浅议医院行政档案管理

夏泽良

摘 要：分析医院行政档案管理在医院管理中的作用，探讨行政档案管理中存在的管理组织不健全、管理标准不统一、管理人员素质不高、档案利用不足等问题，提出加强档案管理组织建设、加强档案管理制度建设与宣传、加强档案管理人员素质培训、深化档案利用和加强信息化建设等对策，为医院行政档案管理提供参考。

关键词：医院行政档案； 困难； 对策

医院行政档案是指医院在实践中形成，记录医院日常工作的纸质文书、电子文档、视频、照片等资料，包含医院党群、行政、医疗、科教、设备、基建、人事和财务等内容。医院行政档案是医院工作的重要载体和客观体现，对医院建设发展有着重要的意义。

一、医院行政档案的作用

1.历史记忆作用

医院行政档案是医院工作的客观载体，忠实记录医院发生的日常工作和重大事件。通过查阅行政档案，可以有效回顾医院历史发展轨迹，了解医院重大历史事件和突出工作人员，掌握医院人事、基建营房、水电等行政后勤建设的各项基本数据，是医院历史沿革的一手素材，是开展工作的直接依据，具有不可替代的历史记忆作用。

2.文化建设作用

医院行政档案客观记载医院发展历程、重大事件和先进工作人员等单位和个人奋斗历史，记录单位由小到大、艰苦奋斗、不断发展的历程，以及先进模范积极投身医院建设、奉献力量的先进事迹，具有丰富的可以激励当前医院工作人员投身岗位，积极奉献的榜样，是医院文化建设素材的重要来源。

3. 参考借鉴作用

医院行政档案记录医院历史上面对各时期外部机遇与挑战、内部优势与劣势等情况下医院各级的决策和应对，既有决策成功取得良好效果的成功案例，也有决策失当没有达到既定目标的经验教训； 例如重大医疗纠纷的现场处置和事后处理，是医院管理智慧的结晶。细致研究医院行政档案，对医院在新形势下科学决策有着重要的参考借鉴意义。

二、医院行政档案管理存在的问题

1.管理组织不健全，各自为战。医院行政档案一般由院办或档案室管理，但全院统一的管理组织还没有建立。在机关层面，医院医务、护理、财务、后勤等不同部门为了自身工作方便，不同程度存在各自独立存放资料的现状，阻碍医院档案资源体系的完整性，为档案开发利用带来诸多不便。

2.管理技术缺乏，效率较低。医院现有档案管理人员大部分是由临床医务人员转岗担任或机关工作人员兼职，缺乏系統专业的档案管理训练。相对于临床工作，档案管理工作不为医院直接创造经济价值和社会价值，处于后台，往往存在重视不足的情况，导致现有档案管理人员进修深造、学术交流的机会较少。医院在医教研等多方面的实践活动中会产生党群、行政、医疗、科教、设备、基建、人事和财务等涉及多方面的关联档案。这要求文档管理人员具备跨学科、多领域的综合业务能力，但目前档案管理人员能力还比较单一，缺乏处理专业交叉档案的能力。

3.档案利用不足，作用乏力。档案归档后，加工与利用不足，多半在档案室内尘封。这与档案管理人员的管理理念有关，部分档案管理人员认为，收集、保存好档案就完成了本职工作，其他人员借阅档案时，按借阅人要求为其提供好档案文件就行，对档案内容并不关心。不能给借阅人提供经过筛选的、精确的档案信息，导致档案管理工作在医院的地位弱化。面对上级检查和医院等级评审等重大事件时，往往又需要临时突击整理补充甚至编造档案资料，造成人员精力和物力财力浪费。

三、加强行政档案管理工作的建议

1.健全档案管理组织。健全的组织领导是档案工作顺利开展的组织保障。医院应成立分管副院长负责、各职能部门和科室领导参加的管理组织，落实第一责任人，负责各部门、科室行政档案管理工作。形成综合档案室统管，医院 - 科室 - 专人三级负责的档案管理体系。借鉴医疗病案质量管理经验，成立由医疗、行政、党群等各专业专家组成的行政档案质量管理专家小组，每月定期对全院行政档案内涵质量进行检查督导，专家组定期召开档案质控讨论会，明确下一阶段质量控制的重点，并对优秀档案和问题档案予以公示，利用全院大会进行点评。

2.加强人员培训。档案管理人员素质提升是档案管理工作的关键。对医院档案室现有专职档案管理工作人员，应当加强档案管理法律法规和业务技能学习和交流培训，不断提高档案管理人员物联网、大数据、云计算等信息化能力，加速纸质档案管理向信息化、智能化档案管理迈进。加大科室兼职档案人员培训力度，定期组织档案质量管理专家组成员对档案管理中存在的常见问题和重点问题进行针对性培训，提高档案质量，促进部门和科室一线工作人员按三级管理体系主动收集、整理、存储一线实践中产生的档案。

3.加强信息化建设。医院加大档案管理信息化投入。采用大数据技术和数据挖掘技术，对于种类多、非标准、价值密度低的大量数据进行深度挖掘，实现由档案目录、档案全文的粗粒度信息管理向档案内容信息的细粒度档案管理延伸，通过数据共享、交叉复用，实现数据信息的深度整合和开发。运用网络技术和移动互联技术，在档案服务网站平台做好开放与利用的基础上，开发医院广大员工密切关注的职称晋升、生活待遇、学科前沿进展等档案专题数据库，探索利用微博、微信、微电影与信息订阅、信息推送等新媒体拓展查档服务新模式，提高用户利用档案的查全率、查准率和方便程度。

参考文献：

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