完善电子化函证审计的措施探讨

张晓芳

【摘要】：函证是审计学术语，是指审计人员为了得到有关财务报表或者相关项目信息而通过第三方获取相关信息，获得审计数据的过程。本文通过对电子化函证的发展现状进行阐述，分析了电子化函证发展过程中存在的问题，并给出相关改善措施，供读者参考。

【关键词】：函证；电子化；审计；改善措施

函证是重要的审计程序之一，是为了获取相关审计信息而进行的重要步骤。由于函证的获取方是第三方的来源，因此数据的可靠性高。但是传统的纸质函证的获取和审计中消耗的人力物力非常高，且处理效率低下，已经无法适应现代化的数字化信息处理模式。随着数字技术的大力发展，电子化函证在世界各国被广泛应用。凭借数位化操作，电子函证审计能够减少时间成本，除了提高处理效率之外，还能够减少纸张油墨的使用，节省制作成本的同时降低了碳排放。但是电子化函证在我国的发展尚不完善，还存在很多问题。因此本文从现状出发，分析目前电子化函证存在的问题，并综合相关信息给出改善建议。

1、电子化函证的发展现状

随着数位经济（Digital Economy）的大力发展，科技和金融的结合越来越紧密，金融科技在企业的日常应用中越来越广泛。在此背景下，传统的纸质函证在逐渐向数字化函证进行过渡。但是由于各国情况不同，其金融水平发展程度差异大，因此电子化函证在各国的发展程度也有所不同。国外包括美国、法国、日本等过的大型银行都已经相继建立起了函证处理中心，集中处理会计事务所或第三方要求的银行函证。在美国，已经有超过100所的银行不再在业务过程中使用纸质函证。而是将自己的函证业务交由第三方资金函证机构，该机构在沟通银行和会计机构的过程中使用数字化的加密手段和签名来确保函证业务中信息的安全性。这就需要银行和会计机构相应地将自己的资料进行数字化处理，配合第三方的业务流程。在2007年，英国银行家学会等一些会计协会就达成共识规定英国的每家银行都必须建立独立的电子化银行询证函中心。与澳大利亚的银行询证函的电子提交系统处理方式相似，会计机构通过线上的系统向银行提交询证函，而银行也通过该系统进行回函。通过对电子化函证进行处理，减少了函证邮递时遗失的风险。同时经过第三方资金函证机构的审计，也减少了被审计机构的舞弊行为。国内到目前为止，我国的电子化函证发展尚不完善，还存在很多问题。许多机构和银行仍然停留在纸质函证的阶段，国家也出台了相关通知，促及相关机构建立完善的电子化函证处理机制[1]。

2、 电子化函证审计中存在的问题

2.1第三方函证机构建立困难。集中化的函证处理中心的建立是一个系统的建构工程，涉及因素过多，需要得到银行和会计机构的配合。不仅需要国家金融管理机构的政策引导，涉及到具體的架构方面，其组织规范、运营理念和业务流程等还需要我国的相关从业人员去积累经验。在电子化函证本土化的过程中不能生硬地照搬外国经验，需要根据我国特色社会主义社会的具体情况和需要，去设计组织机构和人员构成。同时，函证中心的经费来源也是面临的现实问题。

2.2电子化函授信息安全隐患。相比传统的纸质函证，电子化函证在某些方面的风险被进一步加大。由于电子化函证数字化的特点，在审计过程中，审计人员对于回函者的身份信息的鉴别变得困难。相比纸质函证而言，电子化函证的可视化的书面信息减少。为了确保函证的安全性，必须对数码签名、函证印章进行数字化的加工。这同时又加大了技术难度，对相关机构提出了新的挑战。由于信息化系统或多或少存在系统安全的隐患，这就加大了机构利用系统漏洞进行作弊行为的可能。目前，相关从业人员的数量少，专业能力不足，这也是制约电子化函证发展的重要因素。

2.3电子化函证信息准确度不高。由于我国电子化函证的发展程度不高，相关规范也不完善，因此在审计过程中，被审查单位和会计机构对于电子化函件中的信息更改难以及时察觉，对双方机构的身份信息和授权情况难以确定[2]。同时，在会计机构利用第三方机构获取函证时，若取证程序不规范，则可能降低函证的可信度，导致信息收集不全，从而影响审计的正常进行，无法保证信息的可靠度。

3、 完善电子化函证审计的措施

3.1完善相关规范和审计标准。从传统函证向电子化函证的转变过程中，计算机系统化的管理被引入到管理流程之中，因此，需要针对此情况建立新的审计规范，确定电子化函证审计过程的业务流程[3]。只有建立了规范和系统的审计标准，对于电子化函证的管理才能高效和准确。

3.2建立第三方函证机构。在函证审计过程中，利用第三方的资金函证机构对信息进行独立验证，有助于减少被审计单位舞弊行为的发生，提高信息的准确度。随着我国经济的快速发展，金融业务逐渐增多，各类函证的需求量增大，因此建立独立的第三方函证机构对于保证经济活动的正常进行，促进经济发展有着重要作用。目前来讲，我国第三方函证机构的发展尚处于萌芽阶段，相关技术规范，组织架构和资金来源尚不明确。

3.3提高信息化系统的安全性。计算机信息系统是进行电子化函证审计工作的基础条件。在利用金融科技提高审计效率，减少审计成本的同时，还需要注意加强系统的安全性。利用诸如端对端的加密技术，数字加密，数据存储安全技术和保留操作日志能手段，加强系统和电子化函证的安全性。同时，相关机构也要加强内部控制，建立科学的审计工作流程，明确审计工作相关岗位的职能，加强审计工作的监督，以减少舞弊行为和操作不当引起的失误。

结语

电子化函证是数字经济时代的产物，顺应着时代发展的潮流。目前，电子化函证在我国发展尚处于初级阶段，相关机构应该利用国外的先进经验，完善电子化函证的审计标准和流程。建立可靠的第三方函证机构，提高审计系统的安全性。通过采取合理的措施，促进电子化函证在我国的发展。

【参考文献】：

[1] 中华人民共和国财政部.关于进一步规范银行函证及回函工作的通知[Z].2016.7.12

[2] 石文先， 张琼. 关于银行函证信息化的思考[J]. 中国注册会计师， 2016，14（10）：22-23.

[3] 王梓殷， 李萌. 完善电子化函证审计规范性研究[J]. 经济师， 2017，23（10）：127-128.