信息时代事业单位档案管理建设的方法

王赵芳

摘要：在改革开放以来，我国的经济得到了快速的发展，大量的公司以及企业渐渐地涌起，并且这些公司和企业已经成为我国经济的主要来源之一。而对于事业单位而言，档案管理在它们的发展进程中具有极其重要的作用，许多单位在档案管理方面投入了大量的人力和物力，但是，由于事业单位的档案不仅仅数量多，而且种类繁多，因此，到目前为止，许多单位在档案管理方面仍然存在着许多问题，从而严重的阻碍了事业单位的进一步发展和进步。信息时代的到来轻而易举的解决了这一系列问题，大大的简化了档案管理工作。本文就目前我国事业单位在档案管理信息化建设方面存在的问题以及相对应的解决对策做了简要的分析和探讨。

关键词：事业单位；檔案管理；信息化建设；方法策略

毋庸置疑，眼前的时代是属于信息化的时代，各行各业都在致力于提升工作效率，将信息化作为企业或组织发展的方向，在事业单位内的档案管理工作同样是这样。国内的档案管理工作在许久之前都已经开展了信息化方面的工作，经过十数年的发展，也取得了一定的成果。不过相较于发达国家，国内的档案管理工作，特别是在信息化建设领域十分不足。故而，在进行档案管理时，要积极推进对档案管理信息化建设对策的研究，在此基础上找出促进事业单位档案管理信息化建设的有效举措。

一、档案管理信息化、网络化建设的意义

（一）实现了数字化、无纸化管理

档案管理工作主要包括了档案的收集、整理、保管、统计等多个环节，由于传统的档案文件多为纸质文件，导致管理工作不仅耗时长，而且劳动强度大。而在网络信息时代下，通过数字处理技术可以将传统的纸质档案进行数字化归档处理，并将这些档案信息存储到档案数据库中，这样不仅能更好地保证档案信息的完整性与原始性，而且能极大地减少档案工作人员的重复工作量，避免了原纸质档案必须归档后才能查阅的缺陷。

（二）有利于档案信息的共享利用

传统的档案服务，主要是以人工借阅服务为主，用户必须亲自到档案馆中才能进行档案信息的查阅或咨询工作。而通过近年来档案管理工作的信息化建设，档案的信息服务再也不用受到时间与空间的限制，用户只需要通过一台与网络连接的电脑，即可进入到档案管理系统中，自由的查阅、搜索、咨询和下载自己需要的档案信息，从而真正实现了档案信息与用户之间的零距离接触，保证了档案信息的有效共享与利用。

二、提升事业单位档案管理信息化建设的策略

（一）提高对档案信息化建设的认识

进行档案管理信息化建设，需要具有极强的系统性，故而，在实施过程中必须要引起相关部门足够的重视，意识到其关键性作用。与此同时，从业人员要在管理方式上进行革新，显示出档案管理信息化建设的必要性，强化从业人员对其认知程度，激发人们的认同感，便于工作的开展，做好各单位间的协调工作，本质上提升档案管理的作业效率，进而促进组织内各项工作效率方面的提升。

（二）提升事业单位档案管理信息化安全性

事业单位在积极提升档案管理效率和质量，实现档案管理信息化建设的过程中，必须注重信息资源系统的安全性。首先，网络具有高度共享性，事业单位在应用网络展开档案管理的过程中，档案内容是极易被篡改的。为了防止泄露机密文件现象的发生，档案管理人员在日常工作中应积极采取多种安全措施，如访问权限、身份识别和加密设置等，提升档案安全性；其次，档案管理人员必须严格把控上网档案信息内容，从网络和系统的安全性角度出发，科学的进行档案管理和系统的维护工作；再次，将防火墙设置于系统中，对杀毒软件进行实时更新，加大对事业单位档案信息的保护力度；最后，在提升事业单位档案信息化管理安全性的过程中，还应当加大对除尘器、除湿器等设备的应用力度，最大限度的加大对档案信息的保护力度。

（三）加强对于事业单位档案管理工作人员的培训力度

档案信息化管理是一项技术性以及专业性都极其强的工作，因此，为了使得档案信息化建设可以更好地开展，各个事业单位的领导人员必须要不断的加强对于档案信息化管理工作人员的培训力度。例如，事业单位可以定期的开展一些计算机应用以及各种电子档案制作和应用的培训课题，然后要求所有的档案信息化管理工作人员积极参加培训活动，并且在培训结束之后，对他们的培训结果进行考核。另外，事业单位还应该定期开展一些档案专业知识、计算机应用技术以及网络信息技术的专题活动，鼓励他们相互交流、相互探讨，从而不断的提高自己计算机的应用能力。同时，事业单位也可以定期派遣一部分档案管理工作人员到其他优秀的范围进行参观和学习。甚至也可以聘请一些专业的网络技术人员，然后让档案管理工作人员积极与他们进行交流和学习。

（四）配备统一、实用的软硬件设备

如若要建立一个健全的档案管理信息化平台，就必须要有一个完善的软硬件设施作为先决条件。档案管理工作的重点在于完好的存储档案资料，使其受损程度降到最小，保留最大真实性，这时候优良的设备就显得格外重要了。并且，软硬件基础设备必须要具有一致性，不然很容易发生数据不兼容的现象，或者信息不能识别，数据转存故障，不能实现自动搜索等故障。有鉴于此，唯有一致型号、规格的软硬件设施，才可以在物质上进行保障。笔者在此建议，各个事业单位应该加强沟通，尽量使用一致的、使用较多的标准化设备，加强与国际上软、硬件做的较好的公司的沟通联络，打造自己的档案管理操作系统，方便处理自己的数据信息。

三、结语

档案是机关、组织与个人在各种社会活动中所直接形成并保持备查的文字、图表、音像等歷史记录，它作为一种重要的信息资源，也是机关工作、生产建设与科学研究的重要参考依据与可靠凭据。在网络信息时代下，我们应不断加强档案管理工作的信息化、网络化建设，有效地改变传统的档案管理模式，使原有的纸质管理逐步向着数字化管理方向转变，从而有力提升档案管理工作的管理效率与服务水平。