电子政务环境下政府档案管理模式的转变分析

梁志敏

摘要：近年来，随着计算机网络和信息技术的飞速发展，人们的工作和生活方式发生了深刻的变化。为了迎接信息社会的挑战，利用先进的计算机网络和信息技术，改革政府、重建政府、建设电子政务、实施电子政务，已成为世界各国政府改革的战略目标。从传统政府向电子政务的转变将是一场深刻而艰巨的变革.同时，电子政务建设作为一项系统工程，不仅涉及到计算机网络和信息技术与政府管理的整合。建立一套全新的政府管理体制和政府管理模式。

关键词：电子政务环境；政府档案；管理；转变

引言

本世纪初以来，中国互联网信息技术进入了快速发展的时代。近年来，我国的信息技术已经达到了世界的顶峰，人们的服装、食品、住房、交通等都离不开互联网的信息技术。这种发展势头逐渐为政府所关注，并吸收了许多经验，为今后的政府工作规划了一条良好的发展道路。对政府档案管理而言，以往档案管理效率极低，不仅工作压力大，工作复杂琐碎。在当今信息时代背景下，政府管理工作应不断贴近电子政务。

1.电子政务环境下转变政府档案管理模式

1.1服务手段

在政府效率问题上，传统的政府档案管理需要大量的人力物力资源和各种资源才能有效地管理档案。然而，在准确性方面仍然存在误差。利用互联网信息技术，将政府档案管理工作与信息技术结合起来，实现电子政务环境，将各部门与智能网络技术连接起来。及时共享资源和交流信息。这种管理方法和服务手段完全取代了传统的档案管理模式，这种管理模式完全摆脱了传统档案管理模式的束缚，让政府更加注重为人民服务。在各类档案中准确、快速地找到所需的档案资源，为档案管理的发展奠定坚实的基础。

1.2管理载体

传统的档案是一种纸质档案，它记录着各种文字信息，在网络信息的飞速发展中，政府档案的管理可以通过网络信息技术以各种方式进行记录，这与传统的纸质档案不同。您可以拥有丰富的音频和图片，并在存储过程中摆脱过去的纸质文件的限制。

2.档案主要工作流程中管理方式

网络技术运用及电子政务办公的环境下，档案信息的收集方式，使政府各部门可以根据自己的工作情况，合理安排时间，将本部门要归档的文件通过网络传送到档案管理部门，也可以直接将数据信息录入到档案数据库中；另一方面，通过网络，政府档案管理人员可实行跟进式服务，形成初期，跟踪指导，或者在文档形成之后，可随时到各部门的专门数据文件夹中进行信息采集和核对工作，如此一来，大大缩短了文件资料转化作档案的时间周期，收集工作做到了根据需要，确保了归档信息的完整性、准确性和快捷性，做到了有的放矢。同样，政府档案资源载体向多元转变的另一结果，也引起了档案管理者对电子文件保管工作的措施研究，之前对库房单一的纸质档案管理，转变成对储备数字信息档案资源多种载体的保管。在看到信息服务环境下给予各种工作提供灵活方便的同时，安全隐患意识也必须时时在心，特别是在涉及的政府机密信息，管理员必须做到：一是注意网络信息安全措施的加强，日常业务中及时更新维护杀毒软件和防火墙，最大限度避免病毒攻击，严格审查不当的信息与杜绝保密的内容上网，从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施等。二是加强档案数据安全管理，数据库服务器要采用主用和备用双主机，相互镜像备份，并使用光盘作为档案数据的备份，确保档案信息的齐全。

3.电子政务环境下档案管理工作中主要流程的转变分析

3.1管理对象数字化

在电子政务环境下，数字化办公将使信息以电子形式出现，并产生大量的电子文件、电子档案，随着电子政务的广泛实施， 它们在档案管理中所占的地位和比重也迅速上升。电子文件作为一种新型的记录形式，异于传统的纸质文件。它是在数字化环境中以二进制数字代码的形式生成、传输和处理的文件夹。这决定了电子文件与传统纸质文件截然不同的技术特性：信息与载体的可分离性；对技术设备的可依赖性；网络信息的共享性及不安全性等等。所以，一份完整的电子文件，不仅包括内容信息，还包括元数据和相关的背景信息。可见，电子政务环境下，文件与档案工作管理对象发生了巨大变化，管理对象呈现出数字化的新特征，但同时，也给档案管理带来了一些难题，如：电子文件原始性的认定问题；电子文件的真实性保护问题等等。

3.2管理模式一体化

3.2.1管理对象一体化。主要从两个角度去分析：首先，从档案管理领域的纵向角度看，电子政务环境下，文档一体化管理这个要求体现得更迫切，它是文件生命周期理论和全程管理与前端控制思想应用于电子文件管理的典型模式。电子政务中，电子文档的阶段性与其保管场所的对应关系已经弱化，传统档案管理工作的各个环节会在电子政务系统中进行，从而使各项功能融合在一起，这必然使文档一体化管理模式进入实质性的应用阶段。其次，从整个信息管理领域的横向角度看，电子政务改变了政府过去那种信息与档案分块管理，条条块块分割的管理模式，随之将产生一种全新的管理模式，把过去形成的分散、独立的档案、图书、情报资料，实行一体化统一管理，建立对档案、情报、图书资料等各种信息的一体化的管理网络，使之成为政府或部门内部统一、开放的信息管理中心。这种新的管理模式集政府各种信息于一体进行收集、综合管理与合理配置，具有信息来源的广泛性、信息贮存的集中性、信息内容的全面性、信息输出的综合性、信息利用的有效性等特点，满足政府传递信息快捷、简便、适用的需求，充分发挥档案与信息的价值，从而服务于電子政务的实施进程。

3.2.2管理主体一体化，即团体化。电子政务使档案管理的各项工作完全在信息系统模块环境中进行，为了在这个管理系统中实现各类相关群体对电子文档的不同需求，电子文件的形成者、档案人员、IT专家、法律工作者等相关领域人员会在管理系统的设计阶段相遇，所以要以协同合作的团体化方式开展档案管理工作，实现电子政务的效率所在。

3.3人才培养多元化

电子政务仅仅依靠发达的现代信息技术是远远不够的，高素质的人才培养同样是电子政务发展的必要条件。电子政务环境下，档案管理由原来的实体管理向着以信息管理为主过渡，同样需要高素质的档案人员，在电子政务和电子商务活动中，档案工作人员不仅要达到政治素质过硬、档案业务精通，还要力求熟悉档案信息系统开发、档案保护技术和具备相当的外语水平以及开拓创新能力，同时应当具有有效利用现代工具开展工作的习惯和意识，实现从传统的档案业务型向多元和复合知识型方向转变，即一专多能。因此，档案部门要定期对档案管理人员进行专业技能和现代信息技术应用能力的培训，培养一批既懂信息化、电子政务知识，又懂电子文档管理、信息组织与计算机操作知识的多元化人才，以便适应电子政务的需求。

4.结束语

现今社会已经进入信息化时代，二十一世纪的今天，政府部门档案管理工作实现电子信息化管理已经是必然的发展趋势，所以，当前应当全力推进档案资源管理工作信息化。在这一过程中，结合档案管理工作的发展形式，利用信息化支撑平台，创建安全、高效的发展体系，通过各种规范化、标准化发展模式，完善档案信息化建设。这种建设模式还能很好地建立以及加强各部门之间的档案资源信息共享，方便各种重要信息资源的筛选，充分发挥档案资料的功能。

参考文献：

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