探析基层单位声像档案管理存在的问题及其措施

杨晓波

摘 要：办公现代化的使得机关、企事业单位在工作和各类活动中形成了大量的声像档案。这些声像档案是各单位档案全宗的重要组成部分，加强对声像档案的收集与管理，对单位、对社会都具有重要的现实和历史意义。但是基于各种因素的影响，基层单位声像档案管理存在诸多问题，基于此，本文阐述了声像档案的优势特征，对基层单位声像档案管理存在的主要问题及其措施进行了探讨分析。

关键词：声像档案；特征；基层单位；管理；问题；措施

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。为了充分发挥其作用，以下就基层单位声像档案管理存在的主要问题及其措施进行探讨。

1声像档案的主要特征

声像档案主要具有以下特征：（1）直观形象性特征。从声像档案的内涵层面来看，此种档案信息资源以音频、视频等形式存在，故而通过音频、视频的形式，能够实现对其所承载的事件的客观、详实记录，使档案信息更具有直观性与形象性。而且相对于纸质档案来说，声像档案可信度相对更高一些。因此，对比于传统的纸质档案而言，声像档案资源所具备的优势是纸质档案所难以与之比拟的。（2）可作为其它档案资源的有效补充 。尽管声像档案具备了传统纸质档案所无法比拟的优势，但这并非意味着传统纸质档案即将消亡，恰恰相反，此种档案载体同传统的纸质档案载体完全可以相辅相成、互为佐证。如以会议档案为例，会议所形成的决议、会议记录等，均为纸质档案形式，而参会人员的照片、发言情况以及会议进程等，均可以通过声像档案的形式加以保存，当研究人员需要对该次会议的情况进行研究时，纸质档案与声像档案能够从不同方向使研究者了解到会议的整个过程和全貌，从而使研究者对该次会议的研究结果更为真实、可信、直观。

2基层单位声像档案管理存在的主要问题分析

基层单位声像档案管理存在的问题主要体现在：（1）管理制度问题。通过调查发现只有少数单位制定了相应的声像档案管理制度，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。声像档案的管理还存在着科室一年一次移交档案室、科室分散保管或个人保存等多种管理方式，对单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。（2）意识问题。随着社会的变化发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善，绝大数单位都配备有声像设备，从总体讲，声像设备配备比较齐全。但是也不同程度地存在着声像设备管理混乱问题，多数单位没有制定声像设备管理制度和使用要求，致使有的设备闲置，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用，最终造成一些重要活动没有及时摄录，档案没有完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。（3）归档问题。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有很多单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。（4）声像档案流失问题。众所周知，每次组织重大活动，召开重要会议，都会安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。其主要原因是多个单位同时参与的大型活动，档案管理缺乏统一协调。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，工作中各负其责，形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，声像（包括文书、实物等）档案的流失在所难免。（5）保存问题。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。但是，大多数单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用。

3加强基层单位声像档案管理的策略

3.1建立健全声像档案管理制度。要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。各立档单位要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、整理、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案馆移交，确保有关法规和制度落到实处。必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

3.2提高声像档案管理意识。搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

3.3加强声像档案归档管理。一是通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交档案馆。二是重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位和产生声像档案比较集中的部门，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。三是从摄录人员中直接征集。对保存在摄录人员手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。四是广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

3.4强化档案部门积极参与拍摄。针对地区重大活动中声像档案流失严重的现状，采取档案管理部门直接参与的办法，由主办单位通知档案部门派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保全区重大活动产生的档案，特别是声像档案得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。

3.5加強声像档案保存。根据声像档案安全保管的要求，恒温、恒湿、防磁、防光、防火等是必备的条件，各机关单位必须配备相关的设施设备。声像档案应独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放，严格控制库房温湿度，远离光源、磁场等，对录音带、录像带、光盘等要采取定期倒带检查等保护措施，并实现数字化存储，定期复制，尽量延长声像档案的寿命。

4结束语

综上所述，声像档案是基层单位档案的重要组成部分，在现实查考利用方面具有非常重要的作用，为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，需要采取有效措施，因此对基层单位声像档案管理存在的主要问题及其措施进行分析具有重要意义。

参考文献：

[1]吉秋仙.事业单位声像档案管理存在的问题和对策[J].陕西档案，2015（4）

[2]农桂山.基层单位声像档案管理工作之我见[J].管理观察，2017（04）