基于规范化管理视阈下的档案管理工作分析

刘雪梅

摘 要：档案的管理工作随着当前经济的发展和人们生活水平的提高渐渐而得到了人们的重视，许多的行业都与档案管理密切相关，特别是一些专门靠档案管理进行工作的部门，例如人力资源部门和教学工作的部门等。档案管理工作在进行了这么长时间的探索后，也慢慢地暴露出了一些不足，所以规范这些错误，使档案工作能够充分发挥其作用是有几大意义的。

关键词：新形势；管理；规范化

引言

目前渐渐发现了档案管理工作在对于目前的社会发展有着越来越重要的影响，不论是教职人员还是医护人员对于档案的重视程度，都使得广大的人民群众切身了解了档案管理已经与生活息息相关了。所以规范化我国的档案管理是必要的，但是我国国内的档案管理规划还不够严谨，与发达国家的档案管理规划具有一定的差距，所以要弥补这一差距是目前我国国内从业的相关人员首先要做到的。

1 档案管理工作规范的重要性

近几年我国经济的飞速发展所带来的影响是十分巨大的，人民生活水平的提高以及对于生活的追求也产生了质的变化，为了满足需求，档案的管理是需要发展与进步的，档案的规范化管理是保证企业或者单位能够更好的经营的必然条件。此外对于我国一些重要的部门来说，档案的安全性是重中之重，特别是一些机密文件的管理，若果丢失或者损坏所导致的后果将不堪设想。规范化是这个行业必须要经历的，是将相关工作人员的工作效率提升，使工作的质量更好的关键。档案作为信息的载体，是各种真实情况的记录，是企业或者部门以后再评判事物的基准。所以要不仅要对档案信息进行规范，以便日后的管理，还要对管理档案的方式和手段进行规划，以保证档案管理工作可以科学有效的进行和发展。

2 目前档案管理的概况

近几年我国的经济水平飞速发展，国内许多行业也在稳步发展，几个新兴的科技领域拔得头筹。像是信息技术领域和网络技术领域不断渗入到各行各业中，也渐渐走到人们的日常生活里。档案的管理也向这两大领域靠拢，逐渐的进行信息化改革。这些改革都使得原有的档案管理发生了翻天覆地的变化，使原有的工作形势荡然无存。将信息技术与档案管理完美融合以后，是的档案逐渐向无纸化转变，创造了新的保管档案的体系。此外因为信息的载体由纸张转变成了计算机，一些人工因素容易造成的错误流程都能够被计算机自主完成，这样的改变也使得档案的本身更具有正确性。而且纸质档案的弊端完全可以避免，像是由于运输或者储藏时纸张的损坏所造成的信息缺失也可以通过计算机技术得到完善。

3 档案管理在工作时的弊端

3.1档案信息化建设的设施落后

在信息化技术全面发展的今天，在精神上档案信息化建设与需要具有长足的发展。对于一些相关部门来说，加快档案的信息化建设这是需要构建一套新的管理系统，是多个学科与领域的交流，完成后是一项庞大的工程。在信息化与传动的档案管理模式的交流时间里，政府等相关人员需要大力支持与促进，在将来还存在着许多的障碍。相关的硬件设施较比于发达国家的新进设备也具有很大的差距，对于信息化的建设也是一个阻碍。硬件设施可以靠购买国外的事实来弥补，可是相关的软件的开发在国内技术落后的情况下，还不能完善，对于一些工作项目无法做到信息化的管理。档案管理较比于同期的相关管理系统的信息化对比是远远落后的。

3.2档案信息的保密性得不到保证

在档案管理工作中，用户的信息的保密性是至关重要的，在保密的实施中，相关部门包括政府应该给予很大的帮助。国家对于档案的信息化建设是抱有很高的期望的，在将来信息化的管理将普及到每一个人，此时的档案的信息化是对未来工作的前提保障。只有在所有部门，所用大型的企业中，相关的档案管理模式已经具有很高的规模时，政府或者有关部门才可以将这些数据通过新建的的信息网联结起来，从而方便处理与监管。不要空想，要做到实际的工作中。对信息保密工作中的疏漏的查询时，其中问题的解决重点并不来源于外面的侵害，应该将重点放在实施人员的工作中的疏漏的部分。某些的工作人员对保密性的认知程度不高，没有意识到其在信息管理中的作用，使得档案的管理与时代的进步不协调，此外相关人员不能在意外发生时保持冷静，处变不惊的状态，往往在惊慌失措中将本应该处理好的档案信息的防护也达不到标准，无法进行后续的补救。积极宣传档案信息的安全性，增强有关人员的防备意识以及對信息的重要性的认知。

3.3从事档案管理工作人员的专业水准低

大部分从事档案管理工作的人员在管理档案时，仍然不能够接受新的管理体制，继续使用传统的一些管理手段，不符合当下管理系统发展的方向。社会上还有某些人以为，这门工作缺乏技术水平，只是对一些来自各个方面不同信息的整理，不具有别的任何作用。这种对于档案管理工作的认知是不正确的。在档案管理工作的改革以后，档案管理人员要求不但工作要细致，而且对于一些突发情况或者紧急情况要有及时的应对能力，十分考验从业人员的整体素质，此外为了符合信息化的发展，相关的计算机技术也要具备才能够胜任这项工作。

4 档案管理工作的规范化具体对策

4.1对相应的管理制度进行完善

档案工作的重要性已经不言而喻了，社会各界也已经知道这项工作带来的影响的巨大。而为了真正的将这项工作面向社会、服务社会，就需要对行业内的一些细小的环节都实行规范化管理，建立健全的档案管理工作的相关制度和体系，来使得在工作中的错误与疏漏能够得到惩罚或者帮助，让规定牢牢地拘束一些不正确的行为。所指定的规则也应定要切合实际，从实际行业内的现状出发，规范大到整个章程环节，小到每个人工作的项目，让所有人都能够充分落实。在行业发展的道路上，档案管理包括了许多的项目，从管理日常生活的工作状态到单位中各种活动节假日等需要进行的管理，都需要档案管理做到协调，使管理工作的执行受到很大的阻碍，所以要切合实际，制定的规定要既符合目前单位发展的现状，又要符合将来单位的目标，也要对于市场的需求有所注意，使相关的规定也符合社会主义核心价值观。所指定的规则主要包括：在工作中的质量要求与规定，奖励与惩罚的说明，工作的核心思想等。

4.2对档案工作管理的信息化的促进

信息化是各个行业的热门话题，相信不久的将来信息化的程度是人们对于某个企业或者行业发展最直观的判断手段。为了能够及时的让档案工作搭上这条促进发展的直通车，使目前档案工作的效率得到增强，就要逐渐将档案管理工作呈阶段性的与信息技术相结合。相比于以往的管理模式，数字化的管理能够将一些信息更加系统的呈现出来，在查阅与使用时也不会显得冗余，直观有效的对于所查找的信息能有一个明显的判断。是的在管理中的工作效率也有了显著的提升。

结语

档案管理这个行业也已经不是一个新兴的行业了，他有着传统的历史一直流传至今，而如今在信息技术与网络技术高速发展的情况下，这个行业慢慢的开始了壮大，已经初具规模了，所以对于该行业内的一些不良行为的学术是必要的，规范化档案管理是为了该行业的发展而必须去做的。

参考文献：

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