数字档案馆可行性研究报告编制流程及要点浅析

刘静

摘  要：数字档案馆建设目前多通过项目管理的方法开展，其中编制可行性研究报告是项目建设中不可缺少的环节。但当前国内数字档案馆建设领域对可研报告编制研究尚处于空白状态，实践中也多流于形式。而图书馆行业这方面起步较早，经验较多，可借鉴国内部分数字图书馆可研报告编制流程、内容等，为数字档案馆可研报告编制提供帮助。

关键词：数字档案馆;数字图书馆;可行性;研究报告;编制

1 数字档案馆项目可行性研究报告研究现状

《投资项目可行性研究指南》指出，可研报告是政府投资项目决策的依据，编制初步设计及概算的依据，发改、国土、规划等行政部门出具批复意见的依据以及项目相关部门签订协议的依据。因此科学合理的可研报告可提高数字档案馆项目投资的科学化、民主化水平，降低投资风险，在一定程度上还能健全本单位的项目监管体系。

但在中国知网中以“主题=数字档案馆+可行性研究报告”作为检索式，检索时间、文献来源不限，检索日期为2018年3月10日，共检索出0篇期刊论文。显见在数字档案馆可研编制方面尚无相关研究成果。

实践中，可研报告“力求可批性，戏说可行性”的现状也使之流于形式。[1]对可研报告编制的轻视还造成一些数字档案馆项目存在重建设、轻维护，重复建设等问题。[2]具体而言，一是难以针对本单位实际情况开展有针对性的可行性研究。二是目前尚无档案馆行业可研报告编制标准、指南等，使得编制成果良莠不齐。三是可研报告的内容设计缺乏经济和法律手段的运用。一旦通过审批，项目能否在后续实施中按要求执行，缺少相应的跟踪、约束手段。四是经论证取得的可研报告未必能得到领导的重视，一些不合实际却与领导意图一致的可研报告则容易过关，使得人们对可研的重视程度降低。五是仅仅将可研作为通过项目审批的一个环节，意在获得相应的资金，而非真正对数字档案馆建设可行性进行评价，这种定位使得人们不愿投入太多精力开展可研工作。[3]与之相对，数字图书馆在可研报告编制中积累了一定的经验，因此，可借鉴部分数字图书馆可研报告的编制，编制出切合数字档案馆项目实际的可研报告。

2 可研报告编制流程

通过参考国家数字图书馆、CADLIS等项目的可研报告，一般可将编制流程分为计划、执行、验收三个阶段。

2.1 制定计划。受托方根据项目内容、范围、技术难度、时间要求等组建合适的编制团队并制定工作计划，内容主要包括项目人员构成及分工、工作进度计划、工作重点和难点分析等。

2.2 编制报告。编制团队根据项目类型和具体特点开展现场调研，编制调研计划，并与建设单位沟通，深入了解建设单位现状、优势条件、存在问题、信息化工作限制瓶颈等，在此基础上编写可研报告初稿。初稿形成后，需从可研报告的结构、内容、方法、技术等方面进行审查，基本达到合同约定的要求后交建设单位征求意见。征求意见可采取项目汇报、专题座谈、专题审议等方式。之后按照反馈意见进行修改，形成送审稿。

2.3 项目验收。可研报告送审稿形成后要再次进行内审，审查主要从报告的研究深度、先进性，实施方法的科学性、合理性，是否能达到合同相关要求，报告的结构、内容、层次和文字水平以及成果旁证材料的充分性等方面进行。内审通过后交建设单位验收，建设单位可自行组织验收或邀请第三方机构或专家进行评审，项目经理需做好相关准备工作，如汇报方案、上会材料、答辩预案等，并根据验收意见对报告进行修改形成终稿。

3 可研报告的编制要点

3.1 项目总说明。主要介绍项目概况，可研报告编制的依据、原则等。编制依据主要涉及行业的相关法规标准，如《数字档案馆建设指南》等。编制原则主要是指数字档案馆建设既要体现出传统档案馆具有的综合性，还要发挥信息化的优势，在建设中体现出信息资源共建共享的原则，此外还有采用标准和规范的统一性原则，系统结构的可扩展性原则以及保证系统较高的技术水平而采取的先进性原则等。[4]

3.2 项目背景及开展的必要性。此部分意在明确建设单位档案管理的现状、问题，建设的必要性以及体现出本项目在适应信息资源管理、知识组织、大数据发展等方面的迫切性。

3.3 需求分析。需求分析应紧扣档案工作从实物管理向信息管理转变，从单一服务向综合服务转变的趋势，突出以数字档案馆为载体，推进馆藏资源存量数字化、增量电子化、信息标准化、利用网络化这一趋势。

3.4 建设目标。在需求分析的基础上，对拟建项目的轮廓和预期目标进行总体分析论证。通过考虑投资额度、建设规划、行业法规政策等内容，明确数字档案馆的功能定位及预计实现的功能、可解决的问题和满足的需求等。

3.5 建设内容和方案

3.5.1 标准规范体系建设。在数字图书馆建设中，标准规范体系建设充分利用了国家或行业已有的标准，如CADLIS建设中就直接采用了《专门数字对象描述元数据规范》，选定了古籍、家谱等11种描述型元数据规范格式及其著录规则作为自身建设标准。数字档案馆建设中也应以《数字档案馆建设指南》《企业数字档案室建设指南》等为指导进行编制。

3.5.2 应用软件体系建设。数字图书软件体系重在保证数字图书的完整性、可讀性、安全性，这与数字档案的保管需求是基本一致的，因此软件体系建设主要包括数字档案长期保管系统，备份与恢复系统，资源共享系统，系统管理平台，数据交换系统以及数据迁移系统。

3.5.3 基础设施体系建设。国家数字图书馆建设中考虑到访问量等因素，进而对网络带宽、传输流量、存储节点等提出要求，数字档案馆建设也需考虑这些因素。

3.5.4 安全保障体系建设。数字档案馆建设要根据其数据的重要性，对项目的安全性进行总体设计，明确信息安全保障的重点，落实信息安全责任，建立符合一定安保等级要求的技术体系、管理体系，并开展相关测评工作。

3.5.5 容灾备份系统建设。国家数字图书馆、CADLIS建设中均建设了容灾系统。容灾系统的核心在于使用各种技术和管理手段将灾难化解。目前一般采用近线备份、离线备份和异地备份相结合的方案建立多渠道、多途径的数字资源保护方案，确保数字资源安全管理和长期可用，保证业务应用不中断。

3.5.6 运行维护系统建设。运维主要涉及对基础设施运维、网络运维、应用系统运维、安全系统运维、容灾备份运维、数据运维等内容。运维的方式一般有远程响应式运维、驻场运维、定期巡检运维以及运维考核等。

3.6 招标方案。国家数字图书馆的招标范围主要涉及服务（咨询公司、设计、监理）、设备、软件等方面。数字档案馆建设中可在借鉴招标范围的基础上，根据建设单位的实际情况提出总包或分包的方案。

3.7 环保消防。信息化项目基本无污染排放，对公共环境产生影响较小，因此可研报告此部分内容编制一般较为简略。消防方面主要涉及机房等的建设方案中是否遵守建筑物防火规定，设置有防火设施及指示标志等。

3.8 项目组织机构和人员培训。可研报告中应制定合理的组织机构图，对各子系统和支撑环境的日常维护，信息安全的日常检查均要落实到人。

3.9 项目实施进度。项目实施进度计划中应注意将各项任务完全列入进度计划中，防止出现遗漏，计划任务一般包括标准规范建设、软件系统开发、软件系统测试及完善，基础设施部署及调试、容灾备份系统部署及调试、功能完善及集成开发、数据迁移、安保测评、人员培训、系统试运行、项目验收、系统正式上线及运维。

3.10 投资估算及资金来源。可研报告中应确定需要参考的收费标准，以便投资估算合法合规，收费标准主要参考软件开发、政务工程等收费的一些法规。费用估算需注意不能漏项，明确相关技术方案，以免费用在项目实施过程中产生较大变更。

3.11 效益分析。与数字图书馆整合若干高校或若干区域的资源一样，数字档案馆项目也可通过整合区域内或行业间的信息资源，消除信息孤岛，达到资源的合理配置和共享，以求产生良好的社会效益。集约化建设还可合理利用已有资源，避免大量重复建设，最大限度保护前期投资，节约建设资金。

4 可研报告评估

数字图书馆建设项目可研报告编制完成后均会对其进行评估。这也值得数字档案馆建设项目参与人重视，目前常用三个“可行”评估可研报告。一是政策可行，可研报告中提出的数字档案馆建设政策，行業现状及问题分析透彻，能够体现出项目建设的必要性。二是方案可行，且有比选方案，主要从项目实施的设计、技术和施工角度进行评估。三是经济可行，主要从财务角度预测项目是否满足需求（数字档案馆建设作为非营利的项目，一般能够保证费用在项目批复的资金预算内，财务三率等指标符合相关规定即可）。

参考文献：

[1]李开孟.我国投资项目可行性研究60年的回顾和展望[J].技术经济，2009（9）：68.

[2]储文静，甘安龙，刘小强.江西省高校数字图书馆建设现状调查分析[J].2017，35（2）：115.

[3]中国技术经济研究会.中国技术经济学学科发展（高校）现状研究报告[J].技术经济，2009（增刊）：66.

[4]杨勇，张必兰.重庆市高校数字图书馆建设实践[J].重庆工商大学学报（自然科学版），2009（12）：573.