素养。兼职档案员需要加强与本部门员工的交流，并加强与专职档案管理人员的配合，从而对医院档案工作更好的了解，将自己作为医院档案宣传、专职档案人员与其他部门员工沟通的桥梁，通过自己对档案工作的认识更好的感染和影响其他人，强化其他员工的档案意识，让工作人员对档案知识、信息更好的了解，转变自己对档案工作的态度，在档案收集中能够加强与部门员工的合作、沟通，使其主动帮助兼职档案员收集整理信息，避免资料信息落入到个人手中。同时还需要兼职档案员积极的向有经验的人员学习、请教[4]，使来源复杂的资料得到有序的收集整理。同时兼职档案员还需要将档案工作与本人从事的本职工作进行协调，本职工作是档案资料的重要来源，兼职档案员需要在本职工作中发现档案资料信息，并且在资料收集中顺利完成自己的本职工作，使本职工作与档案管理工作相互促进。

5、完善兼职档案员管理考核制度

医院需要强化兼职档案员的管理，完善档案管理工作制度以及兼职档案员的管理制度，明确其责任意识，使其认识到兼职只是人事编制上的一种兼职，并不是在档案管理工作的态度和要求上兼职。同时完善绩效考核与评价制度，完善工作绩效评价体系，将兼职档案员的工作完成量计入到其工作量中，科学的考核，使其与绩效挂钩，并将其作为年终考核、职称评审的重要依据。医院需要结合考核结果完善竞争机制，做到奖惩并存[5]。优秀的兼职档案员要给予一定的物质奖励，并在职称晋升中优先考虑，从而使兼职档案员的工作积极性得到提高。

结束语：

在医院档案管理工作中，兼职档案员占有十分重要的地位，对于医院档案工作效果也有直接影响。所以必须要认识到医院兼职档案员的重要作用，并提出科学的措施强化兼职档案员的素质水平，强化其政治素养、业务水平、合作协调能力，并完善相关的制度、评价等，使兼职档案员的优势作用充分发挥，积极参与到医院档案管理工作中，全面提高医院档案管理的效果。

参考文献；

[1]陈梅芳.关于医院兼职档案员素质提升的研究[J].办公室业务，2018（06）：182.

[2]潘晓辉.医院科研兼职档案员队伍存在的问题及解决对策[J].医学信息，2018，31（06）：25-27.

[3]孙莉萍.关于医院兼职档案员素质提升的思考[J].兰台世界，2015（S2）：99-100.

[4]曾冬梅，张正军.浅谈医院兼职档案管理员[J].兰台世界，2014（S1）：132-133.

[5]黄蔷薇，乔爱萍，杨苏萍.兼职档案员 医院档案工作不可或缺的力量[J].兰台世界，2011（S3）：85-86.