FSSC的信息系统定位研究

闫 春

（西安邮电大学，西安 710121）

一、FSSC的基本论述

1.FSSC概述。众所周知，“财务共享”这个概念是在20世纪80年代在西方被提出的，是个“舶来品”。虽然目前这个话题在国内被炒得很热，但是一部分企业对于财务共享的概念理解并不清楚。根据A-Share发布的《2017中国财务共享服务调研报告》可知，仍有75%的被调研企业认为财务共享是核算集中或核算共享，是简单的企业财税共享[1]。随着云计算、大数据时代信息技术的发展和数字化经济时代的到来，财务共享愈加向管理会计层面靠拢，而正处于转型期的企业的管理人员也要面临财务共享定位与价值的全新转变。从所涉及业务的角度来讲，财务共享体现了一种全业务的共享形态，它包括了应收、应付、总账、费用报销、资金管理、单据凭证、预算和税务管理等所有业务的共享，而FSSC则是实现财务共享的一种组织架构形式。FSSC的目的是实现企业标准化、流程化的集中管控，加强企业内部控制，缩减财务管理人员和降低运营成本。它是一系列管理信息系统的集成，也是一系列标准化、规范化流程的结合[2]。

2.FSSC信息系统简述。在全球市场加速整合和新兴经济的迅猛攻势下，企业为达到降本增效的目的，对内部资源进行了一系列整合，调整了自身的组织架构、管理模式和战略定位。大多数企业为适应发展都以实施财务共享作为加强内部管控、保持市场竞争优势的手段，而一个强大的信息系统平台则是支撑FSSC有效运行的关键。

作为建立FSSC的技术支持，信息系统的建设有别于传统的财务管理信息系统或者ERP系统的构建，需要强硬的信息技术应用和业务整合能力做支撑，其本质是通过集成软件实现企业业务、财务、管理的一体化，进而实现对经营管理过程中的数据和信息共享，达到高效的实施企业战略财务规划的目标。通过对信息系统的建设，可以在平台上设计模板，实现让业务数据自动处理并生成可用的财务信息，大量减少重复的人工作业和计算偏差；也可以自主开发使内外部各个子系统之间无缝对接，降低各种潜在风险并实现业务流程管理的高效运转[3]。同时，功能强大的软件和服务器不仅可以存储容量巨大的数据信息，确保了数据的安全性，还方便了企业进行数据信息的提取和实现人机交互。所以，有效推进FSSC信息系统的建设，对于实施财务共享企业的长远发展具有重大意义。

二、FSSC信息系统定位的总体框架

1.开发FSSC信息系统的需求分析。对于已经开始运行信息系统的共享中心和线上企业，无论是自行开发还是购买成套软件的信息系统，都在使用过程中遇到了许多问题。软件开发商不能深刻理解企业的业务财务需求的整体规划，无法根据企业自身情况量身定做，开发人员只能根据系统运行的情况不断完善，而企业内部的操作人员对于系统的使用界面不能熟练操作，软件开发商疲于应付，且开发成本较高，一些企业难以负担。而购买的成套系统软件虽然大大节约了成本，且系统界面的操作简单易学，但并不适合大多数企业的需求规划，有的模块设计可能过于复杂，与企业简单的业务流程处理不符；而有的模块又是“残垣断壁”，设计不够完善，反而造成了经营管理效率低下。从管理层的角度来说，利用信息系统可以对公司的经营状况进行实时监控而无须等待手工编制报表，也避免了错误，信息也可通过信息系统在不同的组织结构、职能单元之间流动，极大提升了运行效率。鉴于以上情况，企业应根据实际的发展需求合理规划设计，搭建和整合与之对应的信息系统平台，虽然考虑到建设前期的费用和时间成本耗用较大，但其后期为企业带来的收益也是不可估量的。

2.FSSC信息系统定位的结构框架设计。企业的财务共享信息系统的设计并不仅仅是考虑目前仅有的会计核算和运营管理，还要将提取的数据信息与战略规划和财务决策挂钩，同时要考虑后台系统的整体支撑和内外系统间的对接，然后依据这些因素设计和搭建总体的信息系统[4]。从搭建的框架来看，总体平台主要由ERP核心系统、人力资源管理系统、影像扫描平台、业务报销系统、运营管理平台和IT系统几部分构成，而ERP系统中的财务系统则主要进行基础的会计核算和财务信息处理，同时与资金管理平台和银企直联系统对接[5]。共享服务平台是信息系统设计的源头，也可以与IT系统相配合在后台运作。运营管理平台是为了对企业所涉及的业务信息进行分配处理，同时与ERP系统、客户关系管理和供应商关系管理对接。IT系统主要是为整个信息系统做技术支撑，在形成信息共享的同时还要确保数据信息的安全性，而这又涉及到了信息系统的制度建设。当然，也可以建立云平台存放数据和进行业务操作，分、子公司以访问云端的方式实现财务共享。下图是一个搭建好的FSSC核心信息系统的总体框架。

FSSC的信息系统总体框架图

三、FSSC信息系统的各个模块的搭建

1.IT系统。作为技术支撑的IT模块，首先应该确定服务器结构是基于B/S结构还是C/S结构，C/S结构可以有效降低服务器运算量和网络通信量，但由于其限制性，只适用于在局域网内且用户数目较少的情况下使用。而B/S结构是一种基于Internet的全新的软件系统构造，客户端在进行业务处理时只需浏览器即可。C/S结构看到的数据都是事后数据，因局域网故障会造成内部数据库不能同步，各时点的数据不一致则无法用于决策。而B/S结构相较其的最大优点是可集中存放数据，不存在安全问题也可适用于任何网络结构。除此之外，对于大型集团企业来说，如果想高效率地获取和处理财务数据，必须构建以移动互联和云计算技术为基础的云平台，可设计通过客户端的应用程序直接进入云端访问[6]。其次，因为信息系统的用户多为非IT专业人员，为了开发出达到用户期望的操作界面，开发人员应该在与企业进行充分的沟通后，着手设计界面并在一段时间后进行用户试操作，这样可以确保最大程度地贴合企业需求。然后在设计出界面的初步框架后，逐步开始设计企业的数据流程模型，绘制数据流程图和ER图，也有利于后期的设计和系统维护。

2.共享服务平台。共享服务平台也是FSSC信息系统运作的基础，实现的主要功能有：分析建立动态模型、自动化的工作流程、访问系统和数据信息的权限管理、防范潜在风险的预警平台、内部业务信息搜索引擎、任务作业池，以及企业FSSC相关知识信息库和用户的个人管理中心。动态建模主要是通过对业务流程的分析，建立能够自动化执行业务流程操作的模型，减少人工和时间成本。设置访问权限，除重要的管理层外，一般用户不能访问系统的基础数据库，数据共享的程度按照级别设置，防止公司的信息泄露和病毒入侵。预警平台是依据信息系统存在的潜在风险进行设计，比如系统的服务器突然崩溃、界面瘫痪等等，可以提前做出应对措施。搜索引擎只与访问权限内的业务信息相连接。所有待处理的任务都会被集中到一个任务池中，然后与运营管理平台的任务分配中心和作业管理相接。对于不熟悉FSSC的员工，可以在知识信息库中查阅相关内容进行学习。共享服务平台主要是针对信息系统边缘的建设，以服务业务为主，并不涉及核心系统。

3.运营管理平台。运营管理平台主要是对作业业务的处理、质量稽核管理和运营考核管理，系统依据受理的服务在工作台中实时监控业务流程自动化运行的状态，并对流程绩效进行分析。与共享服务平台对接的任务分配和作业管理会根据岗位将任务分配给工作人员，并利用绩效看板反映的动态统计数据和获得的绩效评价来进行分析，考核员工完成任务的效率，以此与员工信用管理模块连接，这一模块也同时与人力资源管理系统的员工薪酬绩效对接。质量稽核管理和运营考核管理作为有效运行FSSC信息系统的手段，对已处理完成的任务进行质量把控，监控共享中心整体的运营管理情况并确保风险可控。

4.影像扫描平台。影像扫描平台主要是通过影像化扫描识别实现核算流程，分为影像管理、条形码管理和原始单据跟踪三个模块，以票据扫描和审核流程为主。条形码扫描单据后，影像管理将所有的实务单据影像化并进行集中存储处理，通过系统识别后按不同类别分组，将数据传输到ERP系统。同时，影像管理与业务报销系统关联，财务人员调用影像审核单据确认信息，部门领导可针对已审核无误的单据进行审批。其中，所有的原始单据都可通过影像扫描识别后实时跟踪并归档。

5.业务报销系统。业务报销系统主要分为各类账单管理和结算两大模块构成，账单管理又由资金报账单、税金报账单、员工个人报账单和日常支出管理报账单等构成，前与影像扫描平台对接可直接将已审核审批完成的电子发票或是提取的单据信息传输到报销系统中。另一方面，报销系统也可直接与企业关联的报账APP对接，员工可利用APP输入个人信息直接查询报账流程进入到哪一阶段。同时，ERP系统中的预算管理为业务报销的控制提供基础保障，而费用管理则直接与银企直联系统对接，使得业务报销效率大大提高。

6.人力资源管理。人力资源系统主要以人事管理、薪酬绩效和培训体系为基础管理。人事管理主管员工的电子档案和岗位调动情况，相当于人力资源系统的后台，同时也与共享服务平台的权限管理对接，当员工的岗位做出重大调整后，上级领导可根据职位级别变动其访问权限。薪酬绩效主要与员工的工资福利挂钩，可与绩效看板关联并设计以基本工资与绩效奖励结合的方式确定薪资，并与薪酬发放模块和银企直联对接。如绩效奖励是以非薪资的形式发放，则与ERP的财务系统对接进行处理，而培训体系模块则依据员工在个人中心的信息自动匹配培训方案。

7.ERP系统。ERP系统是信息系统建设的核心，几乎所有的模块都围绕其运转，它以财务系统为主并同时对接资金管理系统和银企直联系统。应收管理与CRM关联，涉及业务有发票、收款和催款处理。应付管理与SRM关联，涉及业务有发票和付款处理。总账管理分为基础数据管理、凭证处理、期末处理和账簿登记四个部分，基础数据和凭证从业务工作池、影像管理和其他模块中获取，账簿登记的信息直接传至财务报告模块。固定资产模块用来处理与固定资产相关的业务活动，可根据固定资产的信息记录自动生成对应业务处理的凭证，直接传至总账管理。

财务系统中几乎内含了业务系统，对企业的采购、生产、销售和库存等所有模块做了集成和优化，如采购模块根据生产管理提供的产能数据确定下材料订单的时间；生产模块根据销售订单、库存管理自动确定生产计划；销售管理能自动计算和预测毛利；库存管理可根据生产和销售情况实时更新存货数据。系统在受理业务单后会根据输入的业务内容自动生成合同并传输到财务系统，财务人员审核无误后再形成相关数据。ERP系统会自动检测与业务财务相关的数据信息并传输到应收、应付管理模块中进行处理，然后对待处理的业务进行任务分配，财务人员对业务往来账单审核后交审核人员，确认无误后在凭证上留下电子签名签章，再通过系统自动登记总账、明细账并按期自动编写财务报告。业务处理完成后，财务系统会自动将业务处理后的所有数据信息进行编码并存储到数据库中。

综上所述，FSSC信息系统的各个模块之间彼此关联、相辅相成且缺一不可。管理层可根据编码信息直接查询相关业务的处理流程，同时，系统会根据数据库中的信息自动分析财务数据并建立模型，结合企业的特点做出恰当的财务决策，管理层再参照决策分析的结果确定战略规划的方向，极大提高了企业的现代化管理能力，并促使财务人员更多地向管理决策方向发展。

四、对FSSC信息系统升级优化的一些建议

信息系统的构建和整合是一个循序渐进的过程，不能一蹴而就，搭建出的系统也不可能完全达到企业的预期效果，只能在实施的过程中不断进行升级优化，尽量最大限度地满足企业的信息化需求。以下是信息系统升级优化的几条思路：第一，按照企业的实际需求开发。如ERP系统应该紧贴该企业的日常业务处理，即使是一些业务特殊的行业，也应该开发适合其使用的业务模块。第二，强化系统间各模块的关联关系。只有各子系统之间的模块相互嵌套对接，实现业务流程处理过程接近全自动化，信息系统才能有效发挥其价值。第三，建立与信息系统管理配套的制度体系。信息系统的设计应该尽可能地实现业务流程标准化，将制度规范嵌入其中，降低财务人员的审核控制点，提升系统运行效率[7]。第四，加强系统设计与管理会计之间的配合。从业务财务、共享财务到最终的战略财务，系统设计的方向应该逐渐向管理会计靠拢，结合模型实现财务决策分析功能，帮助管理层制定战略规划。