会展策划实训中项目管理的应用解析

黄驿淳

摘要：会展业是当下比较热门的产业之一，会展项目为企业单位提供了一个展示自我的窗口，同时为产品打开了销路，而且人们在会展中可以浏览大量不同品牌的商品，因此会展项目受到了大众的喜爱。会展项目的成功与否在一定程度上取决于会展的策划，但是会展策划比较复杂，借助项目管理能够让会展策划进行的更加规范和顺利，因此项目管理在会展策划实训中具有非常重要的意义。本文将以建筑建材展览会为例来解析会展策划实训中项目管理的应用。

关键词：会展策划；项目管理；策划实训；建筑建材展销会

一、会展项目管理类型

（一）会展前期管理

会展前期管理主要涉及到项目的人员、资金、风险、策划、目标等方面，因此会展前期管理内容很多，也很复杂。会展前期管理是会展项目顺利实施的基础，在会展策划实训中我们必须在这方面花费很多的精力。会展前期管理首先要确定项目的管理目标，以建筑建材展览会来说，项目的目标就是成功的举办本次展销会，并且获得一定的经济效益和社会影响力。其次针对这个目标，我们先要进行可行性分析，保证这个项目理论上能够实施，再将完成这个目标的各个环节进行分解，将目标的责任分解到个人头上，例如项目的经济目标、招展目标、安全目标等等。然后在进行策划书的编制，编制策划书是会展项目实施的重要依据，因此策划书必须尽可能的科学、合理。策划书的内容主要包括项目的团队成员、各成员的任务分工、项目的实施流程、项目的资金落实情况与使用计划、项目的风险控制、应急预案、项目的目标等。在项目的风险控制这块，我们需要前期进行调查研究，做好项目的市场调查，包括目前消费者对建筑建材商品的需求情况、展销会的举办时间地点的选择等。另一方面是对展销会场地的选择，场地的设备设施的新旧程度、应急通道的情况等都会直接对项目的风险控制造成影响。因此在项目的策划时需要安排专人对场地的情况进行排查，尤其是确保消防设施能够正常使用。整理清楚事故发生后如何进行人群的疏散，疏散通道是否通畅。因此在会展策划实训中引入项目管理的思想，将前期的管理变成项目管理中的预先控制管理，就可以让会展项目的前期管理更加的具体完整，降低了会展事故发生的风险。

（二）会展反馈管理

会展的反馈管理主要是针对会展项目管理的可行性，保证策划方案与实际情况一致，如此项目才具有顺利实施的基础。在项目的实施过程中会出现很多的突发事件导致项目不能按照之前的策划书进行，因此管理人员需要及时根据实施过程中出现的状况对项目策划书进行调整，保证策划书的时效性。例如在前期策划中统计的消费者人数会在2000人次左右，因此会展服务人员配置计划安排50人，但是由于目前已经交楼的楼盘很多，许多消费者都会装修的意向，导致会展人数可能会达到3000人次，因此在策划书中要调整服务人员的编制，增派保洁、保安人员，同时对项目的资金预算也要进行相应的调整，保证在展会开始当天人员和资金都能够落实。在会展项目的招展过程中，必须核对招展名单，按照招展计划书进行实施，保证会展参展商都能够按时到达现场，如果出现了与计划不相符的情况，例如多家参展商提出与之前协商内容不相符的要求等，应该马上分析参展商提出这种要求的原因，这件事情会对建筑建材展销会造成的影响，然后决定是否能够答应参展商的要求，如果不能答应将要如何解决，才能保证建筑建材展销会顺利的开展。建筑建材展销会面向的人群很广泛，导致项目反馈管理中出现的特殊情况很多，需要我们在项目反馈管理中付出更多的心血。

（三）会展同期管理

会展同期管理主要内容是会展会场的管理，会展会场会出现很多意外情况，需要会展团队具有较强的反应能力和灵活性。对于出现的突发事件要及时的控制影响范围，减少它对其他计划的影响程度。虽然会展同期管理不属于会展策划的范围，但是会展同期管理中出现的问题会对以后项目的策划具有一定的参考价值和借鉴意义。

二、会展项目管理内容

（一）项目策划团队人员安排

本次建筑建材展览会的策划团队一共8人，其中总负责人1名，3名可行性分析员，2名项目策划书编写员，1名项目宣传人员，1名机动人员。本次策划团队人员都具备丰富的会展策划经验，为本次策划提供了充足的人力资源。

（二）項目任务

在规定的时间内完成建筑建材展销会的会展策划书。

（三）项目计划

此次项目策划方案将在3个月内完成，开始30天将进行可行性调查分析，调查目前消费者对建筑建材商品的需求情况，对建材产品的参展范围、展览规模等进行分析同时进行会展项目的宣传工作。之后45天将主要投入到项目策划书的编写中，根据前期的项目可行性分析确定项目的目标，做到贴合生活实际，使策划书能够科学合理。最后15天主要是确定展馆设计方案，完成展台的搭建和布置。

（四）项目资金

项目资金主要来源是展销商的参展费用和入场门票费用。

三、会展项目的可行性分析

随着建筑业的持续繁荣，人们对住房环境的要求不断增涨，在建筑建材的购买上有很多的需求。但是家装是一项复杂的工作，包括家装的设计、各种建材的选择、家装工程的承包方式等，消费者都有一定的选择困难症，因此开展建筑建材展销会，能够很大程度上刺激消费者购买欲。首先建筑建材展销会涉及到了家装的方方面面，消费者可以一次性完成所有东西的采购，学到很多的家装知识。其次对于建材商而言，通过展览会这个消费者人数众多的形式，能够让更多需要的人认识到自己的产品，宣传更加有针对性，而且通过与消费者的交流，也可以及时发现自身产品的优点与不足。

因此，举办建筑建材展销会是符合现场人们的需求的，只要合理的控制展销会的实施情况，通过收取参展商的参展费和消费者的门票费等是可以获取一定的效益的。

四、会展项目策划书

（一）前言

为了提高建材行业的影响力，提升建材生产厂家的品牌形象，树立正确的消费观念，特举办本次建筑建材展销会。本次展销会可以帮助建材生产厂家创建一个展示自己的窗口，同时清楚消费者的需求，为以后的产品设计和推广提前做好计划。另一方面为消费者提供大量的建材商品，帮助消费者寻找更加符合自身需求的产品，激发消费者的消费欲望。

（二）目的及意义

促进建材行业的发展，提升参展商的品牌形象。

为消费者提高更多的建材产品的选择，激發消费者的消费欲望。

（三）展会主题

品味建材 品质生活 品尝幸福

（四）展览时间

2018年9月15-2018年9月16日

1.2018年6月4日至2018年6月8日，确定参展商，并完成付款，同时进行展览项目的宣传工作。

2.2018年8月15日确定展览场地。

3.2018年9月1日，开始进行展馆的设计和展台的搭建工作。

4.2018年9月17日进行撤展工作。

（五）展览规模

参展商200名，预计到场消费者5000人。

（六）参展范围

陶瓷卫浴、橱柜、整体家居、门窗、集成吊顶、装饰五金、建筑涂料、地面材料、供热设备、家装设计等。

（七）活动形式

1.采用展台销售推广形式，进行产品的销售。

2.在会展过程中，插入精彩的文艺节目。

3.进行抽奖、特卖活动、现场家居设计。

（八）参展商报名方式

采用网络报名的方式，以企业为单位。

（九）展台标准

标准展位：面积6米*6米；角标准展位：面积6米*7米；特殊展位：面积6米*6米。周边悬挂横幅，彩旗，品牌logo等。

（十）消费者入场方式

电话预约、网络预约，然后到现场购票，10元/张。

网络直接购买，入场券通过邮寄方式达到消费者手上。

（十一）会展活动部门配置及职责

客服部门：主要做好会场人员的迎宾接待工作，为消费者做好指引工作。

财务部门：做好项目预算工作，以及与项目有关的费用报销等，其次是参展商的费用的收集整理，门票的费用的收集。

商务部门：主要负责参展商的报名接待工作，与参展商对接会场的设计和布置工作以及会展当天的接待参展商的工作。

工程部门：主要负责会展准备阶段对工程设施设备进行检查，保证相关设备设施能够正常使用，特别是消防设备能够正常运行。一旦会展过程中出现设备故障要及时进行维修处理。

保安部门：保证场馆停车场秩序，进场、退场通道的顺畅，维持会场内的秩序，防止人员的拥挤和聚集，提醒人群注意安全，避免拥挤，妥善保管自己的随身物品。

保洁部门：做好现场的保洁工作，对会场的卫生进行巡检，特别是卫生间的卫生。

礼宾部门：做好现场活动的安排，例如抽奖、文艺节目等。

五、实训中项目管理的效果

项目策划实训是为了加强理论知识的运用，让项目策划人员具有更多的实践经验。在开展本次展销会活动中，能够让项目策划人员各方面素质都得到提升。作为同一个项目策划小组，大家必须拥有较强的集体荣誉感，发挥各自的优点，弥补他人的缺点，才能保证项目策划能够顺势的实施。例如团队中善于与人交流的人可以进行项目的可行性调查，多与消费者沟通，寻找项目的机会，尽可能的满足消费者和参展商的需求；善于文字编写的人可以进行策划书的编写，根据项目可行性分析情况，丰富策划书的内容，提出针对性的实施流程，提高了策划书的参考性。大家在实训中找到了自己的特长，增加了自己的责任心，而且通过实践加强了业务能力的培养。

结束语

在项目管理的指导方法下，本文以举办建筑建材展销会为例进行了会展策划，通过对会展策划中的项目管理的类型、内容，以及如何运用项目管理编制会展策划书的解析，详尽的阐明了项目管理在会展策划实训中的运用。通过实训增加了策划人员的自信心，提高会展策划业务能力。不管是从会展策划的内容还是工作的效率来看，项目管理都为会展策划提供了更好的工作方式，因此我们需要加强项目管理在会展策划实训中的运用，让会展策划工作更加的科学规范。

参考文献：

[1]李杨，于莉，柴松玉，贾惠羽.基于校内大型活动的会展专业实践教学改革研究[J].旅游纵览（下半月），2018（04）：209-210

[2]杨华.高职会展策划与管理专业建设研究——以黑龙江生态工程职业学院为例[J].林区教学，2018（01）：17-19

[3]费亚英.校政企多元合作制会展实训课程体系的构建[J].高教学刊，2017（15）：101-103

[4]高扬.高职会展策划与管理专业工学结合培养模式研究与实践[J].天津职业院校联合学报，2016，18（01）：36-40