浅谈中国石油辽宁销售公司协同办公系统

刘铁军 中国石油辽宁销售公司信息化管理处

2016年之前，中国石油辽宁销售公司除了公文审批及相关业务系统的流程审批外，库站到分公司，分公司到省公司其他的审批（如加油站维修审批、请假审批、办公用品审批等）业务多以纸质方式完成，审批效率相对较低，未完全实现无纸化办公；公司内除了主营业务以外的数据报送多以人工上报，手工汇总为主（如省公司找地市分公司需要的日常数据、地市分公司找加油站要的日常数据），工作效率低，可追溯性、数据共享性低；公司之前信息传递以QQ、微信、邮箱为主，功能局限，不能满足企业精细化管理的发展需要。终上所述，辽宁销售公司急需建设一套办公管理软件，以服务于公司日常管理与业务经营，以满足管理提升和降本增效的需要。

1 协同办公系统建设目标

通过建立协同办公系统，打破部门交叉审批瓶颈，减少纸质传递，围绕人和业务全面覆盖省公司、地市分公司及库站，实现业务办理无障碍，协同管理、移动办公、精细管理的思想贯穿始终；实现多口径数据共享、知识共享、流程共享、资源共享、消除信息孤岛；通过流程梳理和优化，所有工作有迹可寻，借助系统闸口提高管理水平，降低运营风险，从而规范管理；通过预警提醒中心，流程绩效评估，系统间数据集成从而提高工作效率。

2 协同办公系统概况

辽宁销售公司协同办公系统建设分两期实施。 项目一期2016年10月上线，平台中建立组织机构1959个，覆盖公司机关、二级单位及所属库、站；创建账号总数9162个；开发功能108项，涉及16条专业线；项目二期2108年3月上线，开发功能42项并进行系统主页面的改版。

系统建设的功能涉及公司日常运营管理的诸多方面，涵盖公司两级机关、油库、加油站，经过1年多的运行，办公事务“上协同、用系统、走流程”已深入人心。经过阶段性的磨合调整，顶层设计的流程更加符合实际应用，员工对制度、流程的理解更加深刻，对系统的依赖程度更高，目前，协同办公系统中全公司日均发起流程200余项，系统建设之初的预期（管理提升、管控落地、降本增效）已基本实现，应用效果逐渐显现。

协同办公系统是以服务为导向的知识化信息平台，为省、市、库站各层级员工提供统一的工作门户，整合用户的事项、文档、协作和任务等项目。该系统作为总部统建系统的延伸应用，其功能将涵盖公司行政管理的各个方面，满足企业精细化管理要求。

通过系统的应用基本取代了纸质流转，促进了各部门、各岗位之间业务协同；通过先进的工作流引擎覆盖各类办公流程，如呈批件、公文管理、任务管理、督查督办、资源管理（车辆、会务、印章、证照）等，全面提升业务审批效率。

3 协同办公系统功能示意图

上图为辽宁销售公司协同办公系统包含的所有功能模块。

4 结束语

协同办公系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型办公方式，其发展速度非常快，最终将成为人们重要的办公平台。本文目的在于介绍协同办公系统在辽宁销售公司日常工作中的推广应用，为我们工作提供了很多便利,协同办公系统优化了现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，最后实现提高决策效能的目的。总之，协同办公系统的应用大大提高了中国石油辽宁销售公司办公效率，助力企业更好更快发展。